【文章內(nèi)容簡介】 購置。 十 、 公司財務部、督察部應當對有關(guān)采購活動進行監(jiān)督。 十一 、 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 十二 、 所有員工對辦公用品必須愛護，勤儉節(jié)約 、 杜絕浪費 、 禁止貪污，努力降低消耗、費用。 十三 、《辦公設(shè)備用品領(lǐng)用登記表》 14 會議管理制度 AM/行政 006 為進一步加強公司會議管理，特將公司會議管理相關(guān)辦法 規(guī)定 如下： 一、公司例會規(guī)定 （一） 管理部級會議 管理部高層 會議： 參加人員： 董事 長助理兼 總經(jīng)理、 分公司 副總經(jīng)理、 財務部總監(jiān)、綜合管理部總監(jiān) 。會議內(nèi)容：就公司短期工作計劃、公司現(xiàn)存問題等進行討論。會議地點： 公司會議室。會議紀要：總經(jīng)辦。 中高層會議： 每周六上午 9： 30 召開。參加人員： 董事長、董事長助理兼 總經(jīng)理 、 分公司 副 總經(jīng)理 、 各部門負責人參加 。 會議內(nèi)容：各部門 負責人、各部門就一周以來各部門的工作、業(yè)務情況在會上匯報，并將工作中存在的或臨時出現(xiàn)的問題在會上提出。 管理部、總經(jīng)理對一周的工作進行講評。會議地 點 ：公司會議室。 會議主持：董事長助理； 會議 組織 ： 行政部 ；會議紀要：總經(jīng)辦。 管理 人員晨會： 每周二、周六上午 8： 30 召開，會議主持： 行政部 。 全年總結(jié)表彰大會： 每年春節(jié)后召開。參加人員：公司全體管理人員（含主管、領(lǐng)班及員工代表。會議地點：根據(jù)當時情況選址。由 綜合 部組織， 行政部 協(xié)助會議籌備。 （二） 物業(yè)公司級會議 物業(yè)公司駐場主管級以上會議： 時間由物業(yè)公司根據(jù)情況而定， 參加人員：物業(yè)公司駐場主管以上管理人員。會議地址：公司會議室 或培訓室 。會議主持：物業(yè)公司負責人。會議紀要：物業(yè)公司文員。 物業(yè)公司班長級以上會議： 時間由物業(yè)公司根據(jù)情況而定， 參加人員：物業(yè)公司班長以上管理人員。會 議地址：公司會議室 或培訓室 。會議主持：物業(yè)公司負責人。會議紀要：物業(yè)公司文員。 物業(yè)公司全體員工大會： 具體時間 及地點 由物業(yè)公司 負責人 通知。參加人員：物業(yè)公司全體員工。會議地點：創(chuàng)新中心起步園區(qū)。會議主持：物業(yè)公司負責人。會議紀要：物業(yè)公司文員。 （三） 保潔 公司 級會議 保潔部片區(qū)經(jīng)理級會議： 每周六上午中高層管理人員會議結(jié)束后召 開。參加人員：保潔部片區(qū)、駐場經(jīng)理以上管理人員。會議地址：公司會議室。會議主持：保潔公司 經(jīng)理 ；會議記錄：保潔部文員 。 保潔部各片區(qū)主管領(lǐng)班會議： 不定期舉行 ，具體時間及地點由各 片區(qū)負責人確定并通知。會議主持：各片區(qū)經(jīng)理。 保潔部主管領(lǐng)班會議： 原則上 每月末 舉行 ，具體時間及地點由各片區(qū)負責人確定并通 15 知 。參加人員：保潔部各項目主管、領(lǐng)班以上管理人員。會議地址：公司六樓會議室。會議主持：保潔部 相關(guān) 負責人。會議紀要：業(yè)務部門文員。 保潔部片區(qū)全體會議： 原則上 每月一次，具體時間及地點由各片區(qū)負責人確定并通知。會議主持：各片區(qū)經(jīng)理。 （四）其他會議 公司“心連心”聯(lián)誼委員會： 具體時間及地點由“心連心”負責人確定并通知 。參加人員：“心連心”聯(lián)誼委員會會長、副會長、常委、委員。會議主持 ：會長、副會長。會議紀要：副會長。 工會委員會 月例會 ： 具體時間及地點由工會負責人 確定并通知。 參加人員：工會主席、副主席、委員、經(jīng)審委主任、委員。會議主持：主席、副主席。會議紀要：副主席。 臨時性會議： 各部門、各級臨時會議由各部門及相關(guān)負責人組織，具體時間及地點由會議召集人確定、通知。 各部門會議： 每周六上午中高層會議結(jié)束后進行。會議地點由各部門負責人確定。會議主持：各部門經(jīng)理。 培訓會議 ： 由培訓 科 召集確定參加人員及會議地點并通知相關(guān)人員參加。會議主持：培訓 科 。 二、會議管理 所有需要開會 的部門 需提前組織 ，查看有無其他部門使用以避免沖突 ， 各部門 提前通知 會議時間開始及預計結(jié)束時間、參會人員 等信息。 若需要使用公司投影儀等公共設(shè)備 或其他特殊要求（是否需要茶水、擺花、橫幅、白板、紙筆、席牌等）則要提前以聯(lián)絡(luò)函的形式通知總經(jīng)辦秘書處。 會議結(jié)束后 將 座位布置 復位，并打掃會議室清潔衛(wèi)生 。有特殊要求的，安排相應的服務人員協(xié)助會議進行。 三、會議室管理規(guī)定 會議室未經(jīng)許可，不得隨意進入。 進入會議室人員應嚴格遵守會議室管理制度， 保持清潔衛(wèi)生、切勿隨意損壞會議室任何物品。 會議室內(nèi)不得吸煙，亂扔 雜物。 