王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)(完整版)
【正文】 系 統(tǒng)實 施 階 段是將新的 電 子文件管理 系 統(tǒng) ，或者是 經(jīng)過 完善的 電 子文件管理系 統(tǒng) 和機構(gòu)內(nèi)部的其他各種信息系 統(tǒng) 重新安 裝，并在機構(gòu) 業(yè)務(wù) 活 動 開始使用的過 程。歸 檔范 圍 、分 類 方案、保管期限與 處 置表可以 整合 為 一個 “ 三合一 ” 表格。 文件管理配置功能文件管理配置功能是 ERMS 中建立和 維護 文件管理 業(yè)務(wù)標 準及 規(guī) 范 的功能。制定每個工作 環(huán)節(jié) 的工作內(nèi)容、方式及技術(shù) 路 線明確了 總 體目 標 及功能、 設(shè)計 了工作模 塊 、制定 了標 準 規(guī) 范，需求分析依然沒有 結(jié) 束， 還 要告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員電 子文件管理系 統(tǒng) 每一個工作模 塊 內(nèi)部 以及模 塊 之 間 運行的方式、 實現(xiàn) 模 塊 功能的技 術(shù) 路 線 ，即更 進 一步 說 明 “ 怎 樣 做 ” 。由于每個 單 位的工作性 質(zhì) 、管理模式和文件流 轉(zhuǎn) 的程序不同，所以 電 子文件管 理流程也不盡相同。是全程管理 還 是部分代替手工管理；是 對電 子文件予以超前控制還 是 僅 僅 要求 實現(xiàn)歸 檔管理；是采用文檔一體化管理模式 還 是依 然套用 傳統(tǒng) 的文件、檔案兩段式管理模式。（ 5）可 擴 展性原 則采用松耦合、模 塊 化 設(shè)計 原 則 ?！?電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能要求》 還 定 義 了事 務(wù) 系 統(tǒng) （ BS）、 電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）、 電 子文件 長 期保存系 統(tǒng) （檔案管理系 統(tǒng) DAMS）的關(guān)系。電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）開 發(fā) 及通用功能要求王 艷 明國家檔案局 繼續(xù) 教育電 子檔案管理 專題 研 討班對 于檔案工作部 門 來 說 ，當(dāng)前的日常性 業(yè)務(wù) 活 動 就是接受各自工作范疇內(nèi)的 電 子文 件 歸 檔移交及其后的 長 期或者永久管理，而 這項業(yè)務(wù) 活 動 的主要支撐平臺必然是電 子文 件管理系 統(tǒng) 。如下 圖 。（ 6）全程性、前控性原 則從 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 的研 發(fā) 、功能 設(shè)計 到 電 子 文件的利用與技 術(shù)維護實 行前端控制、 全 過 程管理。檔案管理人 員 在 進 行系 統(tǒng) 需求分析時須 在系 統(tǒng) 目 標 中 說 明 電 子文件管理系 統(tǒng) 與本 單 位 辦 公、管理、 設(shè)計 及其生 產(chǎn) 管理系 統(tǒng) 的依存關(guān)系，即確定 電子文件 管理系 統(tǒng) 的 實現(xiàn) 方式。流程的 設(shè)計 既要考 慮 本單 位 電 子文件的流 轉(zhuǎn)規(guī) 律、工作需要、利用特點，也要符合 電 子文件管理的基本理 論 和基本原 則 。比如 電 子文件的采集與 積 累，需求分析要 說 明 哪些電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動實現(xiàn) ，哪些文件 則 需 要人工 積 累， 積 累的模式是采用文件 夾還 是數(shù)據(jù) 庫 ， 在 電 子文件采集 時 需要同步捕 獲 元數(shù)據(jù)。包括 歸 檔范 圍 、 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式、分 類 方案、保 管期限與 處 置表、元數(shù)據(jù)捕 獲 及管理方案等內(nèi) 容。（ 5）元數(shù)據(jù)捕 獲 、配置及管理方案 元數(shù)據(jù)既是 ERMS 重要的管理 對 象，又是 ERMS 管理文件的基本工具。 這 是一件非常復(fù) 雜 而且 風(fēng)險 很大的工作。系 統(tǒng)實 施的步 驟（ 1）系 統(tǒng) 更 換 與文件（數(shù)據(jù)）遷移直接替 換 與遷移、 并行替 換 、 實驗 替 換 、 階 段性替 換（ 2） 貫徹實 施與適 應(yīng)變 革（ 3）培 訓(xùn)（四）通 報實 施情況七、電 子文件管理系 統(tǒng) 的評 價在系 統(tǒng)實 施的 過 程中和最 后，必 須對 系 統(tǒng)進 行系 統(tǒng) 、
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