【文章內(nèi)容簡介】 g Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 12 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標準 程序 題 目 行政部經(jīng)理 每日規(guī)程 部 門 行 政部 程序 ： 閱讀每天的營業(yè)日報、參加每日晨會并做記錄，了解 酒店 經(jīng)營和管理的情況； 閱讀上級部門或其他政府管理部門下發(fā)之文件，并根據(jù) 酒店 實際工作情況提出意見后轉(zhuǎn)給總經(jīng)理或駐店總經(jīng)理批閱； 審核、修改以 酒店 名義發(fā)出的所有報告、文件，并轉(zhuǎn)報總經(jīng)理或駐店總經(jīng)理處簽發(fā)； 安排 酒店 行政總值工作； 負責總經(jīng)理室召集的中層以上干部會議或其它活動的組織與安排； 審查、修改各部（室）給總經(jīng)理 的報告，提出處理意見后，轉(zhuǎn)送總經(jīng)理或駐店總經(jīng)理處； 參加每周的工作指令會議，傳達、貫徹和落實會議的 精神； 起草有關(guān)重要文件； 組織本部門人員定期進行業(yè)務學習； 讀重點賓客報告，審查大堂日報，掌握公關(guān)客人在店的活動情況； 1訪問所有辦公室接待之住店客人，并根據(jù)需要安排總經(jīng)理與客人見面的時間； 1接待總經(jīng)理的來訪者并向總經(jīng)理轉(zhuǎn)達來訪者的要求； 1審查接待客人通知單和接待計劃，確定接待檔次、飲食及住店標準，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 13 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標準 程序 題 目 行政部 秘書每日規(guī)程 部 門 行政部 每天早晨應將當天有關(guān)活動內(nèi)容及主要工作等通知總經(jīng)理； 將當天需處理的文件、資料分類送交總經(jīng)理審閱； 將當天的報紙雜志及有關(guān)剪報分類放好，并準備好總經(jīng)理的日常辦公用品； 按照預先安排的時間通知總經(jīng)理參加有關(guān)活動； 整理、處理及口復信件（私人及機密文件由總經(jīng)理親自拆閱 ） ； 接聽當日電話，做好電話記錄； 協(xié)助準備各種有關(guān)營業(yè)報表； 起草各種有關(guān)文件、通知； 記錄總經(jīng)理口述的工作指示或資料； 處理由 行政部 寄出的函件、包裹等； 1把文件進行分類歸檔以便查閱； 1 將總經(jīng)理所要求或感興趣的內(nèi)容進行剪輯； 1處理有關(guān)投訴，與有關(guān)部門聯(lián)系解決，重大問題即向總經(jīng)理報告以便及時進行解決； 1替總經(jīng)理安排當日約見時間，做好訪客登記、電話記錄。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 14 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標準 程序 題 目 發(fā)文管理程序 部 門 行政部 適用職務 總經(jīng)辦秘書、各部門文員 保證文件的正確傳 達、保密、留存。 程序： 各部門應將其以 酒店 名義外發(fā)的公文、信函文稿連同“文件簽發(fā)單”送至 行政部 ； 經(jīng)總經(jīng)理審批簽發(fā)； 獲準后由總經(jīng)辦高級文員進行登記（填寫發(fā)文登記表）； 發(fā)文部門憑批件對文稿進行打印并核對； 打印后的文稿由 行政部 秘書加蓋公章、封貼； 由部門內(nèi)勤對正式公文進行郵寄、發(fā)送，并辦理相應的簽收手續(xù)； 原文稿、“文件簽發(fā)單”及正式文本由 行政部 秘書進行整理存檔。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 15 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標準 程序 題 目 收文程序 部 門 行政部 適用職務 總經(jīng)辦秘書、各部門文員 標準： 確保文件的準確傳達、保密及存檔。 程序： 部門秘書（或文員）每日分兩次（上、下午各一次）到總經(jīng)辦文件交換柜 進行來文簽收，并做好收文登記； 部門文員將收文轉(zhuǎn)至部門經(jīng)理處； 部門經(jīng)理根據(jù)來文的指示著手進行辦理； 按規(guī)定日期將辦理意見或結(jié)果反饋至發(fā)文部門； 部門文員將文件及辦理結(jié)果按類別分別存放。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 16 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標準 程序 題 目 辦公會議制度 部 門 行政部 適用職務 行政部經(jīng)理 程序： 辦公會議是 酒店 總經(jīng)理對 酒店 進行管理，推行其有效經(jīng)營管理的手段之一，也是管理層相溝通信息，研究、布置、檢查和落實管理工作的一種重要形式。 每周召開一次 周例會 ，由總經(jīng)理主持，就 酒店 的重大問題進行研究、決策； 每周召開一次總經(jīng)理主持的周工作指令會，各部門經(jīng)理參加檢查上周工作落實情況，布置安排一周的工作任務，協(xié)調(diào)各部門之間的工作； 每天上午 8： 30 召開總經(jīng)理主持的晨會，各部門經(jīng)理參加，進行信息溝通分析運轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的問題，并提出處理辦法； 每季度召開一次培訓交流研討會，總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理參加； 根據(jù)實際工作需要，總經(jīng)理可臨時召集專題會議； 每兩周一次銷售會議，由總經(jīng)理主持，由營銷 中心 負責匯報，要求各營業(yè)部門經(jīng)理、總監(jiān)參加；財務 及有關(guān)后勤部門負責人到席，討論營營銷工作及各部門配合情況，宣傳推廣計劃等事項； 每月初一次財務 分析 會議，由總經(jīng)理 主持，由財務 中心 負責匯報上月財務狀況，有關(guān)部門經(jīng)理參加； 每月一次人力資源分析會，由總經(jīng)理主持，人力資源部經(jīng)理負責匯報上月人力資源異動狀況。 上述各類辦公會議，由 匯報部門 負責通知、準備 ，行政部負責 記錄、整理，必要時形成工作指令或會議紀要發(fā)文至各部門，使會議精神能及時下達，工作能得以貫徹落實，以便對工作的完成情況進行督促與檢查；有關(guān)會議文件必要時可報送上級主管部門 。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Heal