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正文內(nèi)容

零售業(yè)采購概論(編輯修改稿)

2024-07-25 22:22 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需,分類制定材料采購作業(yè)處理期限,通知各有關(guān)部門以便參考,遇有變更時,應(yīng)立即修正。  第二節(jié) 國內(nèi)采購作業(yè)處理 第九條 詢價、比價、議價  (一)采購經(jīng)辦人員接獲請購單(內(nèi)購)后應(yīng)依請購案件的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外,另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。  (二)若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?,采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于請購單上予以證明,經(jīng)主管核發(fā)后,先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核?! ?三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量),采購經(jīng)辦人員于議價后,應(yīng)于請購單詢價記錄欄中注明,經(jīng)主管簽認后呈核。  (四)對于廠商的報價資料經(jīng)整理后,經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后,以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。 (五)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件,主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理。  (六)試車檢驗的采購條件,采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單注明與廠商議定的付款條件呈核。  第十條 呈核及核決  (一)采購經(jīng)辦人員詢價完成后,于請購單詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經(jīng)主管審核,并依請購核決權(quán)限呈核。  (二)采購核決權(quán)限:   第十一條 訂購  (一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的請購單后應(yīng)以訂購單向廠商訂購,并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期,同時要求供應(yīng)商于送貨單上注明請購單編號及包裝方式。  (二)若屬分批交貨者,采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單上加蓋分批交貨章以資識別。  (三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時,應(yīng)于請購單加蓋暫借款采購章,以資識別。  第十二條 進度控制及事務(wù)聯(lián)系  (一)國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段,以采購進度控制表控制采購作業(yè)進度。  (二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時,應(yīng)填制進度異常反應(yīng)單并注明異常原因及預(yù)定完成日期,經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門,依請購部門意見擬訂對策處理。  第十三條 整理付款  (一)物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的請購單連同材料檢驗報告表(其免填材料檢驗報告表部分,應(yīng)于收料單加蓋免填材料檢驗報告表章)送采購部門,經(jīng)與發(fā)票核對無誤,于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)帳前,辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者,請購單(內(nèi)購)的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。  (二)內(nèi)購材料須待試車檢驗者,其訂立合同部分,依合同規(guī)定辦理付款,未訂合同部分,依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。  (三)短交應(yīng)補足者,請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量,進行整理付款。  (四)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量進行整理付款,否則僅依訂貨數(shù)付款。  第三節(jié) 境外采購作業(yè)處理(含進口事務(wù)、關(guān)務(wù))  第十四條 詢價、比價、議價  (一)外購部門依請購單(外購)的需求日及急緩件加以整理,并依據(jù)供應(yīng)廠商資料,并參考市場行情及過去詢價記錄,以電話或傳真方式進行詢價作業(yè),但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于請購單(外購)注明外,原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。  (二)請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時,外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后,會請購部門確認。  第十五條 呈核及核決  (一)比價、議價完成后,外購部門應(yīng)填制請購單(外購),擬訂訂購廠商預(yù)定裝船日期等,連同廠商報價資料,送請購部門依采購核決權(quán)限核決。  (二)核決權(quán)限  元(含)以下者由經(jīng)理核決。  元以上者由總經(jīng)理核決。  (三)采購案件經(jīng)核決后,如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時,請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核;但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。  第十六條 訂購與合同  (一)請購單(外購)經(jīng)核決送回外購部門后,即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。  (二)需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者,外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書,依采購核決權(quán)限呈核后辦理。  第十七條 進度控制及異常處理  (一)外購部門應(yīng)以請購單(外購)及采購控制表控制外購作業(yè)進度。  (二)外購部門于每一作業(yè)進度延遲時,應(yīng)主動開立進度異常及反應(yīng)單記明異常原因及處理對策,據(jù)此修訂進度并通知請購部門。  (三)外購部門于外購案件裝船日期有延誤時,應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交,并開立進度異常反應(yīng)單記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并依請購部門意見處理。  第十八條 進口簽證前(請購單(外購)核準(zhǔn)后)的專案申請  (一)專案進口機器設(shè)備的申請專案進口機器設(shè)備時,外購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請核發(fā)輸入許可證,申請函中并應(yīng)請求國貿(mào)局在輸入許可證加蓋國內(nèi)尚無產(chǎn)制的戳記及核準(zhǔn)章,以便進口單位憑以向海關(guān)申請專案進口及分期繳稅。  (二)進口度量衡器及管理物品時,外購部門應(yīng)于申請輸入許可證之前準(zhǔn)備報價單及其他有關(guān)資料送進口單位向政府機關(guān)申請核準(zhǔn)進口?! 〉谑艞l 進口簽證 外購材料訂購后,外購部門應(yīng)即檢具請購單(外購)及有關(guān)申請文件,以申請外匯處理單(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時,加填緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單)送進口單位辦理簽證。進口單位應(yīng)依預(yù)定日期向國貿(mào)局辦理簽證,并于輸入許可證核準(zhǔn)時通知外購部門?! 〉诙畻l 進口保險  (一)FOB、FAS、C&F條件的進口案件,進口單位應(yīng)依請購單(外購)外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。  (二)進口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在請購單(外購)上標(biāo)示,以便貨品進口必須公證時,進口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。  第二十一條 進口船務(wù)  (一)FOB、FAS的進口案件,進口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲請購單(外購)時,應(yīng)視其裝運口岸及裝船期限并參照航運資料,原則上選定三家以上船公司或承攬商,以便進口貨品可機動選擇船只裝運。  (二)進口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱,提供進口結(jié)匯經(jīng)辦人員,于信用狀開發(fā)申請書列明,作為信用狀條款,向發(fā)貨人指示裝船。  (三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需,為避免到貨延誤,外購部門應(yīng)于請購單(外購)上注明,避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。  第二十二條 進口結(jié)匯 進口單位應(yīng)依請購單(外購)標(biāo)示的間發(fā)信用狀日期辦理結(jié)匯,并于信用狀(L/C)開出后以開發(fā)L/C快報通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。  第二十三條 稅務(wù)  (一)免貨物稅及工業(yè)用證明的申請  ,外購部門應(yīng)于輸入許可證核準(zhǔn)后,檢具必需文件,向稅捐處申請,經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨物稅。  免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進口的項目外,其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料,外購部門應(yīng)于開發(fā)信用狀后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請非供塑膠用證明,以便于報關(guān)時據(jù)此向海關(guān)申請依工業(yè)用物品稅率繳納進口關(guān)稅。  (二)專案進口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進口前,檢具有關(guān)文件,憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估,等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。  第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改 供應(yīng)商成本公司要求修改輸入許可證或信用狀時,外購部門應(yīng)開立信用狀、輸入許可證修改申請書經(jīng)呈核后,檢具修改申請文件送進口事務(wù)科辦理。  第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供  (一)外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時,應(yīng)立即填制裝船通知單分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。  (二)外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時,應(yīng)檢具輸入許可證及有關(guān)文件,以裝運文件處理單先送進口單位辦理提貨背書。  (三)提貨背書辦妥后,外購部門應(yīng)檢具輸入許可證及提貨等有關(guān)文件,以裝運文件處理單辦理報關(guān)提貨。  (四)管理進口物品放行證的申請: 進口管理物品時,外購部門應(yīng)于收到裝運文件后,檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請進口放行證或進口護照,以便據(jù)此報關(guān)提貨。  第二十六條 進口報關(guān)  (一)關(guān)務(wù)部門收到請購單(外購)及報關(guān)文件時,應(yīng)視買賣、保險及稅率等條件填制進口報關(guān)處理單連同報關(guān)文件,委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù),同時開立外購到貨通知單(含外購收料單)送材料庫辦理收料。  (二)不結(jié)匯進口物品,進口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)于接獲到貨通知時,查明品名、數(shù)量等資料,并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等,報關(guān)時關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立外購到貨通知單(含外購收料單)通知收貨部門辦理收料,而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后,送處理部門處理。  (三)關(guān)稅繳納前進口單位應(yīng)確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。 (四)海關(guān)估稅的稅率如與進口單位估列者不符時,進口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資料,于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議,申請復(fù)查,并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件,進口單位應(yīng)于進口報關(guān)追蹤表記錄,以便督促銷案。  (五)稅捐記帳的進口案件,進口單位應(yīng)依請購單(外購),于報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記帳,并將記帳情況記入稅捐記帳額度記錄表及稅捐記帳額度控制表。  (六)船邊提貨的進口材料,進口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù),以便船只抵港時,即時辦理提貨。  第二十七條 報關(guān)進度控制 關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段,以進口報關(guān)追蹤表控制通關(guān)進度。  第二十八條 公證  (一)各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進口索賠記錄及材料特性等因素,研判材料項目(如外購散裝材料),通知進口單位于材料進港時,會同公證行前往公證。  (二)外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者,進口單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時,聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。  (三)進口貨品辦理公證時,進口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時效,索取公證報告分送有關(guān)部門。  第二十九條 退匯  (一)外購部門依進口材料的裝運情況,判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時,應(yīng)于提供報關(guān)文件時提示進口單位,并于進口材料放行及輸入許可證收回后,開立信用狀退匯通知單連同輸入許可證送進口事務(wù)科辦理退匯。  (二)退匯金額較大,但信用狀未逾有效期限者,外購部門應(yīng)向供應(yīng)廠商索回信用狀正本,送進口單位辦理退匯。  第三十條 索賠  (一)外購部門接到收貨異常報告(材料檢驗報告表或公證報告等)時,應(yīng)立即填制索賠記錄單連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。  (二)以船公司或保險公司為索賠對象者,由進口單位辦理索賠;以供應(yīng)廠商為索賠對象時,由外購部門辦理索賠。  (三)索賠案件辦妥后,索賠記錄單應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。  第三十一條 退貨或退換  (一)外購材料須予退貨或退換時,外購部門應(yīng)適時通知進口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請。 (二)復(fù)運出口、進口的有關(guān)事務(wù),外購部門應(yīng)負責(zé)辦理,其出口進口簽證、船務(wù)、保險報關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進口單位配合辦理。  (三)退換的材料進口時依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。  第四節(jié) 價格及質(zhì)量的復(fù)核  第三十二條 價格復(fù)核與市場行情資料提供  (一)采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情,并建立廠商資料,作為采購及價格審核的參考。 (二)采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項目,提供市場行情資料,作為材料存量管理及核決價格的參考。  第三十三條 質(zhì)量復(fù)核 采購單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢驗)等?! 〉谌臈l 異常處理 審查作業(yè)中,若發(fā)現(xiàn)異常情況,采購單位審查部門應(yīng)即填制采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表(或附報告資料),通知有關(guān)部門處理。  □ 附 則  第三十五條 本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施,增設(shè)修訂亦同。國內(nèi)物資采購供應(yīng)工作制度國內(nèi)物資采購供應(yīng)工作制度   為保證本公司工程、維護以及一切生產(chǎn)用物資的正常供應(yīng),特訂如下制度:  (一)加強物資的計劃管理。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況,每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計劃,力爭按時準(zhǔn)確上報公司年度材料計劃。  (二)加強物資訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟責(zé)任,必須由物資供應(yīng)部統(tǒng)一對外簽訂,其它單位(部門)不得對外簽訂合同,否則財務(wù)部拒絕付款。在簽訂合同前應(yīng)主動征求有關(guān)部門和生產(chǎn)單位的意見,盡量做到采購回來的物資符合質(zhì)量要求,使用部門滿意;同時要對購貨合同進行登記,便于辦理提貨及時付款手續(xù)。每年第一季度要根據(jù)年度的計劃,尋找供應(yīng)商,簽訂全年的大宗工程,維護物資的供貨合同,以保證大宗物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠性。  (三)簽訂合同的物資由供應(yīng)室根據(jù)倉存和工程、維護用量情況實行分批進貨。常用零星物資要根據(jù)要求部門的需求量和倉存情況進行分散進貨,做到物資無積壓,數(shù)量品種充足又齊全。  (四)物資進倉實行質(zhì)檢員、倉管員、采購員聯(lián)合作業(yè),對物資質(zhì)量、數(shù)量進行嚴(yán)格檢查,做到貨板相符,把好物資進倉質(zhì)量關(guān)。  (五)采購業(yè)務(wù)工作人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé),在訂貨、采購工作中實行貨比三家的原則,詢價后報領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商,不得私自訂購和盲目進貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下,選購低價物資,做到質(zhì)優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負責(zé)到底的責(zé)任制,不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)商務(wù)、帳務(wù)工作。  (六)為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息,如價格行情等,物供人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,提高商務(wù)工作的能力,以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。
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