【文章內容簡介】 ,其次才是現(xiàn)代管理理論的貫徹者和實施者,規(guī)范企業(yè)管理及其有關環(huán)節(jié),使之成為領導者、管理層及員工自覺的行動,使現(xiàn)代管理意識扎根于企業(yè)中,成為企業(yè)文化的一部分。國外企業(yè)實施ERP 似乎沒有討論的余地,全盤接受,自覺性強。其實,辦企業(yè)這樣做是天經(jīng)地義的,而我們還要等待思想提高,觀念更新,有時還要避開鋒芒,遷就陳腐,互相推諉。如果我們不堅決向這些陋習告別,這場全方位的變革就會反復、甚至夭折。 2．企業(yè)管理班子要取得共識要眼睛向內,練好內功,做好管理的基礎工作,這是任何再好的應用軟件和軟件供應商都無法提供的,只能靠自己勤勤懇懇地耕耘。把ERP的實施稱為第一把手工程,這說明了企業(yè)的決策者在ERP實施過程中的特殊作用。ERP是一個管理系統(tǒng),牽動全局,沒有第一把手的參與和授權,很難調動全局。 3．ERP的投入是一個系統(tǒng)工程ERP的投入和產(chǎn)出與其他固定資產(chǎn)設備的投入和產(chǎn)出比較,并不那么直觀、淺顯和明了,投入不可能馬上得到回報,見到效益。ERP的投入是一個系統(tǒng)工程,并不能立竿見影,它所貫徹的主要是管理思想,這是企業(yè)管理中的一條紅線。它長期起作用、創(chuàng)效益,在不斷深化中向管理要效益。此外,實施ERP還要因地制宜,因企業(yè)而別,具體問題具體分析。首先,要根據(jù)企業(yè)的具體需求上相應的系統(tǒng),而不是籠統(tǒng)地都上小型機,或者不顧企業(yè)的規(guī)模上 WindowsNT,這樣長期運作,對企業(yè)危害性極大。其次,這種投入不是一勞永逸的,由于技術的發(fā)展很快,隨著工作的深入,企業(yè)會越來越感到資源的緊缺,因此,每年應有相應的投入,才能保證系統(tǒng)健康地運轉。 4．ERP的實施需要復合型人才 他們既要懂計算機技術,又要懂管理。當前高校對復合型人才的培養(yǎng)遠遠滿足不了企業(yè)的需求。復合型人才的培養(yǎng)需要有一個過程和一定的時間,但企業(yè)領導者常把這樣不多的人才當作一般管理者,沒有把他們當作是企業(yè)來之不易的財富,是一支重要的隊伍。這與長期忽視管理有關,這些復合型人才在企業(yè)中的地位遠遠不及市場開拓人員和產(chǎn)品開發(fā)者,而是輔助角色,不是政策傾斜對象,這種因素是造成人才流失的重要原因。另外,當企業(yè)上ERP時,這些復合型人才起到了先導作用,而一旦管理進入常規(guī),他們似乎又成為多余的人,這已成為必然規(guī)律。在人才市場上,復合型人才最為活躍,那些有眼力的企業(yè)家都會下功夫挖掘人才,而這也不利于實施隊伍的穩(wěn)定。 總之,條件具備的企業(yè)要不失時機地上ERP管理系統(tǒng),不能只搞純理論研究、再研究,長時間地考察。要首先整理好內部管理基本數(shù)據(jù),選定或開發(fā)適合自己企業(yè)的ERP軟件,條件成熟了就上。 ERP的風險及其預防 企業(yè)的條件無論多優(yōu)越,所做的準備無論多充分,實施的風險仍然存在。在ERP系統(tǒng)的實施周期中,各種影響因素隨時都可能發(fā)生變化。如何有效地管理和控制風險是保證ERP系統(tǒng)實施成功的重要環(huán)節(jié)之一。ERP項目的風險 通常人們在考慮失敗的因素時,一般著重于對實施過程中眾多因素的分析,而往往忽視項目啟動前和實施完成后ERP系統(tǒng)潛在的風險。對于ERP項目而言,風險存在于項目的全過程,包括項目規(guī)劃、項目預準備、實施過程和系統(tǒng)運行。歸納起來,ERP項目的風險主要有以下幾方面： 1. 缺乏規(guī)劃或規(guī)劃不合理； 2. 項目預準備不充分,表現(xiàn)為硬件選型及ERP軟件選擇錯誤； 3. 實施過程控制不嚴格,階段成果未達標； 4. 設計流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié)； 5. 實施效果未做評估或評估不合理； 6. 系統(tǒng)安全設計不完善,存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患； 7. 