【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 g Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 12 頁(yè) 共 25 頁(yè) 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 行政部經(jīng)理 每日規(guī)程 部 門(mén) 行 政部 程序 ： 閱讀每天的營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)、參加每日晨會(huì)并做記錄，了解 酒店 經(jīng)營(yíng)和管理的情況； 閱讀上級(jí)部門(mén)或其他政府管理部門(mén)下發(fā)之文件，并根據(jù) 酒店 實(shí)際工作情況提出意見(jiàn)后轉(zhuǎn)給總經(jīng)理或駐店總經(jīng)理批閱； 審核、修改以 酒店 名義發(fā)出的所有報(bào)告、文件，并轉(zhuǎn)報(bào)總經(jīng)理或駐店總經(jīng)理處簽發(fā)； 安排 酒店 行政總值工作； 負(fù)責(zé)總經(jīng)理室召集的中層以上干部會(huì)議或其它活動(dòng)的組織與安排； 審查、修改各部（室）給總經(jīng)理 的報(bào)告，提出處理意見(jiàn)后，轉(zhuǎn)送總經(jīng)理或駐店總經(jīng)理處； 參加每周的工作指令會(huì)議，傳達(dá)、貫徹和落實(shí)會(huì)議的 精神； 起草有關(guān)重要文件； 組織本部門(mén)人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)； 讀重點(diǎn)賓客報(bào)告，審查大堂日?qǐng)?bào)，掌握公關(guān)客人在店的活動(dòng)情況； 1訪問(wèn)所有辦公室接待之住店客人，并根據(jù)需要安排總經(jīng)理與客人見(jiàn)面的時(shí)間； 1接待總經(jīng)理的來(lái)訪者并向總經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)來(lái)訪者的要求； 1審查接待客人通知單和接待計(jì)劃，確定接待檔次、飲食及住店標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 13 頁(yè) 共 25 頁(yè) 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 行政部 秘書(shū)每日規(guī)程 部 門(mén) 行政部 每天早晨應(yīng)將當(dāng)天有關(guān)活動(dòng)內(nèi)容及主要工作等通知總經(jīng)理； 將當(dāng)天需處理的文件、資料分類送交總經(jīng)理審閱； 將當(dāng)天的報(bào)紙雜志及有關(guān)剪報(bào)分類放好，并準(zhǔn)備好總經(jīng)理的日常辦公用品； 按照預(yù)先安排的時(shí)間通知總經(jīng)理參加有關(guān)活動(dòng)； 整理、處理及口復(fù)信件（私人及機(jī)密文件由總經(jīng)理親自拆閱 ） ； 接聽(tīng)當(dāng)日電話，做好電話記錄； 協(xié)助準(zhǔn)備各種有關(guān)營(yíng)業(yè)報(bào)表； 起草各種有關(guān)文件、通知； 記錄總經(jīng)理口述的工作指示或資料； 處理由 行政部 寄出的函件、包裹等； 1把文件進(jìn)行分類歸檔以便查閱； 1 將總經(jīng)理所要求或感興趣的內(nèi)容進(jìn)行剪輯； 1處理有關(guān)投訴，與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系解決，重大問(wèn)題即向總經(jīng)理報(bào)告以便及時(shí)進(jìn)行解決； 1替總經(jīng)理安排當(dāng)日約見(jiàn)時(shí)間，做好訪客登記、電話記錄。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 14 頁(yè) 共 25 頁(yè) 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 發(fā)文管理程序 部 門(mén) 行政部 適用職務(wù) 總經(jīng)辦秘書(shū)、各部門(mén)文員 保證文件的正確傳 達(dá)、保密、留存。 