歸檔文件整理規(guī)則概論(編輯修改稿)
2025-01-19 17:55 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 資變動審批表、 技術等級考核審批表、工資發(fā)放明細表等） （ 10） 本機關制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職 責等。 （ 11） 本單位財產(chǎn)、檔案交接憑證。 （ 12） 本機關編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機構沿革、 大事記、年鑒、組織史、志書等。 （ 13） 本機關請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的 批復。 “ 帳外文件 ” 的收集 第二部分 收集文件 （ 14） 本機關與外機關簽訂的各種合同、協(xié)議書等。 （ 15） 本機關調(diào)查研究時形成的文字材料。 （ 16） 新聞媒體（報社、電臺、電視臺、雜志社）報道、轉載本機關 工作活動的文章、圖片、采播通知單等。 （ 17） 本單位領導班子及成員的述職報告。 （ 18） 政府采購過程中所形成的報告、標書、合同等。 ①用戶申請報告、項目要求、設計方案等反映采購要求的文件； ②招標通知、競標登記、競標單位的標書、競標會議議程、專家 名單、專家意見、競標結果，采購合同記載競標和采購合同鑒定 過程的文件材料； ③合同變更、設計更改、驗收意見，合同執(zhí)行報告、爭議處理等 記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。 “ 帳外文件 ” 的收集 檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量 （ 1）收文的正件與附件是否齊全完整。 （ 2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。 （ 3）發(fā)文的發(fā)文處理單、印件、定稿是否齊全完整。 （ 4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應補齊。 （ 5）本機關的請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復是否齊全完整。 如不完整，可依照下列方法處理 。 第二部分 收集文件 檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量 對有批復缺請示的處理。 一般講，有批復肯定有請示，如缺請示文件，應認真查詢。一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復一起歸檔。 第二部分 收集文件 檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量 對有請示缺批復的處理。 ①有批復但未歸檔。 一是有關申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費的批復文件，一般習慣于由財務部門或業(yè)務部門直接用批復原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復原件和憑證一起歸入會計檔案，對此，應明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復原件交文書處理人員歸檔，并提供批復復印件與會計憑證一并歸檔。二是批復文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員直接取回后留存。對此應要回原件歸檔。 ②電話批復、口頭批復未形成文字，或未批復，但實際上已辦理，即成事實。 此類請示文件在歸檔之前，應由承辦人員在請示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。 第二部分 收集文件 檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量 ③直接在請示原件上批復的，將此份請示直接歸檔即可。 ④一個問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復的，將批復文件所針對的最后一份請示隨批復一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。 ⑤未批復也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。 如此類請示文件較多，已沒有批復的可能，可單獨整理。 第二部分 收集文件 content 第一部分 歸檔文件整理工作概述 第二部分 收集文件 第三部分 區(qū)分歸檔范圍 第四部分 保管期限 目 錄 反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。 其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。 機關工作活動中形成的
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