王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)-展示頁
2025-03-07 12:47本頁面
【正文】 。如下 圖 ?！?電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能要求》（ GB/T29194—2023 ）、 電 子文件管理系 統(tǒng) 建 設(shè) 指南 （ GB/T 319142023） 這樣 定 義電 子文 件管理系 統(tǒng) ：機(jī)關(guān)、 團(tuán) 體、企事 業(yè)單 位和其他 組織 用來 對(duì)電 子文件的 識(shí)別 、捕 獲 、存 儲(chǔ) 、 維護(hù) 、利用 和 處 置等 進(jìn) 行管理和控制的信息系 統(tǒng) 。一、 電 子文件管理系統(tǒng) 及其開 發(fā)綜 述 電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）的概念與特點(diǎn)電 子文件管理系 統(tǒng) （ Electronic Records Management System）是包括所有與 電 子文件 管理有關(guān)的技 術(shù) 、管理、法律、 標(biāo) 準(zhǔn)、人 員等 相關(guān)因素在內(nèi)，以保 證電 子文件的行政有效性 和法律 證 據(jù)性，保 證電 子文件的科學(xué)管理和高 效利用 為 目的信息管理系 統(tǒng) 。在檔案信息化建 設(shè) 中， “ 存量檔案數(shù)字化 ”主要依靠檔案數(shù)字化系 統(tǒng) 將數(shù)字副本掛接 導(dǎo) 入至（數(shù)字檔案 館 ）的 資 源系 統(tǒng) 或者檔案管理系 統(tǒng) 中， 而 “ 增量檔案 電 子化 ” 則 主要依 賴電 子文件管理 系 統(tǒng) （ ERMS） 實(shí)現(xiàn) 在 線 受控 歸 檔，從而 傳輸 至（數(shù)字檔案 館 ）的 資 源系 統(tǒng) 或者檔案管理系 統(tǒng) 中。電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）開 發(fā) 及通用功能要求王 艷 明國家檔案局 繼續(xù) 教育電 子檔案管理 專題 研 討班對(duì) 于檔案工作部 門 來 說 ，當(dāng)前的日常性 業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 就是接受各自工作范疇內(nèi)的 電 子文 件 歸 檔移交及其后的 長 期或者永久管理，而 這項(xiàng)業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 的主要支撐平臺(tái)必然是電 子文 件管理系 統(tǒng) 。而 對(duì) 于企 業(yè) 數(shù)字檔案 館 （室）建 設(shè) 、或 者企 業(yè)電 子文件（檔案）管理來 說 ， 電子文 件管理系 統(tǒng) 的研 發(fā) 尤其重要，它是體現(xiàn)對(duì)電 子文件 實(shí) 施超前控制（如文控）、全程管理 的技 術(shù) 平臺(tái)，也是 電 子文件（檔案） 實(shí)現(xiàn) 科 學(xué)管理的必由之路。電 子文件管理系 統(tǒng) 的開 發(fā) ，不 單 是一個(gè)軟 件開 發(fā) 的 問題 ，也是 對(duì) 檔案工作者關(guān)于電 子文件（檔案）知 識(shí) 全面 檢驗(yàn) 的一個(gè) 過程， 電 子文件管理系 統(tǒng) 研 發(fā) 水平的高低，很大程 度上取決于檔案工作者的 電 子文件管理、數(shù) 字檔案管理的能力和水平及與其他職 能部 門 協(xié)調(diào) 溝通能力。電 子文件管理系 統(tǒng) 的主體是 電 子文件管理 軟 件，由一 組軟 件程序 組 成的，共同 對(duì) 機(jī)構(gòu)產(chǎn) 生的 電 子文件和基 層 檔案室保存的 電 子檔案 進(jìn) 行管理，是機(jī)構(gòu)內(nèi) 電 子文件的 “ 聚集地” ，是 數(shù)字檔案 館 （室）的核心 應(yīng) 用系 統(tǒng) ?！?電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能要求》 還 定 義 了事 務(wù) 系 統(tǒng) （ BS）、 電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）、 電 子文件 長 期保存系 統(tǒng) （檔案管理系 統(tǒng) DAMS）的關(guān)系。BS、 ERMS、 DAMS關(guān)系 圖 ERMS系 統(tǒng) 的核心 紐帶 作用及其重要性 電 子文件管理系 統(tǒng) 開 發(fā) 的原則（ 1） 業(yè)務(wù) 需求 驅(qū)動(dòng) 原 則機(jī)構(gòu)開 發(fā) ERMS系 統(tǒng) 來自于自身文檔管理 業(yè)務(wù) 的需要，開 發(fā)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該 具體分析 業(yè)務(wù) 及管理目 標(biāo)， 形成 業(yè)務(wù) 功能需求?！?《 電 子文件管理系 統(tǒng) 建 設(shè) 指南》（ GB/T319142023） 。（ 3）合作 協(xié) 作原 則各 職 能部 門 、 業(yè)務(wù) 部 門 密切合作、 協(xié) 作。（ 5）可 擴(kuò) 展性原 則采用松耦合、模
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