【正文】 知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開(kāi)發(fā)計(jì)劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營(yíng)銷機(jī)制、促銷方案、營(yíng)銷價(jià)格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 機(jī)密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個(gè)別部門或相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項(xiàng)；質(zhì)量問(wèn)題通報(bào)；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫(kù)存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。集團(tuán)及各分公司保密工作主要包括以下內(nèi)容： （一）文件保密 文件保密，是集團(tuán)及各分公司印發(fā)的文件（含圖表和傳真）需確定適當(dāng)?shù)拿芗?jí)，并按照密級(jí)管理要求嚴(yán)格控制。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對(duì)不是少數(shù)涉密人員的事情，必須增強(qiáng)全員保密意識(shí)，加強(qiáng) 組織領(lǐng)導(dǎo)。 涉密人員是指那些因工作崗位和工作職責(zé)，需要經(jīng)常接觸涉密事項(xiàng)的人員，以及因工作需要偶爾接觸涉密事項(xiàng)的人員。其它時(shí)間，有極 特殊情況經(jīng)總經(jīng)辦 /人事行政部批準(zhǔn)后，方可開(kāi)機(jī)復(fù)印。 三、為了節(jié)約費(fèi)用，各部門領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格控制復(fù)印量。如有違反者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以 10元罰款，造成設(shè)備損壞的，由其賠償經(jīng)濟(jì)損失。 十一、所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件，嚴(yán)禁將計(jì)算機(jī)用于私人學(xué)習(xí)或游戲。 九、計(jì)算機(jī)應(yīng)由專業(yè)人員操作，禁止非專業(yè)人員操作使用，否則，造成設(shè)備損壞應(yīng)照價(jià)賠償，未經(jīng)計(jì)算機(jī)保管人同意不得動(dòng)用他人計(jì)算機(jī)。發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影 響工作。 六、軟盤使用前，必須確保無(wú)病毒；由各計(jì)算機(jī)使用部門制定病毒作業(yè)計(jì)劃（含檢測(cè)周期、時(shí)間、方式、工具及責(zé)任人），報(bào)總經(jīng)辦 /人行部檢查其實(shí)施情況。 四、輸入計(jì)算機(jī)的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任 何人提供、泄露信息內(nèi)容；所有計(jì)算機(jī)均要加設(shè)屏保密碼，對(duì)于絕密文件應(yīng)對(duì)其加設(shè)密碼防護(hù)（離職離任時(shí)須將計(jì)算機(jī)密碼通報(bào)監(jiān)交人）。 二、歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)用的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；負(fù)責(zé)軟件開(kāi)發(fā)規(guī)劃；負(fù)責(zé)組織計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)對(duì)分散使用的計(jì)算機(jī)保密、病毒檢測(cè)清理、是否安裝游戲軟件等方面進(jìn)行不定期檢查；負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的故障時(shí)聯(lián)絡(luò)維修單位進(jìn)行維修。 正常消耗性文具用品如：圓珠筆、炭素筆、膠水領(lǐng)用時(shí)交舊領(lǐng)新，否 則不予核發(fā)。 內(nèi)部傳閱的各種草稿盡量利用使用過(guò)的紙（正面有字，反面能書(shū)寫），不準(zhǔn)使用公司統(tǒng)一印制的稿紙，如有違反者一次罰款 5 元。 為控制辦公用品費(fèi)用，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，每個(gè)員工必須節(jié)約使用各種辦公用品，不得浪費(fèi)。 辦公用品管理員計(jì)算出各部門辦公用品 費(fèi)用，按照各部門辦公費(fèi)用指標(biāo)核算，將情況匯總上報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，并通知超標(biāo)部門， 超標(biāo)自負(fù)。 核對(duì)辦公用品領(lǐng)用單與辦公用品臺(tái)帳顯示發(fā)放數(shù)量。 領(lǐng)發(fā)物品隨時(shí)記帳，計(jì)算余量，以便掌握庫(kù)存數(shù)量。 必須清楚掌握辦公用品庫(kù)存數(shù)量，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)實(shí)行防蟲(chóng)等保全措施。 四、保管與發(fā)放 辦公設(shè)備 /設(shè)施購(gòu)置后由財(cái)務(wù)部通知需求部門辦理領(lǐng)取手續(xù)，并建立臺(tái)帳，加貼標(biāo)簽 。 辦公用品購(gòu)買由需求部門提報(bào)領(lǐng)用計(jì)劃，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按辦公用品臺(tái)帳，確定購(gòu)買與否、購(gòu)買數(shù)量，實(shí)施采購(gòu)（分公司可交由采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)）。 三、購(gòu)買 辦公設(shè)備 /設(shè)施及辦公用品 的購(gòu)買由需求部門按照“物資采購(gòu)程序”及物資采購(gòu)審批權(quán)限進(jìn)行辦理。 公司辦公設(shè)備 /設(shè)施購(gòu)買時(shí)必須通過(guò)設(shè)備設(shè)施管理人員簽字，以便保證公司辦公設(shè)備 /設(shè)施臺(tái)帳的準(zhǔn)確性。登記時(shí)各部門 /科室人員必須積極配合，如實(shí)上報(bào)。 公司辦公用品包括：軟盤、膠水、雙面膠、鋼筆水、圓珠筆、炭素筆、鉛筆、 橡皮、紙張等消耗性物品。 