王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及通用功能要求-wenkub
2023-03-20 12:48:35 本頁(yè)面
【正文】 ） 、 電 子文 件 管理系 統(tǒng)（ ERMS） 、 電 子文 件 長(zhǎng) 期保 存 系 統(tǒng) （ 檔 案管理系 統(tǒng) DAMS） 的關(guān)系 。電 子文件管理系 統(tǒng) 的開(kāi) 發(fā) ， 不 單 是 一個(gè)軟 件開(kāi) 發(fā) 的 問(wèn)題 ，也是 對(duì) 檔案 工 作者 關(guān) 于電 子 文 件（檔案） 知 識(shí) 全面 檢驗(yàn) 的一個(gè) 過(guò)程， 電 子文件管理系 統(tǒng) 研 發(fā) 水 平的 高 低，很 大程 度上取決于檔案工作者 的 電 子 文 件管 理 、數(shù) 字檔案管理的能力和 水 平 及與 其 他職 能 部 門(mén) 協(xié)調(diào) 溝通能力。電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）開(kāi) 發(fā) 及通用功能要求王 艷 明國(guó)家檔案局 繼續(xù) 教育電 子檔案管理 專題 研 討班對(duì) 于檔案工作部 門(mén) 來(lái) 說(shuō) ， 當(dāng) 前的 日 常性 業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 就是接受各自 工 作范 疇 內(nèi)的 電 子文 件 歸 檔移交及其 后 的 長(zhǎng) 期或者永久管 理，而 這項(xiàng)業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 的主要支 撐 平臺(tái) 必 然是電 子文 件管理系 統(tǒng) 。一、 電 子文件管理系統(tǒng) 及其開(kāi) 發(fā)綜 述 電 子文件管 理 系 統(tǒng)（ ERMS） 的概 念 與特 點(diǎn)電 子文件管 理 系 統(tǒng) （ Electronic Records Management System）是包括所有 與 電 子 文 件 管 理有關(guān) 的 技 術(shù) 、 管 理、法 律 、 標(biāo) 準(zhǔn) 、 人 員等 相 關(guān)因素 在 內(nèi)，以 保 證電 子 文 件的行 政 有效 性 和 法律 證 據(jù) 性，保 證 電 子文 件 的科學(xué) 管理和 高 效 利用 為 目 的信息 管 理系 統(tǒng) 。 如下 圖 ?！?《文 書(shū)類電 子文件元數(shù)據(jù) 方 案》 （ DA/T462023）；● 《 電 子文件管理 暫 行 辦 法 》 （ 中 辦 國(guó) 辦廳 字〔 2023〕 39 號(hào) ）。（ 6）全程性 、 前控 性 原 則從 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 的 研 發(fā) 、功能 設(shè) 計(jì) 到 電 子 文件的利用與技 術(shù)維 護(hù)實(shí) 行 前 端 控制 、 全 過(guò) 程管 理 。 確 認(rèn) 系 統(tǒng) 功 能需 求 分析 的 承擔(dān) 者 — — 檔案管理 部 門(mén)制定系 統(tǒng)總 體目 標(biāo) 與功能⑴ 明 確 電 子文件 管 理系 統(tǒng) 的 總 體目 標(biāo) 及其與 其 他 技 術(shù) 系 統(tǒng) 的關(guān) 系系 統(tǒng) 需 求分析 首 先需要 明 確 電 子 文 件管理 系 統(tǒng) 要達(dá)到 的 總 體 目 標(biāo) 和具 備 的基本功能，從而 讓 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員 了解 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 檔案管 理 人 員 在 進(jìn) 行系 統(tǒng) 需求 分析時(shí)須 在系 統(tǒng) 目 標(biāo) 中 說(shuō) 明 電 子文 件 管理系 統(tǒng) 與本 單 位 辦 公 、 管理 、 設(shè)計(jì) 及 其生 產(chǎn) 管理系 統(tǒng) 的 依存 關(guān) 系， 即 確定 電子文件 管理系 統(tǒng) 的 實(shí)現(xiàn) 方 式。檔案管理人 員 必 須 認(rèn) 真 研 究本 單 位 電 子 文件 的 形 成 規(guī) 律與特 點(diǎn)、研究本 單 位 對(duì)電 子文 件 管理所要達(dá)到 的目 標(biāo) ，從 而在 系 統(tǒng) 需 求 分析 中 落 實(shí) 下 來(lái)。流 程 的 設(shè) 計(jì) 既要 考 慮 本 單 位電 子文件的流 轉(zhuǎn)規(guī) 律 、工 作 需要 、 利用 特 點(diǎn)， 也要符合 電 子文件 管理的基本 理 論 和基本原 則 。 因此 ， 電 子 文 件管 理 流程 是 網(wǎng)狀 的、非 線 性 鏈 接的，任 何 一個(gè) 環(huán)節(jié) 均 可 以實(shí) 現(xiàn) 文件的交 互， 且 均具 有 反 饋 與 回溯 能 力。比如 電 子文件的采集與 積 累 ， 需 求 分析 要 說(shuō) 明 哪些 電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動(dòng) 實(shí) 現(xiàn) ， 哪 些 文 件 則 需 要人工 積 累， 積 累 的模式 是 采用文 件 夾還 是 數(shù) 據(jù) 庫(kù)， 在 電 子文件采集 時(shí) 需要同步捕 獲 元數(shù) 據(jù) 。三、需求分析的 結(jié)構(gòu)與內(nèi)容四、 ERMS通用 功 能解 讀GB/T29194— 2023 :ERMS功能架構(gòu) 圖標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 定 ERMS 的基 本 功 能和 可 選 功 能 。包 括 歸 檔范 圍 、 歸 檔 文 件 類
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