【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 購(gòu)置。 十 、 公司財(cái)務(wù)部、督察部應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。 十一 、 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 十二 、 所有員工對(duì)辦公用品必須愛(ài)護(hù)，勤儉節(jié)約 、 杜絕浪費(fèi) 、 禁止貪污，努力降低消耗、費(fèi)用。 十三 、《辦公設(shè)備用品領(lǐng)用登記表》 14 會(huì)議管理制度 AM/行政 006 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司會(huì)議管理，特將公司會(huì)議管理相關(guān)辦法 規(guī)定 如下： 一、公司例會(huì)規(guī)定 （一） 管理部級(jí)會(huì)議 管理部高層 會(huì)議： 參加人員： 董事 長(zhǎng)助理兼 總經(jīng)理、 分公司 副總經(jīng)理、 財(cái)務(wù)部總監(jiān)、綜合管理部總監(jiān) 。會(huì)議內(nèi)容：就公司短期工作計(jì)劃、公司現(xiàn)存問(wèn)題等進(jìn)行討論。會(huì)議地點(diǎn)： 公司會(huì)議室。會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)辦。 中高層會(huì)議： 每周六上午 9： 30 召開(kāi)。參加人員： 董事長(zhǎng)、董事長(zhǎng)助理兼 總經(jīng)理 、 分公司 副 總經(jīng)理 、 各部門負(fù)責(zé)人參加 。 會(huì)議內(nèi)容：各部門 負(fù)責(zé)人、各部門就一周以來(lái)各部門的工作、業(yè)務(wù)情況在會(huì)上匯報(bào)，并將工作中存在的或臨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題在會(huì)上提出。 管理部、總經(jīng)理對(duì)一周的工作進(jìn)行講評(píng)。會(huì)議地 點(diǎn) ：公司會(huì)議室。 會(huì)議主持：董事長(zhǎng)助理； 會(huì)議 組織 ： 行政部 ；會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)辦。 管理 人員晨會(huì)： 每周二、周六上午 8： 30 召開(kāi)，會(huì)議主持： 行政部 。 全年總結(jié)表彰大會(huì)： 每年春節(jié)后召開(kāi)。參加人員：公司全體管理人員（含主管、領(lǐng)班及員工代表。會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)當(dāng)時(shí)情況選址。由 綜合 部組織， 行政部 協(xié)助會(huì)議籌備。 （二） 物業(yè)公司級(jí)會(huì)議 物業(yè)公司駐場(chǎng)主管級(jí)以上會(huì)議： 時(shí)間由物業(yè)公司根據(jù)情況而定， 參加人員：物業(yè)公司駐場(chǎng)主管以上管理人員。會(huì)議地址：公司會(huì)議室 或培訓(xùn)室 。會(huì)議主持：物業(yè)公司負(fù)責(zé)人。會(huì)議紀(jì)要：物業(yè)公司文員。 物業(yè)公司班長(zhǎng)級(jí)以上會(huì)議： 時(shí)間由物業(yè)公司根據(jù)情況而定， 參加人員：物業(yè)公司班長(zhǎng)以上管理人員。會(huì) 議地址：公司會(huì)議室 或培訓(xùn)室 。會(huì)議主持：物業(yè)公司負(fù)責(zé)人。會(huì)議紀(jì)要：物業(yè)公司文員。 物業(yè)公司全體員工大會(huì)： 具體時(shí)間 及地點(diǎn) 由物業(yè)公司 負(fù)責(zé)人 通知。參加人員：物業(yè)公司全體員工。會(huì)議地點(diǎn)：創(chuàng)新中心起步園區(qū)。會(huì)議主持：物業(yè)公司負(fù)責(zé)人。會(huì)議紀(jì)要：物業(yè)公司文員。 （三） 保潔 公司 級(jí)會(huì)議 保潔部片區(qū)經(jīng)理級(jí)會(huì)議： 每周六上午中高層管理人員會(huì)議結(jié)束后召 開(kāi)。參加人員：保潔部片區(qū)、駐場(chǎng)經(jīng)理以上管理人員。會(huì)議地址：公司會(huì)議室。會(huì)議主持：保潔公司 經(jīng)理 ；會(huì)議記錄：保潔部文員 。 保潔部各片區(qū)主管領(lǐng)班會(huì)議： 不定期舉行 ，具體時(shí)間及地點(diǎn)由各 片區(qū)負(fù)責(zé)人確定并通知。會(huì)議主持：各片區(qū)經(jīng)理。 保潔部主管領(lǐng)班會(huì)議： 原則上 每月末 舉行 ，具體時(shí)間及地點(diǎn)由各片區(qū)負(fù)責(zé)人確定并通 15 知 。參加人員：保潔部各項(xiàng)目主管、領(lǐng)班以上管理人員。會(huì)議地址：公司六樓會(huì)議室。會(huì)議主持：保潔部 相關(guān) 負(fù)責(zé)人。會(huì)議紀(jì)要：業(yè)務(wù)部門文員。 