王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(參考版)
2025-03-03 12:48本頁面
【正文】 對 系 統(tǒng) 的 評 價（ 問 卷）進(jìn) 行全面地 總 結(jié) ， 提 出系 統(tǒng)改 進(jìn) 與完善的 方案 與 意 見 ，對 優(yōu) 秀的 經(jīng) 驗 與成果 進(jìn) 行推廣。系 統(tǒng)實 施的步 驟（ 1） 系 統(tǒng) 更 換 與文 件 （ 數(shù) 據(jù) ） 遷 移直 接替 換 與 遷 移 、 并 行 替 換 、 實 驗 替 換 、 階段性替 換（ 2） 貫 徹實 施 與 適 應(yīng) 變 革（ 3） 培 訓(xùn)（四 ）通 報 實 施 情 況七、電 子 文件 管 理系 統(tǒng) 的 評價在系 統(tǒng)實 施的 過 程中和最 后，必 須對 系 統(tǒng)進(jìn) 行系 統(tǒng) 、 全面的 評 價工作。 這 是一件非常復(fù) 雜 而且 風(fēng)險 很 大的 工 作。安 全 管理 功 能、 系 統(tǒng) 管 理 功能 由 文件、 檔案 管理 人 員 提 出 專業(yè) 安 全需 求 ，由系 統(tǒng) 開 發(fā) 及 安 全技 術(shù) 人 員 統(tǒng) 一 設(shè) 計 部署。?建立元數(shù)據(jù)管理 規(guī)則 ：存取 規(guī)則、 導(dǎo) 入 導(dǎo) 出 規(guī)則 、修改 規(guī)則 。 ERMS 應(yīng) 支持使用 元 數(shù) 據(jù)來 描 述文 件 ，以 支持自 動 管 理程 序 ，并 維 護(hù)電 子 文件 的 真 實、 完整、可用 和安 全 。（ 5）元數(shù)據(jù)捕 獲 、配置 及 管理方案 元數(shù)據(jù)既 是 ERMS 重要的管理 對 象 ， 又 是 ERMS 管理文件的 基 本 工具 。處 置行 為 是 指 文件在 ERMS系 統(tǒng) 中 保 存 的 時 間到期所 采 取的 處 置 行 為 ， 包 括移交 （ 檔案管 理 系 統(tǒng)、 數(shù)字檔案 館 、公共檔案 館 、第 三 方保 存 機 構(gòu) ）、續(xù) 存、 銷 毀 、 凍結(jié) 、法律保留等 業(yè) 務(wù) ， 依 據(jù) 相 關(guān)規(guī) 范 執(zhí) 行。（ 4） 保 管 期限與 處 置表標(biāo) 準(zhǔn)根據(jù) 電 子文件管理特點 ， 將 文 件保 存 到期 后的 處 置行 為 與保管期限表整 合 稱 為 保 管 期 限與 處 置表。（ 1） 歸 檔范 圍 （ 歸 檔文件清 單 ） 業(yè)務(wù)系 統(tǒng) 中需要 歸 檔的文件列表，可配置在 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 自 動 依據(jù)文件題 名及 文件性 質(zhì)對 文件 進(jìn) 行 篩查 。包 括 歸 檔范 圍 、 歸 檔 文 件 類 型 及數(shù) 據(jù) 格式 、 分 類 方 案、保 管期 限與 處 置表 、 元 數(shù) 據(jù) 捕 獲 及 管理 方案 等 內(nèi) 容?；?本 功能 ： 文 件 管理 配 置功 能 、 文 件 管理 業(yè)務(wù) 功 能 、 安 全管 理 功能、 系 統(tǒng) 管理 功 能。三、需求分析的 結(jié)構(gòu)與內(nèi)容四、 ERMS通用 功 能解 讀GB/T29194— 2023 :ERMS功能架構(gòu) 圖標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 定 ERMS 的基 本 功 能和 可 選 功 能 。 又如 在 電 子 文 件 備 份 模 塊 中， 要 說 明 備 份 的手 段 、 備 份 設(shè)備 、備 份保 存方 法 等。比如 電 子文件的采集與 積 累 ， 需 求 分析 要 說 明 哪些 電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動 實 現(xiàn) ， 哪 些 文 件 則 需 要人工 積 累， 積 累 的模式 是 采用文 件 夾還 是 數(shù) 據(jù) 庫， 在 電 子文件采集 時 需要同步捕 獲 元數(shù) 據(jù) 。標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī) 范的制定可以依據(jù) 設(shè)計 好 的工 作 流 程 ， 遵照 電 子文件管理的理 論 與原 則 ，參 照 《 電 子文 件 歸 檔與管理 規(guī) 范 》 等國家 標(biāo) 準(zhǔn) 及 其行 業(yè) 規(guī) 范 、參 考 本 單 位或者同行 業(yè) 兄弟 單 位 編 制 的 電 子 文 件 管理 實 施 細(xì)則 逐 個工作 模 塊 予以 完 成，主 要 包括名 詞 術(shù)語 、 工作要求、 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)、管理制 度 等， 具 體 包 括以下 內(nèi)容：（各 類 ） 電 子文件模板 標(biāo) 準(zhǔn)與存檔格式； 電 子 文件登 記 的著 錄 原 則 與 方法； 電子文件流 轉(zhuǎn) 流程及其數(shù)據(jù)采集 規(guī) 范； 電子文件 預(yù) 立卷或 預(yù)歸 檔 規(guī) 范； 電 子文件歸 檔制度（ 歸 檔 單 元、形式、方法、 時間 、范 圍 、手 續(xù)
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