【文章內(nèi)容簡介】 須定期與公司簽署保密協(xié)議，遵守協(xié)議內(nèi)容。 必須遵守國家有關(guān)的保密法規(guī)和安全制度。 不得向他人泄露公司的技術(shù)秘密與商業(yè)數(shù)據(jù)。 不得向他人泄露公司的營銷策略、市 場策劃方案及秘密。 不得向他人泄露公司的客戶秘密及客戶檔案。 違反以上規(guī)定者，將處以重罰；情節(jié)嚴(yán)重的予以除名，并追究其給公司造成的經(jīng)濟損失。 六、辦事處檔案管理制度 （一）檔案管理 總則 1）為加強辦事處檔案管理工作，有效地保護和利用辦事處資料檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。 2）本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 3）檔案工作實行統(tǒng)一指導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，由辦事處內(nèi)勤主管進行統(tǒng)一管理，以電子版檔案管理為主，實物檔案為輔，能存電子版檔案的，不必存實物檔案。 檔案機構(gòu)及其職責(zé) 1）檔案工作由公司行政部和營銷管理部進行統(tǒng)一指導(dǎo)，由辦事處 內(nèi)勤 負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管。 2）公司將在工作中逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 19 檔案的管理 1）整理辦法： 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。 步驟： A. 收集 文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的 卷。 B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。 C. 分類 根據(jù)檔案類別進行分類。 D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。 2）過程管理： A. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬辦事處的各部門的 內(nèi)勤 人員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后將需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊傳真至行政部進行歸檔，任何人不得據(jù)為己有。 B. 屬于辦事處保管的檔案：在每月十日前將檔案匯編成冊進行歸檔，并將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄進行統(tǒng)一保管。 3）監(jiān)督：辦事處經(jīng)理根據(jù) 內(nèi)勤 上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄， 進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督 內(nèi)勤 的檔案管理工作。 4）銷毀：須報公司批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。 5）辦事處檔案的分類及編號：內(nèi)勤對辦事處檔案進行分類后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。 6）在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種合同按《合同管理規(guī)定》處理。 7）借閱：因公事需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，辦事處員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦事處經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢及時歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線 等，更不能隨意亂放，以免遺失。 8）分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。 檔案備份制度 1）公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 2）各辦事處應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理制度》管理。 處理條例 1）有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50~500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 20 A. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 B. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案 C. 涂改、偽造檔案 D. 未及時上報歸檔或管理不善的檔 案管理者 E. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰） 責(zé)任 1）本制度適用于公司各辦事處。 2）本制度監(jiān)督責(zé)任者為各辦事處，第一責(zé)任人為各辦事處指定的資料管理員；第二責(zé)任人為辦事處經(jīng)理，并接受各職能部門的監(jiān)督。 （二）文書管理 總則 1）為加強各個辦事處制度化，規(guī)范化文書管理體系，特制定本制度。 2）文件傳遞細(xì)則 分類 1）須登記的文書范圍：結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求 2）外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、涵、會議紀(jì)要）、電報、傳真等等 3）本 部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對外業(yè)務(wù)文件 收文 1）本公司與外界往來的文件，由內(nèi)勤統(tǒng)一登記、收文。 2）內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各辦事處內(nèi)勤自行登記、收文、立卷、存檔。 