保潔部片區(qū)全體會(huì)議： 原則上 每月一次，具體時(shí)間及地點(diǎn)由各片區(qū)負(fù)責(zé)人確定并通知。會(huì)議主持：各片區(qū)經(jīng)理。 （四）其他會(huì)議 公司“心連心”聯(lián)誼委員會(huì)： 具體時(shí)間及地點(diǎn)由“心連心”負(fù)責(zé)人確定并通知 。參加人員：“心連心”聯(lián)誼委員會(huì)會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、常委、委員。會(huì)議主持 ：會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)。會(huì)議紀(jì)要：副會(huì)長(zhǎng)。 工會(huì)委員會(huì) 月例會(huì) ： 具體時(shí)間及地點(diǎn)由工會(huì)負(fù)責(zé)人 確定并通知。 參加人員：工會(huì)主席、副主席、委員、經(jīng)審委主任、委員。會(huì)議主持：主席、副主席。會(huì)議紀(jì)要：副主席。 臨時(shí)性會(huì)議： 各部門、各級(jí)臨時(shí)會(huì)議由各部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人組織，具體時(shí)間及地點(diǎn)由會(huì)議召集人確定、通知。 各部門會(huì)議： 每周六上午中高層會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行。會(huì)議地點(diǎn)由各部門負(fù)責(zé)人確定。會(huì)議主持：各部門經(jīng)理。 培訓(xùn)會(huì)議 ： 由培訓(xùn) 科 召集確定參加人員及會(huì)議地點(diǎn)并通知相關(guān)人員參加。會(huì)議主持：培訓(xùn) 科 。 二、會(huì)議管理 所有需要開(kāi)會(huì) 的部門 需提前組織 ，查看有無(wú)其他部門使用以避免沖突 ， 各部門 提前通知 會(huì)議時(shí)間開(kāi)始及預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間、參會(huì)人員 等信息。 若需要使用公司投影儀等公共設(shè)備 或其他特殊要求（是否需要茶水、擺花、橫幅、白板、紙筆、席牌等）則要提前以聯(lián)絡(luò)函的形式通知總經(jīng)辦秘書處。 會(huì)議結(jié)束后 將 座位布置 復(fù)位，并打掃會(huì)議室清潔衛(wèi)生 。有特殊要求的，安排相應(yīng)的服務(wù)人員協(xié)助會(huì)議進(jìn)行。 三、會(huì)議室管理規(guī)定 會(huì)議室未經(jīng)許可，不得隨意進(jìn)入。 進(jìn)入會(huì)議室人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理制度， 保持清潔衛(wèi)生、切勿隨意損壞會(huì)議室任何物品。 會(huì)議室內(nèi)不得吸煙，亂扔 雜物。 會(huì)議室 使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的物資，不得隨意搬動(dòng)，拖拉，亂刻、亂劃、亂翻，如有損壞，照價(jià)賠償。 會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁隨意堆放任何雜物。 會(huì)議室離人關(guān)燈，關(guān)閉所有電源。 16 文檔管理制度 AM/行政 007 一、文件保密規(guī)定 為了保障公司的正常經(jīng)營(yíng)、管理、穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，保證公司機(jī)密不流失，信息不外泄，全體管理人員需提高保密意識(shí)，特制定相應(yīng)的文件保密管理制度，以此保證公司的情報(bào)安全。 保密范圍 公司的一切商業(yè)信息、營(yíng)銷方針、經(jīng)營(yíng)策略及技術(shù)、人事、行政、財(cái)務(wù)、工 資，各種管理制度等一切內(nèi)部情況均屬公司內(nèi)部人員應(yīng)嚴(yán)格保守秘密的范疇。 保密等級(jí) 公司所有文件分為四個(gè)等級(jí)： 最高級(jí)：絕密，公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；如公司經(jīng)營(yíng)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等方面的情報(bào)屬絕密情報(bào)，一般情況下只適用于公司高層掌握 ，高層以下借閱需經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn) 。 第二級(jí)：機(jī)密，如公司管理情況，技術(shù)、行政、人事等，機(jī)密文件的發(fā)放適用于公司中層以上管理人員。 第三級(jí)：秘密，如公司行政規(guī)定、人事任命、技術(shù)情況、質(zhì)檢情況等，秘密文件的發(fā)放適用于公司主管以上的管理人員。 第四級(jí)：一 般級(jí)，如公司內(nèi)刊、快報(bào)、表?yè)P(yáng)、通報(bào)等屬一般級(jí)文件，可發(fā)放至公司全體人員。 