程序： 各部門(mén)應(yīng)將其以 酒店 名義外發(fā)的公文、信函文稿連同“文件簽發(fā)單”送至 行政部 ； 經(jīng)總經(jīng)理審批簽發(fā)； 獲準(zhǔn)后由總經(jīng)辦高級(jí)文員進(jìn)行登記（填寫(xiě)發(fā)文登記表）； 發(fā)文部門(mén)憑批件對(duì)文稿進(jìn)行打印并核對(duì)； 打印后的文稿由 行政部 秘書(shū)加蓋公章、封貼； 由部門(mén)內(nèi)勤對(duì)正式公文進(jìn)行郵寄、發(fā)送，并辦理相應(yīng)的簽收手續(xù)； 原文稿、“文件簽發(fā)單”及正式文本由 行政部 秘書(shū)進(jìn)行整理存檔。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 15 頁(yè) 共 25 頁(yè) 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 收文程序 部 門(mén) 行政部 適用職務(wù) 總經(jīng)辦秘書(shū)、各部門(mén)文員 標(biāo)準(zhǔn)： 確保文件的準(zhǔn)確傳達(dá)、保密及存檔。 程序： 部門(mén)秘書(shū)（或文員）每日分兩次（上、下午各一次）到總經(jīng)辦文件交換柜 進(jìn)行來(lái)文簽收，并做好收文登記； 部門(mén)文員將收文轉(zhuǎn)至部門(mén)經(jīng)理處； 部門(mén)經(jīng)理根據(jù)來(lái)文的指示著手進(jìn)行辦理； 按規(guī)定日期將辦理意見(jiàn)或結(jié)果反饋至發(fā)文部門(mén)； 部門(mén)文員將文件及辦理結(jié)果按類別分別存放。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 16 頁(yè) 共 25 頁(yè) 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 辦公會(huì)議制度 部 門(mén) 行政部 適用職務(wù) 行政部經(jīng)理 程序： 辦公會(huì)議是 酒店 總經(jīng)理對(duì) 酒店 進(jìn)行管理，推行其有效經(jīng)營(yíng)管理的手段之一，也是管理層相溝通信息，研究、布置、檢查和落實(shí)管理工作的一種重要形式。 每周召開(kāi)一次 周例會(huì) ，由總經(jīng)理主持，就 酒店 的重大問(wèn)題進(jìn)行研究、決策； 每周召開(kāi)一次總經(jīng)理主持的周工作指令會(huì)，各部門(mén)經(jīng)理參加檢查上周工作落實(shí)情況，布置安排一周的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作； 每天上午 8： 30 召開(kāi)總經(jīng)理主持的晨會(huì)，各部門(mén)經(jīng)理參加，進(jìn)行信息溝通分析運(yùn)轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出處理辦法； 每季度召開(kāi)一次培訓(xùn)交流研討會(huì)，總經(jīng)理主持，各部門(mén)經(jīng)理參加； 根據(jù)實(shí)際工作需要，總經(jīng)理可臨時(shí)召集專題會(huì)議； 每?jī)芍芤淮武N售會(huì)議，由總經(jīng)理主持，由營(yíng)銷 中心 負(fù)責(zé)匯報(bào)，要求各營(yíng)業(yè)部門(mén)經(jīng)理、總監(jiān)參加；財(cái)務(wù) 及有關(guān)后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人到席，討論營(yíng)營(yíng)銷工作及各部門(mén)配合情況，宣傳推廣計(jì)劃等事項(xiàng)； 每月初一次財(cái)務(wù) 分析 會(huì)議，由總經(jīng)理 主持，由財(cái)務(wù) 中心 負(fù)責(zé)匯報(bào)上月財(cái)務(wù)狀況，有關(guān)部門(mén)經(jīng)理參加； 每月一次人力資源分析會(huì)，由總經(jīng)理主持，人力資源部經(jīng)理負(fù)責(zé)匯報(bào)上月人力資源異動(dòng)狀況。 上述各類辦公會(huì)議，由 匯報(bào)部門(mén) 負(fù)責(zé)通知、準(zhǔn)備 ，行政部負(fù)責(zé) 記錄、整理，必要時(shí)形成工作指令或會(huì)議紀(jì)要發(fā)文至各部門(mén)，使會(huì)議精神能及時(shí)下達(dá)，工作能得以貫徹落實(shí)，以便對(duì)工作的完成情況進(jìn)行督促與檢查；有關(guān)會(huì)議文件必要時(shí)可報(bào)送上級(jí)主管部門(mén) 。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Heal