會議室 使用者應愛護會議室內(nèi)的物資，不得隨意搬動，拖拉，亂刻、亂劃、亂翻，如有損壞，照價賠償。 會議室內(nèi)嚴禁隨意堆放任何雜物。 會議室離人關(guān)燈，關(guān)閉所有電源。 16 文檔管理制度 AM/行政 007 一、文件保密規(guī)定 為了保障公司的正常經(jīng)營、管理、穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，保證公司機密不流失，信息不外泄，全體管理人員需提高保密意識，特制定相應的文件保密管理制度，以此保證公司的情報安全。 保密范圍 公司的一切商業(yè)信息、營銷方針、經(jīng)營策略及技術(shù)、人事、行政、財務、工 資，各種管理制度等一切內(nèi)部情況均屬公司內(nèi)部人員應嚴格保守秘密的范疇。 保密等級 公司所有文件分為四個等級： 最高級：絕密，公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；如公司經(jīng)營、營銷、財務等方面的情報屬絕密情報，一般情況下只適用于公司高層掌握 ，高層以下借閱需經(jīng)董事長批準 。 第二級：機密，如公司管理情況，技術(shù)、行政、人事等，機密文件的發(fā)放適用于公司中層以上管理人員。 第三級：秘密，如公司行政規(guī)定、人事任命、技術(shù)情況、質(zhì)檢情況等，秘密文件的發(fā)放適用于公司主管以上的管理人員。 第四級：一 般級，如公司內(nèi)刊、快報、表揚、通報等屬一般級文件，可發(fā)放至公司全體人員。 以上四級保密文件都屬公司內(nèi)部保密資料，各級管理人員及員工有責任有義務維護公司秘密，妥善保存收到的所有文件，不向無關(guān)人員透露公司情報并引導員工提高保密意識，共同維護公司利益。 其他文件保密規(guī)定參照《保密制度》。 二、歸檔管理 資料的形成 1） 公司各部門工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔。 2） 文件資料的形成與積累必須納入各部門工作計劃，在專（兼）職文檔管理人員崗位中予以明確。 3） 行政部 要對公司文件資料的形成、積 累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。 歸檔文件的范圍 1） 各種上級下達的文件； 2） 公司下發(fā)、上報的文件； 17 3） 總經(jīng)理辦公會及各專項會議會議記錄、紀要、決議、公司章程； 4） 各項計劃、檢查、總結(jié)； 5） 會計憑證、報表、財務分析； 6） 各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件、工程預決算； 7） 合作企業(yè)的專業(yè)資料及各種相關(guān)文件； 8） 電子文檔及聲像資料； 9） 其他應歸檔的文件、材料。 10） 本制度第 2 條中第 款為永久保存； 11） 本制度第 2 條中第 8 款視其保存價值予以保存，但至少要保存 5 年 。 歸檔要求 1） 歸檔的文件資料必須字跡工整、紙張及文件、格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。 2） 歸檔的文件資料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。 3） 保持歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編目編號。檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。 4） 案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。 5） 文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。 歸檔時間 1） 財務檔案在會計年度后，由財務部門暫時保管一年，一年后由財務部門編制清單，移交本公司檔案管理部門。 2） 文書及管理資料在次 年第四季度前經(jīng)由各職能部門負責人審定后按歸檔要求整理后向檔案管理部門歸檔。 3） 公派學習人員獲得的文件材料應在出差回單位后兩個月內(nèi)按歸檔要求及時歸檔。 歸檔數(shù)量 各類文件資料歸檔一式一份，主要的和利用頻繁的文件資料歸檔可一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。 檔案的保管 1） 收文件資料時必須認真驗收，并辦理好交接登記手續(xù)。 2） 存放文檔必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 3） 每年底進行一次資料的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到財物相符。對 破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和復制。 4） 檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出的文件資料須在規(guī)定的時間 18 內(nèi)歸還。 檔案借閱 1） 公司員工都應該重視保護檔案并按閱檔批準權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。 