集團(tuán)公司行政工作手冊(cè)(編輯修改稿)
2025-07-16 12:30 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來(lái)不夠嚴(yán)格，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和熟人較寬，對(duì)基層和陌生人較嚴(yán)；防止“重檔案整理，輕手段保障”。注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時(shí)，檔案保管安全措施的硬手段應(yīng)引起重視。第五部分 印章管理 一、印章管理流程及要求（一）印章領(lǐng)取流程集團(tuán)總裁簽字確認(rèn)分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)用章領(lǐng)取申請(qǐng)分公司相關(guān)責(zé)任人存檔結(jié)束控股集團(tuán)檔案室領(lǐng)取控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（二）印章使用流程部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)填寫用章審批表存檔、結(jié)束第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)蓋章二、印章管理注意事項(xiàng)各子（分）公司應(yīng)設(shè)置專門的電子保險(xiǎn)柜用于公司公章和合同專用章的存放，由總經(jīng)理保管保險(xiǎn)柜密碼，總經(jīng)理指定的企管辦主任保管鑰匙；保險(xiǎn)柜鑰匙不得亂丟亂放，密碼不得私自泄露。財(cái)務(wù)專用章和法人章應(yīng)分開保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。保管人應(yīng)在《印章保管登記表》上記錄簽名。保險(xiǎn)柜密碼必須3個(gè)月更換一次；印章原則上不允許帶出公司；子分公司、項(xiàng)目部不得私刻任何印章(未經(jīng)董事會(huì)同意)；每份蓋章的合同、文件必須留存原件（不論文件多少頁(yè)等情況）；嚴(yán)禁在空白紙上蓋章；所有用章文件必須由印章管理員親自蓋章；子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于施工簽證、變更類的文件需要用章的，必須由分管總裁簽署意見，否則不得蓋章；子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于抵押、擔(dān)保、過(guò)戶、融資、工商變更與注銷等類特別重要的合同、文件用章必須請(qǐng)示集團(tuán)董事會(huì)辦公室。董事長(zhǎng)簽字的可除外；用章文件頁(yè)數(shù)超過(guò)2頁(yè)（含2頁(yè)）的，必須加蓋騎縫章；員工要求公司出具收入證明、實(shí)習(xí)證明、工作證明等情況的，印章管理員應(yīng)審核文件內(nèi)容，要求人資部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，證明與事實(shí)相符，否則不予蓋章，更不能在文件中出現(xiàn)任何擔(dān)保類的表述；1僅有簽字和蓋章而本頁(yè)無(wú)正文內(nèi)容的頁(yè)面（簽字頁(yè)），如需蓋章，必須和前面正文內(nèi)容加蓋騎縫章或在本頁(yè)正（反）面說(shuō)明用途或相關(guān)情況，否則不予蓋章；1申請(qǐng)蓋章的合同或其他文件必須內(nèi)容填寫完整（含抬頭、備注、空格、領(lǐng)導(dǎo)簽名等），一律不能留有空白，無(wú)須填寫處應(yīng)劃掉。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章；1嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù)；1合同正文原則上不能有手寫修改之處，如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，否則不予蓋章；1一式多份的合同、文件須審核每份是否內(nèi)容一致；1作廢或損壞的印章不得私自銷毀，必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存；1合同落款處須有子分公司（或項(xiàng)目部）總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字，如無(wú)簽字的予以退回補(bǔ)簽。并且必須根據(jù)合同金額大小由對(duì)應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署，不得越權(quán)越級(jí)代為簽署；1印章使用審批表上的用章次數(shù)應(yīng)大寫；1原則上，合同必須由對(duì)方先蓋章。第六部分 車輛管理一、車輛預(yù)約范圍：為了促進(jìn)集團(tuán)公務(wù)用車管理規(guī)范化，提高小車使用效益，特制定本制度。集團(tuán)下屬各子（分）公司參照本制度執(zhí)行。用車范圍：以下情況可安排用車集團(tuán)、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）；集團(tuán)總裁級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子（分）公司；集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司不得安排車輛接送。其他特殊情況。二、車輛預(yù)約使用流程集團(tuán)總部用車流程：部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)經(jīng)辦人填寫OA流程(控股集團(tuán)用車申請(qǐng)流程) 南京 南京 市外 市內(nèi) 用車 用車 車輛使用完畢費(fèi)用結(jié)算控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)控股集團(tuán)車隊(duì)審批確認(rèn)分公司用車流程：分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人填寫用車申請(qǐng)單辦公室負(fù)責(zé)人派車費(fèi)用結(jié)算車輛使用完畢三、車輛注意事項(xiàng)（一） 用車預(yù)約申請(qǐng)非緊急、特殊事務(wù)，各部門用車必須提前一天進(jìn)行預(yù)約；預(yù)約用車者必須按預(yù)約用車時(shí)間準(zhǔn)時(shí)用車，如有變動(dòng)，至少應(yīng)在所約時(shí)間前半天通知車輛管理部門；集團(tuán)總部長(zhǎng)途用車必須有總裁級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字，子（分）公司長(zhǎng)途用車必須有分公司第一負(fù)責(zé)人簽字；各子（分）公司車輛每次外出，駕駛員必須接到派車單后方可出車，每次出車回到公司后駕駛員必須填寫出車記錄；（二）特殊情況：因不可抗力因素，難以履行預(yù)約手續(xù)，且急需用車的（如工傷、急診、危機(jī)公關(guān)等與 相關(guān)的緊急事件等），小車班或各項(xiàng)目公司可根據(jù)車輛的狀況給與派車，但用車部門需于一天內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。公司組織的集體活動(dòng)，如確需用車的，集團(tuán)總部必須經(jīng)過(guò)總裁級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，子（分）公司必須經(jīng)過(guò)第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予派車。第七部分 接待管理一、總則接待是集團(tuán)公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為了加強(qiáng)對(duì)外公共關(guān)系、提高宣傳效果、樹立公司良好的外部形象，規(guī)范接待工作，特制定本制度。接待包括集團(tuán)所屬各部門和各子（分）公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必須的會(huì)談、接送、食宿、購(gòu)票和陪同參觀等方面的安排和工作。適用于集團(tuán)公司各事業(yè)部、各部門和各子（分）公司。二、接待流程分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)填寫接待申請(qǐng)單用餐準(zhǔn)備禮品準(zhǔn)備參觀、洽談辦公室負(fù)責(zé)前期準(zhǔn)備（席卡、會(huì)議室等）接待檔案存檔三、接待注意事項(xiàng)（一）不得以任何理由拒絕善意來(lái)訪者。若因人數(shù)過(guò)多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車、旅游、訂票的必須提前一天以上通知相關(guān)接待部門；（三）
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