王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(編輯修改稿)
2025-03-19 12:48 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能 要求 》 將 系 統(tǒng) 功 能劃分 為 基本功能和可 選 功能，具 體 內(nèi)容 如 下 圖 構(gòu)建工作 流 程依據(jù) 總 體目 標(biāo) 和基 本 功能 的 要 求 ，接 下 來需 求 分 析的重 心 應(yīng)該 體 現(xiàn) 為電 子 文 件管理 流 程的 設(shè) 計(jì)， 也 就是將 總 體目 標(biāo) 和 基本功 能 以工作 流 程模 塊的 方 式 抽象出 來 。電 子文件 的管理流 程 的 設(shè)計(jì) 最 終 要 以系 統(tǒng) 的操作界面或操 作菜 單 模 塊 的 形式 表 現(xiàn) 出 來 ，并 通 過它 實(shí)現(xiàn) 操作和 人機(jī) 交 互。 由 于每 個(gè) 單 位 的 工作 性質(zhì) 、管理模式和 文件流 轉(zhuǎn) 的 程 序不同，所 以 電 子文件管 理流程也不 盡相 同 。流 程 的 設(shè) 計(jì) 既要 考 慮 本 單 位電 子文件的流 轉(zhuǎn)規(guī) 律 、工 作 需要 、 利用 特 點(diǎn)， 也要符合 電 子文件 管理的基本 理 論 和基本原 則 。流程 設(shè)計(jì) 不 是 簡單 的 傳 統(tǒng) 的文件管理 過程 加上檔案管 理 過 程 ，要 在 全程 管 理原 則 、超 前控制理 論 的指 導(dǎo) 下， 把 歸 檔 前 后的 電 子文 件作 為 一個(gè) 文件 連續(xù) 體 來 設(shè)計(jì) 流程模 塊，要 突出體 現(xiàn)邏 輯歸 檔 、提 前 鑒 定 、 提前著 錄 、 同步分 類 、 元數(shù) 據(jù) 驗(yàn)證 的 新理 念 ，讓 全 部流 程構(gòu)成一個(gè) 自然 而 無 縫 的 管理 系 統(tǒng)。電 子文件的 流 轉(zhuǎn) 不 是像 傳 統(tǒng) 文 件 那 樣 表 現(xiàn)為簡單線 性的 。 在 電 子 文件 管 理系 統(tǒng) 上， 因 為 工作的 特殊需要、 文 件格式與 類 型 的差 異、來源 環(huán) 節(jié) 的 不 同可 以 隨 時(shí) 在 不同 的 流程 之 間 跳 轉(zhuǎn) 。 因此 ， 電 子 文 件管 理 流程 是 網(wǎng)狀 的、非 線 性 鏈 接的，任 何 一個(gè) 環(huán)節(jié) 均 可 以實(shí) 現(xiàn) 文件的交 互， 且 均具 有 反 饋 與 回溯 能 力。研制 電 子 文件 管 理 標(biāo) 準(zhǔn) 與 規(guī)范 如 果 說 系 統(tǒng) 需 求 分析中 明 確系 統(tǒng) 總 體目 標(biāo) 和 功能、 設(shè)計(jì) 工作流 程是解決 “ 干 什么 ” 的 話 ， 那么制定 電 子文件管理 標(biāo) 準(zhǔn) 與 規(guī) 范 就 是要 告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員 “如何做才 正確 ” 或者 “ 怎 樣 做 才科 學(xué) ” 。標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī) 范的制定可以依據(jù) 設(shè)計(jì) 好 的工 作 流 程 ， 遵照 電 子文件管理的理 論 與原 則 ，參 照 《 電 子文 件 歸 檔與管理 規(guī) 范 》 等國家 標(biāo) 準(zhǔn) 及 其行 業(yè) 規(guī) 范 、參 考 本 單 位或者同行 業(yè) 兄弟 單 位 編 制 的 電 子 文 件 管理 實(shí) 施 細(xì)則 逐 個(gè)工作 模 塊 予以 完 成，主 要 包括名 詞 術(shù)語 、 工作要求、 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)、管理制 度 等， 具 體 包 括以下 內(nèi)容：（各 類 ） 電 子文件模板 標(biāo) 準(zhǔn)與存檔格式； 電 子 文件登 記 的著 錄 原 則 與 方法； 電子文件流 轉(zhuǎn) 流程及其數(shù)據(jù)采集 規(guī) 范； 電子文件 預(yù) 立卷或 預(yù)歸 檔 規(guī) 范； 電 子文件歸 檔制度（ 歸 檔 單 元、形式、方法、 時(shí)間 、范 圍 、手 續(xù) ）的制定；歸 檔 電 子文件（ 電 子檔案）的分 類 分 類方 案；文件 級(jí) 、案 卷 級(jí) 、 數(shù) 據(jù) 庫 級(jí) 元數(shù) 據(jù) 集的 研 制、 元數(shù)據(jù)采集與保存 標(biāo) 準(zhǔn)；元 數(shù) 據(jù)的 語 法與 語義規(guī) 范；檔案 信 息數(shù) 據(jù) 庫 的 選 型、 更 新及 備 份手 段； 電 子 文件雙套制 歸 檔及 其 管理 規(guī) 范； 電 子 文檔 備 份 的原 則 及其 方 式與 方 法 ；脫機(jī) 載 體 選擇 與保存等；電 子 文檔價(jià) 值鑒 定的原 則 、方法；電 子 檔案真 實(shí) 性、有效 性 、完整性、安全性 維護(hù) 方案；電 子 檔案 編 研與 利 用 規(guī) 范 。制定每個(gè)工作 環(huán)節(jié) 的工 作 內(nèi)容、 方 式及技術(shù) 路 線明確了 總 體目 標(biāo) 及功能、 設(shè)計(jì) 了 工作 模 塊 、 制定 了
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