集團公司行政工作手冊(編輯修改稿)
2025-07-16 12:30 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來不夠嚴格，對領導和熟人較寬，對基層和陌生人較嚴；防止“重檔案整理，輕手段保障”。注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時，檔案保管安全措施的硬手段應引起重視。第五部分 印章管理 一、印章管理流程及要求（一）印章領取流程集團總裁簽字確認分公司負責人簽字確認用章領取申請分公司相關責任人存檔結(jié)束控股集團檔案室領取控股集團董事局辦公室負責人簽字確認（二）印章使用流程部門負責人簽字確認經(jīng)辦人簽字確認填寫用章審批表存檔、結(jié)束第一負責人簽字確認蓋章二、印章管理注意事項各子（分）公司應設置專門的電子保險柜用于公司公章和合同專用章的存放，由總經(jīng)理保管保險柜密碼，總經(jīng)理指定的企管辦主任保管鑰匙；保險柜鑰匙不得亂丟亂放，密碼不得私自泄露。財務專用章和法人章應分開保管，財務專用章由財務負責人領取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負責人領取和保管。保管人應在《印章保管登記表》上記錄簽名。保險柜密碼必須3個月更換一次；印章原則上不允許帶出公司；子分公司、項目部不得私刻任何印章(未經(jīng)董事會同意)；每份蓋章的合同、文件必須留存原件（不論文件多少頁等情況）；嚴禁在空白紙上蓋章；所有用章文件必須由印章管理員親自蓋章；子分公司、項目部關于施工簽證、變更類的文件需要用章的，必須由分管總裁簽署意見，否則不得蓋章；子分公司、項目部關于抵押、擔保、過戶、融資、工商變更與注銷等類特別重要的合同、文件用章必須請示集團董事會辦公室。董事長簽字的可除外；用章文件頁數(shù)超過2頁（含2頁）的，必須加蓋騎縫章；員工要求公司出具收入證明、實習證明、工作證明等情況的，印章管理員應審核文件內(nèi)容，要求人資部、財務部等相關領導簽字，證明與事實相符，否則不予蓋章，更不能在文件中出現(xiàn)任何擔保類的表述；1僅有簽字和蓋章而本頁無正文內(nèi)容的頁面（簽字頁），如需蓋章，必須和前面正文內(nèi)容加蓋騎縫章或在本頁正（反）面說明用途或相關情況，否則不予蓋章；1申請蓋章的合同或其他文件必須內(nèi)容填寫完整（含抬頭、備注、空格、領導簽名等），一律不能留有空白，無須填寫處應劃掉。嚴禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章；1嚴禁私自辦理印章交接手續(xù)；1合同正文原則上不能有手寫修改之處，如必須修改相應內(nèi)容的應當由合同雙方領導簽字并加蓋公章，否則不予蓋章；1一式多份的合同、文件須審核每份是否內(nèi)容一致；1作廢或損壞的印章不得私自銷毀，必須由總經(jīng)理帶回集團總部檔案室予以統(tǒng)一封存；1合同落款處須有子分公司（或項目部）總經(jīng)理或其授權人簽字，如無簽字的予以退回補簽。并且必須根據(jù)合同金額大小由對應權限的領導簽署，不得越權越級代為簽署；1印章使用審批表上的用章次數(shù)應大寫；1原則上，合同必須由對方先蓋章。第六部分 車輛管理一、車輛預約范圍：為了促進集團公務用車管理規(guī)范化，提高小車使用效益，特制定本制度。集團下屬各子（分）公司參照本制度執(zhí)行。用車范圍：以下情況可安排用車集團、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）；集團總裁級及以上領導因公出差至子（分）公司；集團總部總經(jīng)理及以下人員去項目公司項目公司不得安排車輛接送。其他特殊情況。二、車輛預約使用流程集團總部用車流程：部門負責人審批確認經(jīng)辦人填寫OA流程(控股集團用車申請流程) 南京 南京 市外 市內(nèi) 用車 用車 車輛使用完畢費用結(jié)算控股集團董事局辦公室負責人審批確認控股集團車隊審批確認分公司用車流程：分公司負責人簽字確認部門負責人簽字確認經(jīng)辦人填寫用車申請單辦公室負責人派車費用結(jié)算車輛使用完畢三、車輛注意事項（一） 用車預約申請非緊急、特殊事務，各部門用車必須提前一天進行預約；預約用車者必須按預約用車時間準時用車，如有變動，至少應在所約時間前半天通知車輛管理部門；集團總部長途用車必須有總裁級領導及董事局辦公室負責人簽字，子（分）公司長途用車必須有分公司第一負責人簽字；各子（分）公司車輛每次外出，駕駛員必須接到派車單后方可出車，每次出車回到公司后駕駛員必須填寫出車記錄；（二）特殊情況：因不可抗力因素，難以履行預約手續(xù)，且急需用車的（如工傷、急診、危機公關等與 相關的緊急事件等），小車班或各項目公司可根據(jù)車輛的狀況給與派車，但用車部門需于一天內(nèi)補齊相關手續(xù)。公司組織的集體活動，如確需用車的，集團總部必須經(jīng)過總裁級領導批準，子（分）公司必須經(jīng)過第一負責人批準，否則不予派車。第七部分 接待管理一、總則接待是集團公司行政事務和公關活動的重要部分，為了加強對外公共關系、提高宣傳效果、樹立公司良好的外部形象，規(guī)范接待工作，特制定本制度。接待包括集團所屬各部門和各子（分）公司經(jīng)營管理活動所必須的會談、接送、食宿、購票和陪同參觀等方面的安排和工作。適用于集團公司各事業(yè)部、各部門和各子（分）公司。二、接待流程分公司負責人簽字確認部門負責人簽字確認填寫接待申請單用餐準備禮品準備參觀、洽談辦公室負責前期準備（席卡、會議室等）接待檔案存檔三、接待注意事項（一）不得以任何理由拒絕善意來訪者。若因人數(shù)過多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車、旅游、訂票的必須提前一天以上通知相關接待部門；（三）
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