災難防范措施不當或不完整,容易造成系統(tǒng)崩潰 戰(zhàn)略規(guī)劃 企業(yè)是否存在一個五年的IT系統(tǒng)規(guī)劃？隨著社會的信息化,IT系統(tǒng)對于企業(yè)不僅是工具,更是技術手段。ERP作為IT系統(tǒng)的重要組成部分,服務于企業(yè)的長期規(guī)劃,是長期規(guī)劃的手段和保證。ERP的目標源于IT系統(tǒng)規(guī)劃,是評價ERP系統(tǒng)成敗的基本標準,應依據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃,明確ERP 系統(tǒng)的實施范圍和實施內容。 項目預準備 確定硬件及網(wǎng)絡方案、選擇ERP系統(tǒng)和評估咨詢合作伙伴是該階段的三項主要任務,也是ERP系統(tǒng)實施的三大要素。硬件及網(wǎng)絡方案直接影響系統(tǒng)的性能、運行的可靠性和穩(wěn)定性；ERP系統(tǒng)功能的強弱決定企業(yè)需求的滿足程度；咨詢合作伙伴的工作能力和經(jīng)驗決定實施過程的質量及實施成效。 項目實施控制 在ERP系統(tǒng)實施中,通常采用項目管理技術對實施過程進行控制和管理。有效的實施控制表現(xiàn)在科學的實施計劃、明確的階段成果和嚴格的成果審核。不僅如此,有效的控制還表現(xiàn)在積極的協(xié)調和通暢的信息傳遞渠道。實施ERP 的組織機構包括：指導委員會、項目經(jīng)理、外部咨詢顧問、IT部門、職能部門的實施小組和職能部門的最終用戶。部門之間協(xié)調和交流得好壞決定實施過程的工作質量和工作效率。目前,在企業(yè)缺乏合適的項目經(jīng)理的條件下,這一風險尤其明顯和嚴重。 業(yè)務流程控制企業(yè)業(yè)務流程重組是在項目實施的設計階段完成的。流程中的控制和監(jiān)督環(huán)節(jié)保證ERP在正式運行后,各項業(yè)務處于有效的控制之中,避免企業(yè)遭受人為損失。設計控制環(huán)節(jié)時,要兼顧控制和效率。過多的控制環(huán)節(jié)和業(yè)務流程冗余勢必降低工作效率。而控制環(huán)節(jié)不足又會有業(yè)務失控的風險。 項目實施效果雖然項目評估是ERP實施過程的最后一個環(huán)節(jié)。但這并不意味著項目評估不重要。相反,項目評估的結果是ERP實施效果的直接反映。正確地評價實施成果,離不開清晰的實施目標、客觀的評價標準和科學的評價方法。目前普遍存在著忽視項目評估的問題。忽視項目評估將帶來實施小組不關心實施成果這一隱患。這正是ERP項目的巨大風險所在。 系統(tǒng)安全管理 系統(tǒng)安全包括：操作系統(tǒng)授權、網(wǎng)絡設備權限、應用系統(tǒng)功能權限、數(shù)據(jù)訪問權限、病毒的預防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督,等等。目前,企業(yè)中熟練掌握計算機技術的人員較少,計算機接入Internet的也不多。因此,在實施ERP系統(tǒng)時,普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如：用戶不注意口令保密、超級用戶授權多人等。缺乏安全意識的直接后果是系統(tǒng)在安全設計上存在著漏洞和缺陷。近年來,不斷有報章披露銀行或企業(yè)計算機系統(tǒng)被非法入侵的消息,這給企業(yè)敲響了警鐘。 意外事故或災難 水災、火災、地震等不可抗拒的自然災害會給ERP系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。企業(yè)正式啟用ERP系統(tǒng)后,這種破壞將直接造成業(yè)務交易的中斷,給企業(yè)帶來不可估量的損失。未雨綢繆的策略和應對措施是降低這一風險的良方。如建立遠程備份和恢復機制；在計算機系統(tǒng)不能正常工作的情況下,恢復手工處理業(yè)務的步驟和措施。 決定ERP應用成敗的三個主要因素 從大的方面來說,ERP系統(tǒng)應用可以分為軟件選型前的調研、軟件系統(tǒng)實施以及對系統(tǒng)運行的后續(xù)管理這三項工作。