以上四級(jí)保密文件都屬公司內(nèi)部保密資料，各級(jí)管理人員及員工有責(zé)任有義務(wù)維護(hù)公司秘密，妥善保存收到的所有文件，不向無(wú)關(guān)人員透露公司情報(bào)并引導(dǎo)員工提高保密意識(shí)，共同維護(hù)公司利益。 其他文件保密規(guī)定參照《保密制度》。 二、歸檔管理 資料的形成 1） 公司各部門工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔。 2） 文件資料的形成與積累必須納入各部門工作計(jì)劃，在專（兼）職文檔管理人員崗位中予以明確。 3） 行政部 要對(duì)公司文件資料的形成、積 累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 歸檔文件的范圍 1） 各種上級(jí)下達(dá)的文件； 2） 公司下發(fā)、上報(bào)的文件； 17 3） 總經(jīng)理辦公會(huì)及各專項(xiàng)會(huì)議會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、公司章程； 4） 各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)； 5） 會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析； 6） 各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件、工程預(yù)決算； 7） 合作企業(yè)的專業(yè)資料及各種相關(guān)文件； 8） 電子文檔及聲像資料； 9） 其他應(yīng)歸檔的文件、材料。 10） 本制度第 2 條中第 款為永久保存； 11） 本制度第 2 條中第 8 款視其保存價(jià)值予以保存，但至少要保存 5 年 。 歸檔要求 1） 歸檔的文件資料必須字跡工整、紙張及文件、格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。 2） 歸檔的文件資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。 3） 保持歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。 4） 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。 5） 文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。 歸檔時(shí)間 1） 財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年度后，由財(cái)務(wù)部門暫時(shí)保管一年，一年后由財(cái)務(wù)部門編制清單，移交本公司檔案管理部門。 2） 文書及管理資料在次 年第四季度前經(jīng)由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后按歸檔要求整理后向檔案管理部門歸檔。 3） 公派學(xué)習(xí)人員獲得的文件材料應(yīng)在出差回單位后兩個(gè)月內(nèi)按歸檔要求及時(shí)歸檔。 歸檔數(shù)量 各類文件資料歸檔一式一份，主要的和利用頻繁的文件資料歸檔可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。 檔案的保管 1） 收文件資料時(shí)必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理好交接登記手續(xù)。 2） 存放文檔必須有專用柜架，在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 3） 每年底進(jìn)行一次資料的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到財(cái)物相符。對(duì) 破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。 4） 檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出的文件資料須在規(guī)定的時(shí)間 18 內(nèi)歸還。 檔案借閱 1） 公司員工都應(yīng)該重視保護(hù)檔案并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。 2） 各部門應(yīng)建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。 3） 借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。 4） 借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、拆卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件 上圈點(diǎn)、劃線和涂改，閱后及時(shí)歸還。 5） 借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問(wèn)題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補(bǔ)救并報(bào)主管高管及審批人員。 