【正文】 向車 隊 布置接待任務(wù)，監(jiān)督任務(wù)的完成情況； 1對客務(wù)用車的投訴做好調(diào)解工作，加強對車隊 員工進行教育，保證客務(wù)用車服務(wù)的質(zhì)量。 1統(tǒng)籌負(fù)責(zé)后勤工作：員工宿舍、員工餐廳、醫(yī)務(wù)室 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 5 頁 共 25 頁 20201108 Job Description 崗位責(zé)任制 崗位名稱 行政部 秘書 級 別 __________ 編 輯 人 ________ 直接上司 行政部經(jīng)理 管理對象 工作內(nèi)容所涉 ___ _______ 崗位職責(zé)： 根據(jù)總經(jīng)理批示的要求，起草日常公文、函件，發(fā)文要做到文字通順，符合公文要求； 負(fù)責(zé)對上報、抄報總經(jīng)理的文件、資料的登記、傳遞，并在總經(jīng)理閱后對文件、資料進行分類整理和保管； 嚴(yán)格執(zhí)行保密，及時做好行政和業(yè)務(wù)資料及文件材料的歸納、整理、立卷、登記、保管工作； 根據(jù)總經(jīng)理的要求，安排好各類會議、活動日程、訪客預(yù)報、來訪約見及接待等有關(guān)工作； 整理有關(guān)信函、電報、電話，并做好記錄 ，及時上傳或下達； 負(fù)責(zé)對各項工作指令完成情況的跟辦； 完成上司交辦的其它日常行政事務(wù)性工作。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 8 頁 共 25 頁 20201108 Job Description 崗位責(zé)任制 崗位名稱 PA 級 別 ______ ____ 編 輯 人 __________ 直接上司 行政后勤專員 管理對象 _________________ 崗位職責(zé) ： 負(fù)責(zé)行政部所屬區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生的清潔工作； 及時報修所屬衛(wèi)生區(qū)域內(nèi)設(shè)備設(shè)施的保養(yǎng)、維護、報修工作 ； 隨時巡視行政部所屬區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時清理； 嚴(yán)格控制易耗保潔用品的使用量，節(jié)約成 本； 做好員工淋浴間的供水設(shè)備的檢修，發(fā)現(xiàn)故障及時報修。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 13 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 行政部 秘書每日規(guī)程 部 門 行政部 每天早晨應(yīng)將當(dāng)天有關(guān)活動內(nèi)容及主要工作等通知總經(jīng)理； 將當(dāng)天需處理的文件、資料分類送交總經(jīng)理審閱； 將當(dāng)天的報紙雜志及有關(guān)剪報分類放好，并準(zhǔn)備好總經(jīng)理的日常辦公用品； 按照預(yù)先安排的時間通知總經(jīng)理參加有關(guān)活動； 整理、處理及口復(fù)信件（私人及機密文件由總經(jīng)理親自拆閱 ） ； 接聽當(dāng)日電話，做好電話記錄； 協(xié)助準(zhǔn)備各種有關(guān)營業(yè)報表； 起草各種有關(guān)文件、通知； 記錄總經(jīng)理口述的工作指示或資料； 處理由 行政部 寄出的函件、包裹等； 1把文件進行分類歸檔以便查閱； 1 將總經(jīng)理所要求或感興趣的內(nèi)容進行剪輯； 1處理有關(guān)投訴，與有關(guān)部門聯(lián)系解決，重大問題即向總經(jīng)理報告以便及時進行解決； 1替總經(jīng)理安排當(dāng)日約見時間，做好訪客登記、電話記錄。 