世界500強(qiáng)前十央企集團(tuán)公司子公司會(huì)務(wù)接待工作手冊(編輯修改稿)
2025-06-27 02:15 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，接待人員將擬定的接待計(jì)劃及相關(guān)資料分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和出席人員。重要會(huì)談，還應(yīng)準(zhǔn)備多媒體設(shè)備，制作領(lǐng)導(dǎo)名牌，注意領(lǐng)導(dǎo)排位。若有需要，還要聯(lián)系相關(guān)新聞媒體進(jìn)行報(bào)道，請專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。（二）會(huì)談當(dāng)天的準(zhǔn)備工作當(dāng)天，接待人員應(yīng)提前檢查會(huì)場的布置情況。保證會(huì)場整齊干凈，有足夠的座椅，有工作人員倒茶。如有需要，還要調(diào)試多媒體設(shè)備，擺放領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌和鮮花。如有媒體參與，還應(yīng)特意為媒體準(zhǔn)備一份介紹會(huì)談概況的新聞稿。（三）會(huì)談接待人員將來賓引領(lǐng)至?xí)劦攸c(diǎn)后，先進(jìn)行主客之間的相互介紹。按照禮儀，應(yīng)先把賓客介紹給主人，再把主人介紹給賓客。會(huì)談期間，接待人員應(yīng)坐在出入方便的位置，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和來賓的需要隨時(shí)提供服務(wù)。接待人員應(yīng)注意會(huì)談的節(jié)奏，如需要，委婉地提醒相關(guān)人員把握時(shí)間。（四）會(huì)談結(jié)束會(huì)談結(jié)束，接待人員應(yīng)注意清理會(huì)場的工作，如回收會(huì)議資料；領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌；與相關(guān)媒體聯(lián)系，撰寫新聞稿、跟進(jìn)報(bào)道等。如有11需要，盡快整理完成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳遞給與會(huì)人員。五、參觀根據(jù)來賓的要求及公司的實(shí)際情況，可安排一些參觀活動(dòng)。根據(jù)來訪者的不同要求來選擇。如果對方想了解廣州的歷史文化，一般可選擇陳家祠、南越王墓博物館、中山紀(jì)念堂等具有廣州地方特色的景點(diǎn)；若對方希望參觀廣州市區(qū)、購買廣州特產(chǎn)，則可以選擇天河城廣場、北京路步行街等商業(yè)區(qū)。來賓要求進(jìn)行校外參觀時(shí)，接待人員可根據(jù)具體情況決定是否需要全程陪同。如果需要陪同，應(yīng)事先策劃好參觀路線，收集要參觀景點(diǎn)或地區(qū)的有關(guān)信息，屆時(shí)為來賓介紹。同時(shí)還要安排車輛，預(yù)留經(jīng)費(fèi)，在車上準(zhǔn)備充足的飲水，還應(yīng)根據(jù)天氣情況準(zhǔn)備雨傘。如果來賓自行參觀游覽，接待人員也應(yīng)該向來賓提供充足的信息，包括天氣狀況、景點(diǎn)概況及特色、周圍交通情況等。六、住宿來賓如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。視來賓情況可在房間里準(zhǔn)備適量的水果和鮮花，若是大型會(huì)議，可提前在房間內(nèi)放置會(huì)議流程和公司簡介。接待人員將來賓送至賓館后，應(yīng)清楚的告知對方隨后的日程安排及下次見面的時(shí)間地點(diǎn)。如有需要，接待人員可要求賓館提供“早上叫醒” 服務(wù)，以免延誤時(shí)間。如果來賓遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，向來賓詢問情況。切忌直接到對方房間外敲門。12七、餐飲餐飲宴請是接待工作中很常見的環(huán)節(jié)。接待餐飲的主要原則為：節(jié)儉大方、具有地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)慣、重點(diǎn)照顧客人飲食愛好，避免鋪張浪費(fèi)。（一）確定宴請規(guī)格和形式宴請的規(guī)格，以宴請目的和主要賓客的身份地位而定。宴請形式的確定要參考宴請的緣由、被邀請主賓的職務(wù)身份及宴請對象的飲食習(xí)慣而定，例如是采用中餐還是西餐，以酒會(huì)還是茶會(huì)方式舉辦等。（二）確定宴請地點(diǎn)確定宴請地點(diǎn)應(yīng)遵循以下原則：與宴請目的、性質(zhì)和主賓的身份地位相適應(yīng)；能夠充分表達(dá)對客人的敬意；同時(shí)交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價(jià)格合理、服務(wù)到位。接待人員應(yīng)準(zhǔn)備好經(jīng)費(fèi)和車輛。接待人員應(yīng)根據(jù)就餐人數(shù)提前預(yù)定進(jìn)餐地點(diǎn)，用餐房間或席位，并預(yù)留余地。提前將用餐的時(shí)間和地點(diǎn)通知有關(guān)參加人員，舉行正式宴請應(yīng)發(fā)請柬。若是級別較高的宴請，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次安排、領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。（三）現(xiàn)場布置若較正式的宴請，工作人員應(yīng)提前到場進(jìn)行布置。其具體工作內(nèi)容有：在餐廳門口設(shè)立歡迎指示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請，應(yīng)布置領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位的分配和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位?，F(xiàn)場布置應(yīng)莊重大方，可適當(dāng)點(diǎn)綴鮮花。13（四）中餐宴請點(diǎn)菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，確定菜單。菜式一般以清淡為宜，突出廣州風(fēng)味及餐廳特色，同時(shí)充分考慮客人、尤其是主賓的飲食習(xí)慣、口味好惡、宗教禁忌、健康狀況等具體情況，切忌奇巧怪異的食品。點(diǎn)菜應(yīng)量力而行，適當(dāng)控制，略有盈余，用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在宴請重要客人時(shí)，可以采用分餐上菜的形式。要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)木扑嬃?，?guī)模較大的宴會(huì)，酒水最好準(zhǔn)備三種以上。進(jìn)餐：宴請前，主人應(yīng)提前到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn)迎接客人；如果客人之間不認(rèn)識或不熟悉，主人應(yīng)熱情地為其介紹；有一定社會(huì)地位的貴賓到來后，應(yīng)先將其迎進(jìn)接待室休息，并安排身份相同的人員陪同，待客人到齊后，主人再陪同貴賓一同進(jìn)入宴會(huì)廳。工作人員坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略騰出空間以方便上菜。開餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯的進(jìn)度，適時(shí)提醒服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)及時(shí)加菜。宴會(huì)一般控制在一個(gè)半小時(shí)左右為宜，最多不超過兩個(gè)小時(shí)。工作人員應(yīng)避免當(dāng)著客人面看帳或付款。送別：如有司機(jī)另外進(jìn)餐，工作人員應(yīng)在進(jìn)餐即將結(jié)束時(shí)及時(shí)通知司機(jī)到位。宴請結(jié)束后，可由工作人員將來賓送至下榻酒店。（五）自助餐自助餐，有時(shí)亦稱冷餐會(huì)，是目前國際上所通行的一種非正式的西式宴會(huì)。自助餐具有如下幾條明顯的長處。14其一，可以免排座次。正規(guī)的自助餐，往往不固定用餐者的座次。這樣既可免除座次排列之勞，也便于用餐者自由地進(jìn)行交際。
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