王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)-在線瀏覽
2025-04-02 12:47本頁面
【正文】 塊 化 設計 原 則 。（ 7） 利于 實 施、操作和 維護 原則（ 8）安全性原 則嚴 密的安全管理：系 統(tǒng) 與數(shù)據(jù)安全、 身份 認證 、 權(quán) 限分配、跟蹤 審計 等安全 技 術 手段，保 證 系 統(tǒng) 無故障、數(shù)據(jù)安全。系 統(tǒng) 需求分析就是要明確 電 子文件管理系統(tǒng) 究竟要 “ 干什么 ” 和 “ 怎 樣 干 ” 。電 子文件管理系 統(tǒng) 的 總 體目 標 體 現(xiàn) 了了系 統(tǒng)對電 子文 件的 總 體管理水平。是全程管理 還 是部分代替手工管理；是 對電 子文件予以超前控制還 是 僅 僅 要求 實現(xiàn)歸 檔管理；是采用文檔一體化管理模式 還 是依 然套用 傳統(tǒng) 的文件、檔案兩段式管理模式。此外，系 統(tǒng) 需求分析 時還 要明確 電 子 文件管理系 統(tǒng) 與本 單 位其他的信息管理系 統(tǒng) 的關系，從而確保 實現(xiàn)單 位內(nèi)部信息 資 源 實現(xiàn)優(yōu) 化配置與高度共享， 為 信息一體 化管理 創(chuàng) 造條件。一般而言，盡管每個 單 位的 電 子文件管理系 統(tǒng) 所 要 實現(xiàn) 的功能會有所差異，但作 為電 子文件管理的基 本功能卻有著共同性，比如 電 子文件的采集功能、 電 子文件的 積 累與 預 立卷功能、 電 子文件的 邏輯 與物理 歸 檔功能、 電 子文件的 鑒 定功能、 電 子文件的 備 份功 能、 電 子文件自 動編 目、 電 子文件自動統(tǒng)計 、 電 子文 件 檢 索利用與上網(wǎng) 發(fā) 布功能、 電子文件元數(shù)據(jù)捕 獲 與 更新功能、 電 子文件安全技 術維護 方案等。《 電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能要求》將系 統(tǒng) 功能劃分 為 基本功能和可 選 功能，具體內(nèi)容如下 圖構(gòu)建工作流程依據(jù) 總 體目 標 和基本功能的要求，接下來需求 分析的重心 應該 體 現(xiàn)為電 子文件管理流程的設計 ， 也就是將 總 體目 標 和基本功能以工作流程模 塊 的方 式抽象出來。由于每個 單 位的工作性 質(zhì) 、管理模式和文件流 轉(zhuǎn) 的程序不同，所以 電 子文件管 理流程也不盡相同。流程 設計 不是 簡單 的 傳統(tǒng) 的文件管理 過程 加上檔案管理 過 程，要在全程管理原 則 、超 前控制理 論 的指 導 下，把 歸 檔前后的 電子文 件作 為 一個文件 連續(xù) 體來 設計 流程模塊 ，要 突出體 現(xiàn)邏輯歸 檔、提前 鑒 定、提前著 錄 、 同步分 類 、元數(shù)據(jù) 驗證 的新理念， 讓 全部流 程構(gòu)成一個自然而無 縫 的管理系統(tǒng) 。在 電 子文件管理系 統(tǒng) 上， 因 為 工作的特殊需要、文件格式與 類 型的差 異、來源 環(huán)節(jié) 的不同可以隨 時 在不同的流程 之 間 跳 轉(zhuǎn) 。研制 電 子文件管理 標 準與 規(guī)范 如果 說 系 統(tǒng) 需求分析中明確系 統(tǒng)總 體目 標 和功能、 設計 工作流程是解決 “ 干什么 ” 的 話 ，那么制定電 子文件管理 標 準與 規(guī) 范就是要告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員 “ 如何做才正確 ” 或者 “ 怎 樣 做才科學 ” 。制定每個工作 環(huán)節(jié) 的工作內(nèi)容、方式及技術 路 線明確了 總 體目 標 及功能、 設計 了工作模 塊 、制定 了標 準 規(guī) 范，需求分析依然沒有 結(jié) 束， 還 要告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員電 子文件管理系 統(tǒng) 每一個工作模 塊 內(nèi)部 以及模 塊 之 間 運行的方式、 實現(xiàn) 模 塊 功能的技 術 路 線 ，即更 進 一步 說 明 “ 怎 樣 做 ” 。再如在 電 子文件 歸 檔模 塊 中， 需求分析要 說 明 電 子文件 歸 檔是使 用的物理 歸 檔 還 是采用 邏輯歸 檔的 方法。 總 之，每一個工作 模 塊
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