王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(已改無錯(cuò)字)
2023-03-20 12:48:35 本頁面
【正文】 標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 范，需求分析依然沒 有 結(jié) 束 ， 還 要 告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員電 子文件管理系 統(tǒng) 每 一個(gè) 工 作 模 塊 內(nèi)部 以及模 塊 之 間 運(yùn)行的方式、 實(shí) 現(xiàn) 模 塊 功 能 的 技 術(shù) 路 線 ，即更 進(jìn) 一步 說 明 “ 怎 樣 做 ” 。比如 電 子文件的采集與 積 累 ， 需 求 分析 要 說 明 哪些 電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動(dòng) 實(shí) 現(xiàn) ， 哪 些 文 件 則 需 要人工 積 累， 積 累 的模式 是 采用文 件 夾還 是 數(shù) 據(jù) 庫， 在 電 子文件采集 時(shí) 需要同步捕 獲 元數(shù) 據(jù) 。再如 在 電 子文 件 歸 檔 模 塊 中， 需 求 分析 要 說 明 電 子文 件 歸 檔 是 使 用的 物理 歸 檔 還 是 采用 邏 輯歸 檔 的 方法 。 又如 在 電 子 文 件 備 份 模 塊 中， 要 說 明 備 份 的手 段 、 備 份 設(shè)備 、備 份保 存方 法 等。 總 之， 每 一個(gè) 工作 模 塊 均要 指 出工 作 方法 ， 模 塊 之間 要 設(shè) 計(jì) 好 銜 接方 式 。三、需求分析的 結(jié)構(gòu)與內(nèi)容四、 ERMS通用 功 能解 讀GB/T29194— 2023 :ERMS功能架構(gòu) 圖標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 定 ERMS 的基 本 功 能和 可 選 功 能 。基 本功 能 是 指 必 須 具 備 的 核 心功 能 ?；?本 功能 ： 文 件 管理 配 置功 能 、 文 件 管理 業(yè)務(wù) 功 能 、 安 全管 理 功能、 系 統(tǒng) 管理 功 能。 文 件 管理配置功能文 件 管理配置 功 能 是 ERMS 中建 立 和 維護(hù) 文 件 管理 業(yè) 務(wù)標(biāo) 準(zhǔn) 及 規(guī) 范 的功 能 。包 括 歸 檔范 圍 、 歸 檔 文 件 類 型 及數(shù) 據(jù) 格式 、 分 類 方 案、保 管期 限與 處 置表 、 元 數(shù) 據(jù) 捕 獲 及 管理 方案 等 內(nèi) 容。這 些 業(yè) 務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)及 規(guī) 范體 現(xiàn) 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來控制 實(shí)現(xiàn)電 子文件的 科學(xué)管 理。（ 1） 歸 檔范 圍 （ 歸 檔文件清 單 ） 業(yè)務(wù)系 統(tǒng) 中需要 歸 檔的文件列表，可配置在 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 自 動(dòng) 依據(jù)文件題 名及 文件性 質(zhì)對(duì) 文件 進(jìn) 行 篩查 。（ 2） 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式（ 3）分 類 方案為 了保 證 分 類 方案的 質(zhì) 量和 穩(wěn) 定 性， 對(duì) 分 類 方案中的 類目 進(jìn) 行增加、 刪 除、合并、拆分、復(fù)制等具體 維護(hù) 行 為 一般要 求由文件（檔案）管理 員執(zhí) 行，部分情形中可由授 權(quán)用 戶執(zhí) 行。（ 4） 保 管 期限與 處 置表標(biāo) 準(zhǔn)根據(jù) 電 子文件管理特點(diǎn) ， 將 文 件保 存 到期 后的 處 置行 為 與保管期限表整 合 稱 為 保 管 期 限與 處 置表。注意 這 里有個(gè)概念關(guān)系必 須 弄 清 楚， 就 是文件 在ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時(shí) 間 和作 為 檔 案 的保 管 期限 的差異及其關(guān)系。處 置行 為 是 指 文件在 ERMS系 統(tǒng) 中 保 存 的 時(shí) 間到期所 采 取的 處 置 行 為 ， 包 括移交 （ 檔案管 理 系 統(tǒng)、 數(shù)字檔案 館 、公共檔案 館 、第 三 方保 存 機(jī) 構(gòu) ）、續(xù) 存、 銷 毀 、 凍結(jié) 、法律保留等 業(yè) 務(wù) ， 依 據(jù) 相 關(guān)規(guī) 范 執(zhí) 行。歸 檔范 圍 、分 類 方 案、保管 期 限與 處 置 表 可 以 整合 為 一個(gè) “ 三合一 ” 表格。（ 5）元數(shù)據(jù)捕 獲 、配置 及 管理方案 元數(shù)據(jù)既 是 ERMS 重要的管理 對(duì) 象 ， 又 是 ERMS 管理文件的 基 本 工具 。 元數(shù) 據(jù) 形成 、 捕 獲 和管理的 整個(gè) 過 程 貫 穿 于 電 子文件 整 個(gè)生命周 期 。 ERMS 應(yīng) 支持使用 元 數(shù) 據(jù)來 描 述文 件 ，以 支持自 動(dòng) 管 理程 序 ，并 維 護(hù)電 子 文件 的 真 實(shí)、 完整、可用 和安 全 。?為 ERMS設(shè) 置通用 元 數(shù) 據(jù)集 ， 明確 各 種 類 型 電 子文件的 個(gè)
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1