分文 1）外來文件由辦事處內(nèi)勤登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送辦事處各有關(guān)部門處理。 2）內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。 以電子版檔案管理為主，實物檔案為輔，能存電子版檔案的，不必存實物檔案。 七、辦事處行政、人事管理制度 辦事處所屬人員的行政、人事工作由內(nèi)勤主管在行政部和人力資源部的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)，人員 的招聘、試用、錄用、晉升、離職等相應(yīng)事項，作如下規(guī)定，未盡 21 事項由辦事處參照公司的有關(guān)規(guī)定辦理。 （一）招聘 辦事處經(jīng)理根據(jù)公司所核定的編制進行銷售人員的招聘、考核、轉(zhuǎn)正。辦事處內(nèi)勤人員和副經(jīng)理級人員及以上人員由公司人力資源部負(fù)責(zé)招聘或調(diào)配，也可委托辦事處招聘，如各辦事處有合適人選，初步面試合格后可推薦到公司人力資源部審核，報營銷總監(jiān)批準(zhǔn)，方可入職。 人力資源部可授權(quán)辦事處經(jīng)理安排招聘工作，原則上招聘一律在公司統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)招聘平臺上發(fā)布招聘信息，一般情況下公司不為招聘工作提供費用。 人員確定后，由辦 事處內(nèi)勤負(fù)責(zé)按公司人力資源部管理規(guī)定控制人事流程，按新員工入職程序為其辦理入職、試用手續(xù)后，將相關(guān)材料的原件寄回人力資源部存檔，辦事處不再保留員工檔案。 新入職的員工，試用期屆滿前兩周，辦事處通知試用員工提交轉(zhuǎn)正申請和試用期工作總結(jié)，經(jīng)辦事處經(jīng)理批準(zhǔn)后，傳回人力資源部 按流程報批并 存檔，轉(zhuǎn)正考核未通過者，辦事處根據(jù)人員實際狀況終止試用或延長試用期，并報人力資源部審核。 （二）人事變動 晉升 （ 升職、升等、升級 ） 及降級 由辦事處 填寫《人事 異動 申請表》 并對申請人進行 考核，轉(zhuǎn) 人力資源部 簽注意見后，呈權(quán)限 領(lǐng)導(dǎo) 批 示 后執(zhí)行 。 調(diào)職 1）由辦事處 填寫《人事 異動 申請表》 ， 簽注意見后轉(zhuǎn)人力資源部 ，由人力資源部審核后， 呈權(quán)限 領(lǐng)導(dǎo) 核定。 2） 未批準(zhǔn)的升、降、調(diào)申請單退回 辦事處， 經(jīng)批準(zhǔn)的申請單則由 人力資源部 依據(jù)發(fā)布 《 人事 變 動通知 》 ，副本抄送 辦事處 及本人 。 3）在接到正式通知后，辦事處應(yīng)向行政人事部發(fā)放《移交工作清單》，按該清單要求， 限期 辦理有關(guān)工作移交手續(xù)， 審核 簽字 后，履任新職。 離職 1） 辭職 員工要求辭職，試用期內(nèi) 提前 知會；已轉(zhuǎn)正員工需要提前一個月申請辭職。合同期內(nèi) ， 提前三十天向辦事處提交《離職申請表》，由辦事處 經(jīng)理批準(zhǔn)辦理，內(nèi) 22 勤負(fù)責(zé)相關(guān)流程控制，接受公司人力資源部監(jiān)控并備案，其它部門予以配合。 2）辭退 A．公司根據(jù)員工的表現(xiàn)或經(jīng)營策略，需要辭退員工，由辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)，銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)流程控制，接受公司人力資源部監(jiān)控并備案，其它部門予以配合。 B．所屬員工因違反了公司規(guī)章制度、工作表現(xiàn)差或試用不合格而被辭退的，辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)，銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)流程控制，接受公司人力資源部監(jiān)控并備案，其它部門予以配合。 （三）考勤、請假 員工考勤和請假應(yīng)嚴(yán)格按照公司《考勤管理制度》執(zhí)行。 員工應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律。不遲到、早退、曠工。 不允許員工從事第二職業(yè)或?qū)ν饧媛毣顒?，但鼓勵員工利用業(yè)余時間參加升學(xué)考試、學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。 假期管理：為嚴(yán)格勞動制度 ， 加強公司對員工假期的管理 ， 對各種假期的申請和審批程序做如下規(guī)定。 1）事假：員工在工作期間 ， 因特殊情況可請事假。員工請事假需提前提出書面申請，填寫“請假單” ， 經(jīng)辦事處經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。未經(jīng)請假或請假未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自離開的 ， 按曠工處理。 2）病假：員工確實因病不能上班時 ， 應(yīng)填寫“請假單” ， 員工可享受每月 2天的有薪病假（須出具正規(guī)醫(yī)院開的休息證明）全年累計不超過 20 天（因公負(fù)傷者 除外） ， 超出部分按事假處理，由辦事處經(jīng)理審批。 3）辦事處經(jīng)理或副經(jīng)理及內(nèi)勤請假，須經(jīng)人力資源部審核，銷售總監(jiān)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 每月 1 日，辦事處將所屬人員上月的考勤情況匯總，填寫《員工出勤情況匯總表》由辦事處經(jīng)理、副經(jīng)理簽字后傳真至人力資源部，人力資源部據(jù)此核算薪資。 附：工作交接 內(nèi)勤人員 調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的 業(yè)務(wù) 工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。 接替人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。 