【文章內(nèi)容簡介】 作。 （ 7） 文件存檔 對完成批復(fù)的文件及時存檔，文件存檔前應(yīng)對存檔文件進(jìn)行登記并編號，登 13 記主要內(nèi)容包括：存檔編號、收 文日期、來文單位、來文文號、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述、審批人、審批意見、分發(fā)范圍、審批結(jié)束日期、分發(fā)日期、存檔日期等。 （三）注意事項(xiàng) 、準(zhǔn)確、無誤。 ，提醒相關(guān)人員盡快進(jìn)行文件批示。 ，注重效用，注重針對性和可操作性。 ，不得越級請示和報告。 （報告、請示等）應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 ，不得在報告等非請示類文件中夾帶請示事項(xiàng)。 處理內(nèi)容的了解，對文件所涉及事項(xiàng)做到簡單了解，加強(qiáng)與來文單位溝通。 ，確保文件完整，并嚴(yán)格遵守集團(tuán)文件借閱制度，保證存檔文件不會遺失，機(jī)密文件不會外泄。 14 第 四 部分 檔案管理 一、檔案管理流程 及時交檔案管理員 送達(dá) N Y 檔案員填寫《檔案登記表》， 需存檔的資料 檔案員檢查，清點(diǎn) 資 料 是 否完整？ 退回原部門修改 15 歸檔部門人員簽字確認(rèn)。 借閱檔案 辦理借閱手續(xù) 辦公室負(fù)責(zé)人、借閱人簽字 3 天內(nèi)歸還、檔案員清點(diǎn)查收 二、注意事項(xiàng) 防止和克服 “ 七 重 七 輕 ” 防止“ 重集中突擊，輕日常推進(jìn) ” 。上邊推一推，下邊動一動，突擊收 集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件， 日常 重視 力度應(yīng)加強(qiáng)； 防止“ 重坐門等客，輕主動服務(wù) ” 。被動接待查閱和收集材料多，你來我收，來多少收多少， 把關(guān)不嚴(yán)， 主動上門服務(wù)、收集材料 力度應(yīng)跟上； 防止“ 重檔案使用，輕 規(guī)范流程” 。注意 檔案使用工作便捷同時，往往不檔案員進(jìn)行檔案編碼 檔案資料 交已審核《檔案資料借閱申請表》至檔案員 檔案員填寫《檔案借閱登記表》 借閱 借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)歸還 檔案員歸檔 退還檔案資料 是否同意借閱？ 不同意 同意 16 能一視同仁，越過流程、忽視制度規(guī)定的要堅決杜絕； 防止“重檔案分類，輕密級劃分”。部門按照類別系統(tǒng)性歸檔的同時，要注重檔案秘密區(qū)別對待和知悉權(quán)限范圍界定； 防止“ 重 紙質(zhì)檔案 ，輕 電子臺賬” 。 不局限于 當(dāng) “ 保管員 ” ， 紙質(zhì)檔案之外的電 子文檔、臺賬的建立、保管要 深入 ； 防止“ 重制度建立，輕制度落實(shí) ” 。注重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來不夠嚴(yán)格，對領(lǐng)導(dǎo)和熟人較寬，對基層和陌生人較嚴(yán) ； 防止“ 重 檔案 整理，輕 手段保障” 。 注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時 ，檔案保管 安全措施的硬手段應(yīng)引起重視 。 17 第 五 部分 印章管理 一、印章管理流程及要求 （一）印章領(lǐng)取流程 （二）印章使用流程 用章領(lǐng)取申請 分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn) 集團(tuán)總裁簽字確認(rèn) 控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn) 控股集團(tuán)檔案室 領(lǐng)取 分公司相關(guān)責(zé)任人存檔 結(jié)束 填寫用章審批表 經(jīng)辦人簽字確認(rèn) 部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn) 18 二、印章管理注 意事項(xiàng) 各子（分）公司應(yīng)設(shè)置專門的電子保險柜用于公司公章和合同專用章的存放，由總經(jīng)理保管保險柜密碼，總經(jīng)理指定的企管辦主任保管鑰匙；保險柜鑰匙不得亂丟亂放，密碼不得私自泄露。財務(wù)專用章和法人章應(yīng)分開保管，財務(wù)專用章由財務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。保管人應(yīng)在《印章保管登記表》上記錄簽名。保險柜密碼必須 3個月更換一次； 印章原則上不允許帶出公司； 子分公司、項(xiàng)目部不得私刻任何印章 (未經(jīng)董事會同意 )； 每份蓋章的合同、文件必須留存原件（不論文件多少頁等情況）； 嚴(yán)禁在空白紙上蓋章； 所有用章文件必須由印章管理員親自蓋章； 子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于施工簽證、變更類的文件需要用章的，必須由分管總裁簽署意見，否則不得蓋章； 子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于抵押、擔(dān)保、過戶、融資、工商變更與注銷等類特別重要的合同、文件用章必須請示集團(tuán)董事會辦公室。董事長簽字的可除外； 用章文件頁數(shù)超過 2頁（含 2頁）的，必須加蓋騎縫章； 員工要求公司出具收入證明、實(shí)習(xí)證明、工作證明等情況的，印章管理員應(yīng)審核文件內(nèi)容，要求人資部、財務(wù)部等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，證明與事實(shí)相符，否則不予蓋章， 更不能在文件中出現(xiàn)任何擔(dān)保類的表述； 1僅有簽字和蓋章而本頁無正文內(nèi)容的頁面（簽字頁），如需蓋章，必須和前面正文內(nèi)容加蓋騎縫章或在本頁正（反）面說明用途或相關(guān)情況，否則不予蓋章； 1申請蓋章的合同或其他文件必須內(nèi)容填寫完整（含抬頭、備注、空格、領(lǐng)導(dǎo)簽名等），一律不能留有空白，無須填寫處應(yīng)劃掉。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章； 1嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù)； 1合同正文原則上不能有手寫修改之處，如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，否則不予蓋章； 第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn) 蓋章 存檔、結(jié)束 19 1一式多份的合同、文件須審核 每份是否內(nèi)容一致； 1作廢或損壞的印章不得私自銷毀，必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存； 1合同落款處須有子分公司（或項(xiàng)目部）總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字，如無簽字的予以退回補(bǔ)簽。并且必須根據(jù)合同金額大小由對應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署，不得越權(quán)越級代為簽署； 1印章使用審批表上的用章次數(shù)應(yīng)大寫； 1原則上，合同必須由對方先蓋章。 20 第 六 部分 車輛管理 一、車輛預(yù)約范圍： 為了促進(jìn)集團(tuán)公務(wù)用車管理規(guī)范化，提高小車使用效益，特制定本制度。集團(tuán) 下屬各子（分）公司參照本制度執(zhí)行。 用車范圍：以下情況可安排用車 集團(tuán)、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）； 集團(tuán)總裁級及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子（分）公司； 21 集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司不得安排車輛接送。 其他特殊情況。 二、車輛預(yù)約使用流程 集團(tuán)總部用車流程： 南京 南京 市外 市內(nèi) 用車 用車 分公司用車流程：