程序： 各部門應(yīng)將其以 酒店 名義外發(fā)的公文、信函文稿連同“文件簽發(fā)單”送至 行政部 ； 經(jīng)總經(jīng)理審批簽發(fā)； 獲準(zhǔn)后由總經(jīng)辦高級文員進行登記（填寫發(fā)文登記表）； 發(fā)文部門憑批件對文稿進行打印并核對； 打印后的文稿由 行政部 秘書加蓋公章、封貼； 由部門內(nèi)勤對正式公文進行郵寄、發(fā)送，并辦理相應(yīng)的簽收手續(xù)； 原文稿、“文件簽發(fā)單”及正式文本由 行政部 秘書進行整理存檔。 程序： 部門秘書（或文員）每日分兩次（上、下午各一次）到總經(jīng)辦文件交換柜 進行來文簽收，并做好收文登記； 部門文員將收文轉(zhuǎn)至部門經(jīng)理處； 部門經(jīng)理根據(jù)來文的指示著手進行辦理； 按規(guī)定日期將辦理意見或結(jié)果反饋至發(fā)文部門； 部門文員將文件及辦理結(jié)果按類別分別存放。 每周召開一次 周例會 ，由總經(jīng)理主持，就 酒店 的重大問題進行研究、決策； 每周召開一次總經(jīng)理主持的周工作指令會，各部門經(jīng)理參加檢查上周工作落實情況，布置安排一周的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各部門之間的工作； 每天上午 8： 30 召開總經(jīng)理主持的晨會，各部門經(jīng)理參加，進行信息溝通分析運轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的問題，并提出處理辦法； 每季度召開一次培訓(xùn)交流研討會，總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理參加； 根據(jù)實際工作需要，總經(jīng)理可臨時召集專題會議； 每兩周一次銷售會議，由總經(jīng)理主持，由營銷 中心 負(fù)責(zé)匯報，要求各營業(yè)部門經(jīng)理、總監(jiān)參加；財務(wù) 及有關(guān)后勤部門負(fù)責(zé)人到席，討論營營銷工作及各部門配合情況，宣傳推廣計劃等事項； 每月初一次財務(wù) 分析 會議，由總經(jīng)理 主持，由財務(wù) 中心 負(fù)責(zé)匯報上月財務(wù)狀況，有關(guān)部門經(jīng)理參加； 每月一次人力資源分析會，由總經(jīng)理主持，人力資源部經(jīng)理負(fù)責(zé)匯報上月人力資源異動狀況。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 東方香泉度假養(yǎng)生苑 SOP 體系 行政部管理制度和程序 第 17 頁 共 25 頁 20201108 Policies Standards Procedures 政策 標(biāo)準(zhǔn) 程序 題 目 收、發(fā)文規(guī)定 部 門 行政部 適用職務(wù) 秘書 程序 ： 公文是傳達、貫徹上級單位的方針、決策，發(fā) 布 酒店 法規(guī)、請示和答復(fù) 問題、指示和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的一種重要工具，各部門必須要迅速而準(zhǔn)確地處理公文，使公文及時到上傳下達的作用； 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、 油印、傳送、歸檔、公布， 銷毀等程序； 公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全；凡是上級發(fā)來之文件，都要交 行政部 統(tǒng)一簽收登記，并附文件傳閱單，交至 行政部經(jīng)理 處批意見，然后呈送有關(guān)人員分級閱處； 酒店 各部門上需要以 酒店 名義發(fā)文時，須經(jīng) 行政部經(jīng)理 簽發(fā)；重要的涉及面廣的文件，應(yīng) 由總經(jīng)理簽發(fā)，其發(fā)文部門必須嚴(yán)格執(zhí)行審批簽字制度，經(jīng)統(tǒng)一編號、登記、打印后，由擬稿部門將印發(fā)文一份、原稿連同文件簽發(fā)單等一并移交總經(jīng)辦存檔； 酒店 部門間行文，可由部門經(jīng)理簽發(fā)，嚴(yán)格執(zhí)行收、發(fā)文手續(xù)，如有需要送 行政部 一份存檔； 酒店 各部門發(fā)文應(yīng)以統(tǒng)一的格式（詳見“