王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)-資料下載頁
2025-03-01 12:47本頁面
【正文】 件整個生命周 期。 ERMS 應 支持使用元數據來描述文件，以 支持自 動 管理程序，并 維護電 子文件的真 實、 完整、可用和安全。?為 ERMS設 置通用元數據集，明確各種 類型 電 子文件的個性化元數據；?參照 GB/T （信息與文獻 文件 管理 過 程 文件元數據）定 義 與 標識 元數據 實體（文件、 責 任、 業(yè)務 、法 規(guī) 、關系）；?明確各 實 體元數據元素；?建立元數據 賦值規(guī)則 ：明確每一 個元數據元素的 賦值 范 圍 、 賦值 格式、 賦值 方式（系 統(tǒng) 自 動賦值 、下拉菜 單 選 中、人工 錄 入）。?建立元數據管理 規(guī)則 ：存取 規(guī)則、 導 入 導 出 規(guī)則 、修改 規(guī)則 。文件管理 業(yè)務 功能電 子文件管理 業(yè)務 流程，包括（文件 及元數據）捕 獲 登 記 、 歸 檔 驗 收、分 類 組織 、 鑒 定 處 置、 統(tǒng)計 管理、存 儲 （ 備 份）保管、 檢 索利用、技 術維護 等內容。安全管理功能、 系 統(tǒng) 管理功能由文件、 檔案管理人 員 提出 專業(yè) 安全需求，由系 統(tǒng) 開 發(fā) 及安全技 術 人 員統(tǒng) 一 設計 部署。五、 電 子文件 管理系 統(tǒng) 的 設計 編 程與建 庫 擬 定系 統(tǒng)測試計 劃制定系 統(tǒng) 使用維護 指南六、 電 子文件管理系 統(tǒng) 的 實施系 統(tǒng)實 施 階 段是將新的 電 子文件管理 系 統(tǒng) ，或者是 經過 完善的 電 子文件管理系 統(tǒng) 和機構內部的其他各種信息系 統(tǒng) 重新安 裝，并在機構 業(yè)務 活 動 開始使用的過 程。 這 是一件非常復 雜 而且 風險 很大的工作。系 統(tǒng)實 施的內容（ 1）將系 統(tǒng)實 施的 計 劃和日程安排通知機 構 員 工，提示系 統(tǒng)實 施 過 程和 實 施之后可能 給員 工造成的影響，和整個 實 施 過 程需要的 配合；（ 2）下 發(fā) 各 項規(guī) 范、 標 準和工作指南；（ 3） 執(zhí) 行文件的分 類 方案、 鑒 定方案、元 數據管理方案；（ 4）根據不同的安全 級別 ， 規(guī) 定用 戶 的 權 限，分配用 戶 名和密 碼 ；（ 5） 實 施新舊系 統(tǒng) 的替 換 ；（ 6）在檔案部 門 內部，分配工作 職責 ，任命 職 位；（ 7）培 訓 文件、檔案管理人 員 ；（ 8）考察其他 員 工的技能水平、制 訂 培 訓 方案；（ 9）培 訓 機構各 類 工作人 員 ；（ 10）落 實 文件存 儲載 體；（ 11）落 實 文件災 難 防 護 和恢復 計 劃；（ 12） 實 施工作告一段落之后，準 備報 告，提交領導 ，指出 問題 ， 給 出建 議 。系 統(tǒng)實 施的步 驟（ 1）系 統(tǒng) 更 換 與文件（數據）遷移直接替 換 與遷移、 并行替 換 、 實驗 替 換 、 階 段性替 換（ 2） 貫徹實 施與適 應變 革（ 3）培 訓（四）通 報實 施情況七、電 子文件管理系 統(tǒng) 的評 價在系 統(tǒng)實 施的 過 程中和最 后，必 須對 系 統(tǒng)進 行系 統(tǒng) 、 全面的 評 價工作。 這 既有利 于 進 一步研究和解決系 統(tǒng)實 施中存在的 問題 ，同 時 也 對 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 總 體水平和 質 量 進 行 評 價，以利于 總結經驗 教 訓 ，提高系 統(tǒng) 的研 發(fā) 水平。對 系 統(tǒng) 的 評 價（ 問 卷）進 行全面地 總結 ，提出系 統(tǒng)改 進 與完善的方案與意 見 ，對 優(yōu) 秀的 經驗 與成果 進 行推廣。感 謝 聆聽！TKINK YOU!演講完畢，謝謝觀看！
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