其中,決定ERP應用成敗的主要有三個因素： 許多企業(yè)在選購ERP系統(tǒng)時,就是讓軟件開發(fā)商在半天、一天之內將軟件演示一遍,然后決定買或者不買。一套ERP系統(tǒng)往往大到有上千個屏幕,在一天或半天之內看一看演示都讓人頭大,怎么能決定這套軟件適合還是不適合自己企業(yè)呢？還有一點,對于企業(yè)本身的需求,企業(yè)有沒有做過細致的分析？沒有充分的調研,怎能確定什么樣的軟件適合自己？當然,企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)之前,多少都做過一些需求分析,但往往是一些懂計算機的人和懂業(yè)務的人各自在自己的專業(yè)領域進行分析和猜測,真正知道企業(yè)管理存在的問題又懂得現(xiàn)代管理軟件的人并不多。概括來說,需求不明晰,調研不充分,是ERP系統(tǒng)應用失敗的一個重要原因。 一個ERP系統(tǒng)通常都帶有著自己的管理思想和管理模式,企業(yè)在準備購買和應用ERP系統(tǒng)之前,就應清楚地意識到即將應用的ERP系統(tǒng)將會對自己原有的管理思想與管理模式產(chǎn)生沖擊。 在實施ERP系統(tǒng)過程中一項很重要的活動就是要對原有的全部業(yè)務流程進行重整（西方稱之為Reengineering）,包括對業(yè)務流程的定義、評價與調整,以建立新的規(guī)范化業(yè)務處理流程。一般來說,這項工作既復雜,又耗費資金和人力,通常需要專業(yè)化管理咨詢公司的管理專家提供幫助。 一個新的管理軟件系統(tǒng)的實施是改變和優(yōu)化業(yè)務處理過程的催化劑。整個軟件實施過程要求將業(yè)務流程的調整和重新設計與軟件功能應用緊密結合在一起,同步進行。其中對企業(yè)管理將要產(chǎn)生的沖擊可能包括：對競爭策略的改變、組織機構的調整及各部門職責的重新界定、對每個員工工作職責及怎樣完成自己工作的改變等。這些變化會更有利于企業(yè)商業(yè)目標的實現(xiàn),同時也是對每個員工包括所有管理人員和業(yè)務人員的挑戰(zhàn),企業(yè)決策層能否理解和接受這種改變對于軟件實施的成功至關重要。 這就是ERP系統(tǒng)應用過程中人的因素。在生產(chǎn)過程中,復雜的數(shù)據(jù)處理要靠計算機,生產(chǎn)的流水線可以靠計算機控制,但企業(yè)的生產(chǎn)作業(yè)計劃、在制品定額和原材料采購等環(huán)節(jié)的控制決策卻需要人來完成,由人根據(jù)數(shù)據(jù)作判斷。ERP系統(tǒng)應用失敗的很多原因是沒有將人和計算機有機結合起來。ERP系統(tǒng)應用的是其管理思想,而不僅僅是軟件的安裝和初始化。許多企業(yè)在應用ERP系統(tǒng)時,只是將以前手工的數(shù)據(jù)處理變?yōu)橛嬎銠C處理,業(yè)務處理人員并沒有真正按照軟件要求的規(guī)范流程去工作。而且大多業(yè)務人員用起計算機后,對待工作的認識還是以前沿襲的那一套,整個工作流程沒有按照現(xiàn)代管理思想去改造,ERP系統(tǒng)應用也就失去了意義。實施ERP系統(tǒng)的同時也是對人的一次大改造和人員素質的培訓與提高,如果在系統(tǒng)應用過程中不將人與計算機整合為一個整體,指望軟件系統(tǒng)發(fā)揮效率就很難了。許多軟件開發(fā)商在實施大型管理的同時,對企業(yè)員工進行培訓,培訓內容是教他們如何操作那些名目繁多的屏幕功能及其操作,培訓結果只是教會用戶操作技能, 而不能掌握軟件中所包含的先進管理思想,不能真正體會認真處理的數(shù)據(jù)會產(chǎn)生什么樣的管理價值。 ERP實施全過程之一－－實施前的準備 近一兩年來,圍繞ERP的探討文章很多,幾乎覆蓋了ERP的各個角落,極大地推動了ERP理念在中國的推廣。雖然不同作者觀點不盡相同,但至少有一點是所有作者都認同的,那就是成功應用ERP系統(tǒng)取決于三個方面,可現(xiàn)象地用如下公式表示： ERP應用成功=有準備的企業(yè)+合適的軟件+成功實施 而三者之間,成功實施是保證ERP系統(tǒng)應用成功最重要的因素。作為一名專業(yè)ERP的實施顧問,筆者接觸了不少準備實施或正在實施ERP的企業(yè),其中不少企業(yè)對ERP實施方法和模式認識不清,往往給實施工作帶來不