2） 各部門應建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。 3） 借出和歸還檔案時，應辦理清點、簽名登記手續(xù)，檔案管理員和借閱者當面核對清楚。 4） 借閱人必須愛護檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、拆卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件 上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。 5） 借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數(shù)、頁數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。 6） 檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。 7） 各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。 8） 調(diào)離人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。 9） 財務人員查閱財務檔案須經(jīng)財務部門經(jīng)理并總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準。財務人 員因工作需要借閱的須經(jīng)財務部門經(jīng)理批準。 10） 人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、 分管總監(jiān)、 行政 、 人事部負責人以外任何人不準借閱。 三、文件打、復印制度 所有文件的審核及發(fā)放范圍要嚴格遵循文件打、復印制度執(zhí)行。 初稿打印出來后，必須仔細校稿，（程序：起草人 → 部門經(jīng)理 → 文員進行），無誤后由行政經(jīng)理或行政主管進行打?。?內(nèi)部文件一律用廢紙打印、或雙面打印，外用文件 用正式紙張）。 原則上文件打印、復印由 行政部 文員進行。公司會議紀要由總經(jīng)辦文員負責打印。督察報告由督察經(jīng)理負責打印。 行政部 發(fā)放的文件需有登記。 所有公司文件必須統(tǒng)一格式。 公司工作人員根據(jù)工作需要，如需使用名片，遵循以下規(guī)定申辦： 1） 名片只作為工作聯(lián)絡(luò)使用。 2） 經(jīng)理級別以上人員及專職業(yè)務人員方擁有使用公司名片的權(quán)利。 3） 如需使用名片，由本人提出書面申請，經(jīng)直接上級領(lǐng)導簽字后，送 行政部 ，由 行 19 政部 送總經(jīng)理審批后統(tǒng)一辦理。 4） 名片打印每人每次僅限 1— 2 盒，使用完畢后再申請；公司名片使用統(tǒng)一格式，個人無權(quán)更改。 公司內(nèi)所有電腦上禁用 U 盤， MP3 等物品；如需傳遞打印文件，請采用 等傳遞方式進行，如有違者，一律沒收傳遞物品。 （特殊情況 下可以得到相關(guān)部門允許后可以使用 U盤等移動存儲設(shè)備，如：網(wǎng)絡(luò)傳輸速度過慢、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障、急需或因工作需要外帶者可考慮。） 四、記錄 《發(fā)文處理箋》 《文件（資料）領(lǐng)取記錄》 《資料領(lǐng)用登記表》 《方案領(lǐng)用登記表》 20 工 裝 管 理 AM/行政 008 公司職員上班時間必須穿工裝（工裝分夏裝和冬裝），工裝款式由公司據(jù)時統(tǒng)一制作，個人承擔補貼外費用。 一、 員工著裝規(guī)范 （一） 管理人員著裝規(guī)范： 公司管理人員工作時間著裝，要求一律以工裝為準，上班前換上公司統(tǒng)一工裝。工裝應經(jīng)常清洗，保持干凈整潔，無皺折、污漬，鈕扣無脫落。不亂卷衣袖、褲腳、衣袋不裝雜物、制服破損、吊扣、褶皺應及時修補、熨燙。男士要求：系公司統(tǒng)一發(fā)放的領(lǐng)帶。 未領(lǐng)工裝的員工要求穿與公司工裝顏色、款式相近的職業(yè)裝。 著裝標準： 夏季著裝： 男 士：白色短袖襯衣，藏藍色西裝褲，銀黃白三色斜紋領(lǐng)帶，黑色皮鞋，深色襪子，佩帶公司工牌； 女 士： 公司條紋短袖襯衣，藏藍色西裝裙，肉色長絲襪，黑色皮鞋（ 不穿露趾涼鞋） 。 冬季 著裝： 男 士：藏藍色西裝，白色長袖襯衣，黑色尼大衣，銀黃白三色斜紋領(lǐng)帶，黑色皮鞋，深色襪子，佩帶公司工牌，； 女 士：藏藍色西裝，白色長袖襯衣，蘭色尼大衣，黑色皮鞋，藍白紅三色絲巾，佩帶公司工牌。 公司男士 領(lǐng)帶節(jié)統(tǒng)一選用大三角（溫莎節(jié)）的打法（見下圖）。 4） 絲巾：上班時要求統(tǒng)一佩帶公司配發(fā)的 藍白紅三色絲 巾。絲巾的佩帶方法見下圖 : 21 （二） 一線員工著裝規(guī)范 ： 公司員工著裝要求一律以工裝為準，著裝要求參照《禮儀規(guī)范》相關(guān)規(guī)定。