6） 檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。 7） 各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。 8） 調(diào)離人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。 9） 財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門經(jīng)理并總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)人 員因工作需要借閱的須經(jīng)財(cái)務(wù)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。 10） 人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、 分管總監(jiān)、 行政 、 人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。 三、文件打、復(fù)印制度 所有文件的審核及發(fā)放范圍要嚴(yán)格遵循文件打、復(fù)印制度執(zhí)行。 初稿打印出來(lái)后，必須仔細(xì)校稿，（程序：起草人 → 部門經(jīng)理 → 文員進(jìn)行），無(wú)誤后由行政經(jīng)理或行政主管進(jìn)行打?。?內(nèi)部文件一律用廢紙打印、或雙面打印，外用文件 用正式紙張）。 原則上文件打印、復(fù)印由 行政部 文員進(jìn)行。公司會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)打印。督察報(bào)告由督察經(jīng)理負(fù)責(zé)打印。 行政部 發(fā)放的文件需有登記。 所有公司文件必須統(tǒng)一格式。 公司工作人員根據(jù)工作需要，如需使用名片，遵循以下規(guī)定申辦： 1） 名片只作為工作聯(lián)絡(luò)使用。 2） 經(jīng)理級(jí)別以上人員及專職業(yè)務(wù)人員方擁有使用公司名片的權(quán)利。 3） 如需使用名片，由本人提出書面申請(qǐng)，經(jīng)直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送 行政部 ，由 行 19 政部 送總經(jīng)理審批后統(tǒng)一辦理。 4） 名片打印每人每次僅限 1— 2 盒，使用完畢后再申請(qǐng)；公司名片使用統(tǒng)一格式，個(gè)人無(wú)權(quán)更改。 公司內(nèi)所有電腦上禁用 U 盤， MP3 等物品；如需傳遞打印文件，請(qǐng)采用 等傳遞方式進(jìn)行，如有違者，一律沒(méi)收傳遞物品。 （特殊情況 下可以得到相關(guān)部門允許后可以使用 U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，如：網(wǎng)絡(luò)傳輸速度過(guò)慢、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障、急需或因工作需要外帶者可考慮。） 四、記錄 《發(fā)文處理箋》 《文件（資料）領(lǐng)取記錄》 《資料領(lǐng)用登記表》 《方案領(lǐng)用登記表》 20 工 裝 管 理 AM/行政 008 公司職員上班時(shí)間必須穿工裝（工裝分夏裝和冬裝），工裝款式由公司據(jù)時(shí)統(tǒng)一制作，個(gè)人承擔(dān)補(bǔ)貼外費(fèi)用。 一、 員工著裝規(guī)范 （一） 管理人員著裝規(guī)范： 公司管理人員工作時(shí)間著裝，要求一律以工裝為準(zhǔn)，上班前換上公司統(tǒng)一工裝。工裝應(yīng)經(jīng)常清洗，保持干凈整潔，無(wú)皺折、污漬，鈕扣無(wú)脫落。不亂卷衣袖、褲腳、衣袋不裝雜物、制服破損、吊扣、褶皺應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、熨燙。男士要求：系公司統(tǒng)一發(fā)放的領(lǐng)帶。 未領(lǐng)工裝的員工要求穿與公司工裝顏色、款式相近的職業(yè)裝。 著裝標(biāo)準(zhǔn)： 夏季著裝： 男 士：白色短袖襯衣，藏藍(lán)色西裝褲，銀黃白三色斜紋領(lǐng)帶，黑色皮鞋，深色襪子，佩帶公司工牌； 女 士： 公司條紋短袖襯衣，藏藍(lán)色西裝裙，肉色長(zhǎng)絲襪，黑色皮鞋（ 不穿露趾涼鞋） 。 冬季 著裝： 男 士：藏藍(lán)色西裝，白色長(zhǎng)袖襯衣，黑色尼大衣，銀黃白三色斜紋領(lǐng)帶，黑色皮鞋，深色襪子，佩帶公司工牌，； 女 士：藏藍(lán)色西裝，白色長(zhǎng)袖襯衣，蘭色尼大衣，黑色皮鞋，藍(lán)白紅三色絲巾，佩帶公司工牌。 公司男士 領(lǐng)帶節(jié)統(tǒng)一選用大三角（溫莎節(jié)）的打法（見(jiàn)下圖）。 4） 絲巾：上班時(shí)要求統(tǒng)一佩帶公司配發(fā)的 藍(lán)白紅三色絲 巾。絲巾的佩帶方法見(jiàn)下圖 : 21 （二） 一線員工著裝規(guī)范 ： 公司員工著裝要求一律以工裝為準(zhǔn)，著裝要求參照《禮儀規(guī)范》相關(guān)規(guī)定。