王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)(參考版)
2025-03-03 12:47本頁面
【正文】 對 系 統(tǒng) 的 評 價（ 問 卷）進 行全面地 總結(jié) ，提出系 統(tǒng)改 進 與完善的方案與意 見 ，對 優(yōu) 秀的 經(jīng)驗 與成果 進 行推廣。系 統(tǒng)實 施的步 驟（ 1）系 統(tǒng) 更 換 與文件（數(shù)據(jù)）遷移直接替 換 與遷移、 并行替 換 、 實驗 替 換 、 階 段性替 換（ 2） 貫徹實 施與適 應(yīng)變 革（ 3）培 訓(xùn)（四）通 報實 施情況七、電 子文件管理系 統(tǒng) 的評 價在系 統(tǒng)實 施的 過 程中和最 后，必 須對 系 統(tǒng)進 行系 統(tǒng) 、 全面的 評 價工作。 這 是一件非常復(fù) 雜 而且 風(fēng)險 很大的工作。安全管理功能、 系 統(tǒng) 管理功能由文件、 檔案管理人 員 提出 專業(yè) 安全需求，由系 統(tǒng) 開 發(fā) 及安全技 術(shù) 人 員統(tǒng) 一 設(shè)計 部署。?建立元數(shù)據(jù)管理 規(guī)則 ：存取 規(guī)則、 導(dǎo) 入 導(dǎo) 出 規(guī)則 、修改 規(guī)則 。 ERMS 應(yīng) 支持使用元數(shù)據(jù)來描述文件，以 支持自 動 管理程序，并 維護電 子文件的真 實、 完整、可用和安全。（ 5）元數(shù)據(jù)捕 獲 、配置及管理方案 元數(shù)據(jù)既是 ERMS 重要的管理 對 象，又是 ERMS 管理文件的基本工具。處 置行 為 是指文件在 ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時間到期所采取的 處 置行 為 ，包括移交（檔案管理系統(tǒng) 、 數(shù)字檔案 館 、公共檔案 館 、第三方保存機構(gòu)）、 續(xù) 存、 銷 毀 、 凍結(jié) 、法律保留等 業(yè)務(wù) ，依據(jù)相關(guān) 規(guī) 范 執(zhí) 行。（ 4） 保管期限與 處 置表標(biāo) 準(zhǔn)根據(jù) 電 子文件管理特點，將文件保存到期 后的 處 置行 為 與保管期限表整合稱 為 保管期限與 處 置表。（ 1） 歸 檔范 圍 （ 歸 檔文件清 單 ） 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 中需要 歸 檔的文件列表，可配置在 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 自 動 依據(jù)文件題 名及文件性 質(zhì)對 文件 進 行 篩查 。包括 歸 檔范 圍 、 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式、分 類 方案、保 管期限與 處 置表、元數(shù)據(jù)捕 獲 及管理方案等內(nèi) 容?；竟δ埽?文件管理配置功能、 文件管理 業(yè)務(wù) 功能 、 安全管理功能、 系 統(tǒng) 管理功能。三、需求分析的 結(jié)構(gòu)與內(nèi)容四、 ERMS通用功能解 讀GB/T29194—2023 :ERMS 功能架構(gòu) 圖標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 定 ERMS 的基本功能和可 選 功能。又如在 電 子文件 備 份模 塊 中， 要 說 明 備 份的手段、 備 份 設(shè)備 、備 份保存方法等。比如 電 子文件的采集與 積 累，需求分析要 說 明 哪些電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動實現(xiàn) ，哪些文件 則 需 要人工 積 累， 積 累的模式是采用文件 夾還 是數(shù)據(jù) 庫 ， 在 電 子文件采集 時 需要同步捕 獲 元數(shù)據(jù)。標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī) 范的制定可以依據(jù) 設(shè)計 好的工作流程， 遵照 電 子文件管理的理 論 與原 則 ，參照《 電 子文件 歸 檔與管理 規(guī) 范》等國家 標(biāo) 準(zhǔn)及其行 業(yè)規(guī) 范、參考 本 單 位或者同行 業(yè) 兄弟 單 位 編 制的 電 子文件管理 實 施 細(xì)則 逐個工作模 塊 予以完成，主要包括名 詞術(shù)語 、 工作要求、 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)、管理制度等，具體包括以下 內(nèi)容：（各 類 ） 電 子文件模板 標(biāo) 準(zhǔn)與存檔格式； 電 子文件登 記 的著 錄 原 則 與方法； 電子文件流 轉(zhuǎn) 流程及其數(shù)據(jù)采集 規(guī) 范； 電子文件 預(yù) 立卷或 預(yù)歸 檔 規(guī) 范； 電 子文件歸 檔制度（ 歸 檔 單 元、形式、方法、 時間 、范 圍 、手 續(xù) ）的制定；歸 檔 電 子文件（ 電 子檔案）的分 類 分 類方
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1