六、禁止利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)聊天、娛樂(lè)、下載與工作無(wú)關(guān)的信息等。 四、為保證信息安全，在信息收發(fā)完畢后須將收（發(fā)）信箱內(nèi)的相關(guān)信息刪除。 二、所有可上網(wǎng)的部門及個(gè)人必須建立上網(wǎng)記錄，并認(rèn)真填報(bào)，月末交電話費(fèi)用核算部門。 關(guān)于計(jì)算機(jī)上網(wǎng)使用的有關(guān)規(guī)定 為加強(qiáng)并規(guī)范集團(tuán)辦公自動(dòng)化，提高部門間信息傳遞速 度和工作效率，制定本規(guī)定。接聽(tīng)電話一般在鈴響三次內(nèi)接聽(tīng)。 通話注重禮貌，體現(xiàn)公司良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)貌。 每次通話時(shí)間以三分鐘為限，長(zhǎng)話短說(shuō)，簡(jiǎn)潔扼要，長(zhǎng)途電話使用前應(yīng)對(duì)討論、商洽內(nèi)容加以構(gòu)思或擬出提綱。 四、通話注意事項(xiàng) 接聽(tīng)電話一律用文明用語(yǔ)：“您好！希波集 團(tuán)”或“您好！希波”。 月末由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理將當(dāng)月各部門電話費(fèi)用額、獎(jiǎng)罰處理情況及各手機(jī)使用者費(fèi)用額報(bào)總經(jīng)理閱批。 三、通訊 費(fèi)用支付、報(bào)批 凡是公司支付的手機(jī)、 BP 機(jī)、均由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理。通話、傳真完畢后，由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)將所有的電話國(guó)際網(wǎng)關(guān)閉。 二、國(guó)際電話使用規(guī)定 由需要辦理國(guó)際業(yè)務(wù)的部門填寫請(qǐng)示單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦 /人行部，由總經(jīng)辦 /人行部按照總經(jīng)理批示將所要使用的電話國(guó)際網(wǎng)打開(kāi)。財(cái)務(wù)部按各部門電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算，超費(fèi)自付，特殊情況需集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)核銷，其他人無(wú)權(quán)核銷超標(biāo)準(zhǔn)電話費(fèi)。 各部門沒(méi)有其它部門同意，不得使用其它部門電話。 第四章 電話通訊管理 關(guān)于通訊設(shè)備的使用管理規(guī)定 一、國(guó)內(nèi)電話使用管理 各部門需要安裝、停用電話或需要增加話費(fèi)指標(biāo)，應(yīng)由申請(qǐng)部門填寫請(qǐng)示單，寫明申請(qǐng)事項(xiàng)、原由，主管簽署意見(jiàn)后報(bào)企管部 /人行部（分公司各部門由人行部批示后報(bào)企 管部），由企管部 /人行部請(qǐng)示總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 部門名稱要用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，標(biāo)明簽署、用印時(shí)間。 五、各部門接待外單位介紹來(lái)人時(shí)，應(yīng)認(rèn)真查對(duì)來(lái)人姓名、商辦事項(xiàng)和介紹信所列的事項(xiàng)是否相 符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對(duì)。 三、開(kāi)具介紹信存根應(yīng)妥善保管，按保密要求歸檔，保管期限 5 年。 加蓋印章流程圖 用 印 申 請(qǐng) 單 年 月 日 申請(qǐng)人 職務(wù) 所在部門 印章名稱 公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財(cái)務(wù)專用章 資料 名稱 A 資料編號(hào) A B B 資料來(lái)源 外來(lái)材料 自制材料 其他 資料份數(shù) A 份 B 份 每份資料加蓋的印章數(shù) A 份 B 份 資料用途 資 料 保 管 公司內(nèi)（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批 意見(jiàn) 部門經(jīng)理 主管副總 總經(jīng)辦 / 人行部經(jīng)理 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 / 副董事長(zhǎng) 總經(jīng)理 加印材料 補(bǔ)充修正 申請(qǐng)?zhí)岢? 申請(qǐng)人 加蓋印章 審查批準(zhǔn) 審查批準(zhǔn) 審 批 申請(qǐng)部門 主管經(jīng)理 副總、分公司總經(jīng)理（必要時(shí)） 集團(tuán)總經(jīng)理（必要時(shí)） OKKKK OK OK NO NO NO OK OK 介紹信管理辦法 一、需要公司開(kāi)具介紹信者，應(yīng)填寫用印申請(qǐng)單，注明介紹信用途，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，交總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理簽批，總經(jīng)辦 /人行部文員依據(jù)此單填寫介紹信，蓋章后發(fā)需要人。 （ 3） 使用合同章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部留存或備份 合同文 本同時(shí)存檔。 《用印申請(qǐng)單》的管理 （ 1）使用公司法人章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》在總經(jīng)辦 /人行部存檔。 （ 2） 合同章 使用部門填寫《用印申請(qǐng)單》，部門經(jīng)理簽字，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核：合同文本名稱、加蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權(quán)限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內(nèi)容等。 （ 6）經(jīng)會(huì)簽批準(zhǔn)的文件發(fā)放加蓋印章時(shí)文件會(huì)簽單可替代用印申請(qǐng)單。 （ 3）本款所稱涉及公司重大利益資料系指： A、與經(jīng)營(yíng)責(zé)任相關(guān)的資料 B、債務(wù)保證，特別貸款 C、所涉標(biāo)的超過(guò) 10 萬(wàn)元以上的合同 D、訴訟裁判相關(guān)資料 E、可能給公司造成 10 萬(wàn)元以上損失的其他相關(guān)資料 （ 4） 使用財(cái)務(wù)專用章必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、副董事長(zhǎng)審核同意方可使用。 加蓋印章審批權(quán)限劃分 （ 1）經(jīng)常性加印項(xiàng)目，如介紹信、包裹單、匯款單等項(xiàng)目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字， 交經(jīng)總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理 審批。 （ 3）申請(qǐng)人按（ 1）（ 2）項(xiàng)要求簽字后，須將相應(yīng)用印申請(qǐng)單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責(zé)任人登記蓋章。 （ 1）申請(qǐng)人填寫公司用印申請(qǐng)單（見(jiàn)附表）。保管責(zé)任者因故不在時(shí)需托相關(guān)人員代行其職責(zé)，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負(fù)連帶責(zé)任。 四、以上三種印章在使用時(shí)必須按規(guī)定辦理，否則出現(xiàn)問(wèn)題，由該印章保管人員負(fù)責(zé)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任，并處以每次 500 元的罰款。 銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補(bǔ)充協(xié)議及銷 售公司內(nèi)部發(fā)放的文件、制度、通知、通報(bào)類。 合同專用章 適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。 集團(tuán)各相關(guān)部門及分公司對(duì)印章的管理須設(shè)專人負(fù)責(zé)、并將該管理人員姓名報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備查。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、銷售公司章、品控部檢驗(yàn)專用章等。 部門 復(fù)印機(jī)使用登記表 復(fù)印時(shí)間 材料名稱 紙型 總頁(yè)數(shù) 復(fù)印人 部門經(jīng)理簽字 部門 傳真機(jī)使用登記表 傳真時(shí)間 材料名稱 頁(yè)數(shù) 收 /發(fā) 經(jīng)辦人 部門經(jīng)理簽字 第三章 印章信證管理 印章使用管理辦法 一、總則 目的 為加強(qiáng)集團(tuán)公司印章管理，規(guī)范公司印章的制定、使用程序，使公司業(yè)務(wù)順利運(yùn)營(yíng)，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本辦法 。 在外人員簽合同及其它工作需發(fā)傳真時(shí)，需請(qǐng)示副總經(jīng)理同意才能進(jìn)行，并且回公司報(bào)銷時(shí)，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無(wú)以上材料公司不予報(bào)銷。 三、傳真： 所有傳真機(jī)均應(yīng)建立傳真記錄，登記傳真機(jī) 使用情況，并填寫《傳真機(jī)使用登記表》，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。 公出人員在外地需要打印、復(fù)印材料時(shí)，應(yīng)將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標(biāo)明打印 /復(fù)印原因、打印 /復(fù)印時(shí)間、材料收件人，以做報(bào)銷依據(jù)，無(wú)以上材料公司不予報(bào)銷。 月末按各部門復(fù)印登記表由總經(jīng)辦 /人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費(fèi)用，查看費(fèi)用是否超標(biāo)，將結(jié)果報(bào)人力資源部考核； 凡需要復(fù)印的資料，必須經(jīng)本部門 經(jīng)理同意，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過(guò) 10 張的必須人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，分公司復(fù)印 20 份以上的應(yīng)采用油印形式，由需求部門自行印刷。 文件打印格式應(yīng)統(tǒng)一，按《制度匯編》辦公管理制度中《公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定》執(zhí)行。 總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按 公司行文規(guī)范，美觀合理，對(duì)文字進(jìn)行最終校對(duì)，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認(rèn)后修改。 不得利用公司計(jì)算機(jī)打印私人材料。 七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對(duì)其摘抄完畢的內(nèi)容進(jìn)行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。主管領(lǐng)導(dǎo)與資料來(lái)源相關(guān)部門溝通備份，同時(shí)對(duì)借閱人采取批評(píng)教育或相應(yīng)處罰。 四、借閱檔案人必須愛(ài)護(hù)檔案，保護(hù)其安全及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借。 二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 每年清理一次檔案，對(duì)檔案的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案安全。 文件檔案除將文稿存檔外，計(jì)算機(jī)中亦需存盤建檔，建檔按類別及時(shí)間順序建立，便于查找。 歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進(jìn)行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。 每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。 技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時(shí)注明作廢日