【文章內(nèi)容簡介】 每日由行政部圍繞工作的若干方面，如：員工儀容儀表、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施運轉(zhuǎn)狀況，衛(wèi)生狀況等，做出專項督導(dǎo)檢查計劃進行督導(dǎo)檢查。 2） 各部門根據(jù)行政部計劃，做出相應(yīng)的部門督導(dǎo)檢查計劃。 ③明察暗訪： 1） 不定 期邀請本行業(yè)的專家，以客人身份住酒店，對酒店存在的問題進行檢查。 2） 暗訪的專家可采取固定邀清形式， 1年 2 至 3 次，每次數(shù)日，酒店提供食宿，也可采取不固定形式， 1年若干人，免費食宿。 3） 這種形式需采取秘密形式，只有總經(jīng)理及行政部了解。 4） 暗查后，暗查人員需在離店前拿出一份暗察報告交行政部，整理后呈送總經(jīng)理。 七、車輛出車程序與標準 1. 準備工作 1） 上班第一件事：檢查所負責(zé)車輛的清潔衛(wèi)生、油量及其他基本車況，及時加油、洗車。 2） 在辦公室等候出車。 2. 司機接到出車任務(wù)單后要仔細閱讀，尤其是對等候地點、出車時間、乘車人及其去向要了解 清楚。 1） 持汽車使用調(diào)度單領(lǐng)取車鑰匙和有關(guān)證件。 2） 提前做好車輛的內(nèi)外清潔衛(wèi)生，檢查儲油量和水電及其儀表運轉(zhuǎn)情況，符合要求再出車。 3. 載客行駛 1） 衣、發(fā)整潔。 2） 待客人入座，放好行李后，關(guān)上車門，發(fā)動車輛。 3） 如客人中途要求下車需問清等候的時間及地點。 4） 有禮貌地回答客人所提問題，熱情幫助乘客解決臨時遇到的困難。 5） 行車到達目的地后，打開車門請客人下車，與客人告別并目14 送客人離開。 6） 駕車返回前檢查客人坐位，如有遺忘物品及時送還客人。 4. 收尾工作 5） 成出車任務(wù)后，回酒店將車輛停放在指定位置，檢查車況，如未到下班時間和沒有出車任務(wù)則 安排加油、洗車。 6） 關(guān)閉電源，鎖好車門。 7） 將車鑰匙交回保安部值班室，填寫出車記錄表。 8） 回到辦公室，向主管簡單匯報出車情況。填寫用車日報表，包括去向、出車時間、行駛公里等。 9） 保管好出車任務(wù)單，月末統(tǒng)一結(jié)算。 10） 在辦公室等候出車任務(wù)。 第四節(jié) 管理制度 一、文件管理制度 □ 總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合本酒店的實際情況，特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，本酒店上報下發(fā)的各種文件、資料。 第三條 酒店各類文件由行政辦公室（以下簡稱行政辦）歸口管理。 □ 收文的管理 第四條 公文的簽收 凡來酒店公啟文件（除酒店領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由行政辦文員登記簽收、拆封。 第五條 公文的編號保管 1． 行政辦文員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理單”，并分類登記編號、保管。須由酒店承辦或歸檔的酒店領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，酒店領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交總辦辦理正常手續(xù)。 2． 本酒店外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交行政辦文員進行登記編號保管，不得個人保存。 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1． 凡正式文件均需由行政辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政文員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送酒店領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門 閱辦。為避免文件積壓誤事，一般15 應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2． 一般函、電、單據(jù)等，分別由行政文員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 3． 為加速文件運轉(zhuǎn)，文員應(yīng)在當天或第二天將文件送到酒店領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。 第七條 文件的傳閱與催辦。 1. 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。 2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當 天閱完后應(yīng)在下班前將文件交總辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”總辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 3. 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 4. 文件閱完后，應(yīng)送交行政辦文員，切忌亂傳。 5. 行政辦秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。 □ 發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文 的規(guī)定 1. 全酒店上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在行政部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 2. 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，發(fā)文應(yīng)向酒店提出發(fā)文申請，并將文件底稿交行政辦審核。 3. 對全酒店影響較大，須由總經(jīng)理簽發(fā)。其余文件均由執(zhí)行總經(jīng)理批準簽發(fā)。 第九條 發(fā)文的范圍： 1. 凡是以酒店名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。 2. 酒店下發(fā)文件主要用于： 16 1） 公布全酒店規(guī)章制度； 2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的酒店文件； 3） 公布酒店體制機構(gòu)變動或干部任免事項 ； 4） 公布全酒店性的重大經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 5） 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報； 6） 其他有關(guān)全酒店的重大事項； 3. 酒店上行文、外發(fā)文主要用于： 1） 對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定； 2） 有關(guān)酒店重大經(jīng)營管理、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建工作等事宜。 □ 發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定； 1. 各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向行政辦提出申請； 2. 行政辦同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以上級指示或工作實際需要草擬文件初稿； 3. 草擬文稿必須從酒店角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴 禁使用鉛筆、紅墨水和彩筆書寫； 4. 文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級； 5. 行政辦應(yīng)根據(jù)酒店的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿； 6. 所有正式文件統(tǒng)一使用 A4紙型； 7. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 8. 經(jīng)行政辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）； 9. 對審核時有修改的，應(yīng)由擬稿部門重新打印 清楚； 10. 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付審批前送會簽部門會簽； 11. 文稿審核會簽后，按批件權(quán)限的規(guī)定分別呈送執(zhí)行總經(jīng)理、總經(jīng)理審定批準簽發(fā)； 17 12. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交行政辦文員統(tǒng)一編號送打字室打?。? 13. 文件打字后，由行政辦派專人按數(shù)印刷，再由行政辦文員負責(zé)分發(fā)文件，行政辦文員負責(zé)檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，行政辦文員應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 □ 文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須行政辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸 還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條 行政辦文員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本酒店文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、催辦檢查工作。 □ 文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： 1. 凡下列文件統(tǒng)一由行政辦負責(zé)歸檔： 1） 上級機關(guān)來文，包括上級對酒店報告、申請的批復(fù)； 2） 酒店發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀 要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等； 3） 酒店總經(jīng)理辦公會議、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； 4） 酒店職代會、工會委員會、團代會等酒店一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等； 5） 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本酒店在會上匯報發(fā)言材料等； 6） 上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來酒店檢查視察工作的報告、批示記錄，以及本酒店向上級進行匯報的提綱和材料； 18 7） 反映本酒店生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及酒店領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像制品； 8） 酒店日志和大事記； 9） 酒店向上 級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。 第十六條 立卷要求 1. 文件立卷應(yīng)按照年度、期限、機構(gòu)順序，分門別類地進行整理歸檔。 2. 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。 □ 文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復(fù)和無保存價值的文件，行政辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 二、印章、介紹信的管理規(guī)定 第一條 1. 各部門的印章，由各部門經(jīng)理保管，酒店印章由總經(jīng)理自行保管。 2. 未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，印章 保管人員不得委托他人代為保管、使用印章。不得將印章攜出辦公室。 第二條 印章必須妥善保管、隨用隨取，用后立即存放原處，并及時上鎖。 第三條 下列情況可以使用酒店印章： 1. 以酒店名義對外發(fā)出的公文； 2. 以酒店名義對外聯(lián)系、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等； 3. 以酒店名義與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等； 4. 本單位