尚未登記的帳目，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤叄⒃谧詈笠还P余額后加蓋 經(jīng)辦人員印章 整理應(yīng)該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料。 23 編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的 單據(jù) 、帳簿、報表、印章、現(xiàn)金、 收據(jù) 、文件、其他資料和物品等內(nèi)容 。 辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 由辦事處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交；接替人員要逐項核對點收。 現(xiàn)金根據(jù)帳簿有關(guān)記錄進行點交。庫存現(xiàn)金 與 帳簿記錄保持一致。 單據(jù) 、帳表和其他資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清原因，并在移交清冊中注明，由移交人員負(fù)責(zé)。 移交人員經(jīng)管的票據(jù)、印章和其他實物等，必須交接清楚 ， 交接完畢后，交 接雙方和監(jiān)交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章，并應(yīng)在移交注冊上注明：交接日期，交接雙方和監(jiān)交人員的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù)以及需要說明的問題和意見等。 移交清冊一般應(yīng)當(dāng)填制一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。 1 接替人員應(yīng)當(dāng)繼續(xù)使用移交的帳簿，不得自行另立新帳，以保持 原始憑證 記錄的連續(xù)性。 內(nèi)勤人員 臨時離職或者因病不能工作且需要接替或者代理的， 辦事處 負(fù)責(zé)人必須 及時通知營銷總部和人力資源部 指定有關(guān)人員接替或者代理，并辦理交接手續(xù)。臨時離職或者因病不能工作的會計人員恢復(fù)工作的，應(yīng)當(dāng)與接替或者代理人員辦理交接 手續(xù)。移交人員因病或者其他特殊原因不能親自辦理移交的，經(jīng) 辦事處負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，可由移交人員委托他人代辦移交，但委托人應(yīng)當(dāng)承擔(dān) 移交資料的真實性和合法性承擔(dān)相應(yīng)的法律 責(zé)任。 （六）獎罰 違反本管理辦法規(guī)定，有下列行為之一者，對直接負(fù)責(zé)辦事處負(fù)責(zé)人和直接負(fù)責(zé)人員 50 元以上 2021 元以下罰款。 1）支付款項不執(zhí)行授權(quán)批準(zhǔn)程序的，擅自挪用、借出貨幣資金的。 2）取得貨幣資金不及時入賬的。 3）未按要求對公司報送各類報表的。 4）未按照規(guī)定保管對賬單、調(diào)節(jié)表、現(xiàn)金盤點表等有關(guān)資料，致使資料損、丟失的。 5）未按時盤存和核對 貨幣資金賬面金額的。 6）向外泄露公司有關(guān)資金信息資料的。 以上條款所列行為之一的，構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。 24 八、辦事處專柜制作及物料采購的相關(guān)規(guī)定 (一 )專柜管理的適用范圍 公司為經(jīng)銷商和自營商場終端設(shè)計制作的所有的柜臺及柜臺相關(guān)物品。 (二 )專柜的管理、核算的部門及相關(guān)人員的職責(zé) 規(guī)定公司市場保障部為專柜的主管部門，全面負(fù)責(zé)專柜的設(shè)計、制作、驗收、維護維修、處置等工作。各辦事處作為專柜的分管部門，不但全力配合市場保障部的工作，而且對于各自管轄的專柜，要做日常維 護工作。相關(guān)責(zé)任人具體規(guī)定如下： ① .規(guī)定市場保障部 對專柜實行統(tǒng)一管理，對于流程中各個環(huán)節(jié)設(shè)置專人管理。其職責(zé)如下：保障公司專柜資產(chǎn)的安全完整，溝通、記錄和管理專柜的設(shè)計、制作、驗收、維護維修、處置、結(jié)算等工作 。 ② .各辦事處負(fù)責(zé)人為各自辦事處專柜資產(chǎn)的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)各自使用的專柜資產(chǎn)。 ③ .各辦事處負(fù)責(zé)人根據(jù)各自實際情況，對于各自使用的專柜資產(chǎn)制定具體責(zé)任人。其具體職責(zé)如下： ⑴ .及時準(zhǔn)確上報公司要求的專柜資產(chǎn)方面的各種表格， 并且對所上報的各種表格負(fù)責(zé)！ ⑵ .（自營商場營業(yè)員）對各自負(fù)責(zé)的自營商場 專柜資產(chǎn)做好防盜、防損、清潔等日常維護工作。 專柜資產(chǎn)的核算監(jiān)督部門及相關(guān)人員職責(zé) 規(guī)定公司財務(wù)部為專柜資產(chǎn)的核算監(jiān)督部門，對公司的專柜資產(chǎn)進行全面的監(jiān)督與核算。由資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)，對公司專柜資產(chǎn)購置、驗收、維護維修、處置、清查等工作進行監(jiān)督管理，同時登記《京潤珍珠固定資產(chǎn)卡片賬》、編制《京潤珍珠固定資產(chǎn)報表》等報表并及時上報，月末按照《企業(yè)會計準(zhǔn)則 固定資產(chǎn)》進行核算。 （三）管理內(nèi)容和相關(guān)要求 ① .自營市場專柜的設(shè)計 設(shè)計流程： 自營市場專柜的設(shè)計需填制《京潤珍珠專 柜設(shè)計單》，辦事處負(fù)責(zé)人 25 簽名后傳至市場保障部經(jīng)理簽名確認(rèn)后，最終交付到市場保障部設(shè)計師。設(shè)計師設(shè)計后按照《設(shè)計單》緊急程度，在規(guī)定的時間內(nèi)將《設(shè)計圖》回復(fù)申請部門。相關(guān)流程圖如下： 相關(guān)要求： ⑴ .設(shè)計單的上的相關(guān)內(nèi)容必須填寫清晰、準(zhǔn)確、齊全。特別是 注明 “設(shè)計制作要求”項目涉及的相關(guān)參數(shù)，對于未達(dá)到要求的《設(shè)計單》，市場保障部可拒絕受理！ ⑵ .為了避免工作的反復(fù)性，在有特殊要求或尺寸位置無法明確的情況下，應(yīng)標(biāo)明先出效果圖，確定后方可設(shè)計施工圖紙。 ⑶