【正文】 應(yīng)及時清理文件，機(jī)密級以上文件草稿及印 廢的紙張應(yīng)立即銷毀，不得二次使用，更不能流失?？偨?jīng)辦制定出文件定期收回和監(jiān)督銷毀制度，做到每半年清理一次文件，各部門保管的文件必須在規(guī)定時間內(nèi)交回，個人手中不得留存。 （二）會議保密 集團(tuán)及各分公司召開內(nèi)部重要會議，會前要部署保密工作，進(jìn)行必要的保密安排，為做好會議保密工作，制定會議保密具體規(guī)定如下： 應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和需要，嚴(yán)格確定出席、列席人員，無關(guān)人員不準(zhǔn)參加會議，不經(jīng)批準(zhǔn)，其他任何人員不得進(jìn)入會場。 不經(jīng)批準(zhǔn)，與會人員不準(zhǔn)向外泄露會議內(nèi)容。 重要會議的 絕密內(nèi)容，不印文件，也不準(zhǔn)做記錄。 不準(zhǔn)私自印發(fā)高層領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄，會議紀(jì)要的內(nèi)容，特別是領(lǐng)導(dǎo)的講話，一定要交領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可印發(fā)。 會議文件要劃好密級，統(tǒng)一編號，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達(dá)。凡絕密文件、資料應(yīng)交相關(guān)保密人員集中管理，個人不得帶出會場。 會議結(jié)束后，要對會議場所進(jìn)行一次認(rèn)真的保密檢查，對文件、資料進(jìn)行清點，應(yīng)收回的要全部收回。允許與會人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會人員回到各自崗位后按照文件目錄清點，交相應(yīng)部門登記、保管。 （三）電子計算機(jī)保密 涉密文件需給文件加設(shè)密碼，應(yīng)除存放在計算機(jī)硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內(nèi)容被竊取、丟失。 存儲文件的軟盤不得隨意放置，將其放置保密處或交給檔案管理人員，不得將存有保密內(nèi)容的文件亂放或?qū)④洷P借給他人，存在軟盤上的文件也應(yīng)加文件密碼。 （四）財務(wù)保密 加強(qiáng)財務(wù)保密工作，必須注意以下幾點： 1．嚴(yán)禁非相關(guān)人員進(jìn)入財物部門。 2．財務(wù)人員不要將重要文件、報表放在桌面上，以免丟失、失密，給公司造成不良后果。 3．財務(wù)人員要遵守保密制度，不得將本公司財務(wù)方面的內(nèi)容隨意告知 他人， 以免給公司帶來重大影響或損失。 （五）生產(chǎn)技術(shù)保密 與生產(chǎn)相關(guān)生產(chǎn)配方、工藝流程、加工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量獎懲制度等均屬絕密文件，不得借與非相關(guān)人員，不得隨意復(fù)印、摘抄。內(nèi)部發(fā)放時須標(biāo)注受控狀態(tài)、加蓋受控章及分發(fā)號，注意保密，做好發(fā)放記錄，員工辭職、離任時要注意回收。 生產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，非相關(guān)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入車間。 生產(chǎn)車間原則上不準(zhǔn)接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請示集團(tuán)總經(jīng)理同意后，方可帶領(lǐng)其進(jìn)入車間。 生產(chǎn)車間的配料室和重要工序嚴(yán)禁非相關(guān)人員入內(nèi) 。 機(jī)密車間和工序不得將資料及記錄帶出，不得泄露。 （六）人力資源保密 本部門人員要嚴(yán)格保守秘密，不得泄露公司人力資源戰(zhàn)略。 本部門人員不得泄露公司薪資體系、標(biāo)準(zhǔn)和員工新酬。 集團(tuán)及各分公司所屬人事部門首先對新聘用的員工進(jìn)行薪資保密的教 育工作，人事部門在錄用報到通知單中不得注明薪資標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格保守薪資機(jī)密。 集團(tuán)及各分公司所屬財務(wù)部門在核算、發(fā)放薪資時，應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)保密制度，相關(guān)財務(wù)人員應(yīng)有嚴(yán)格的保密意識，不得透露員工個人工資信息，并保證薪資對號領(lǐng)取，不得代領(lǐng)。 集團(tuán)及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資標(biāo)準(zhǔn)。 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不得泄露人事任免意向。 任何人不得泄露領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)給予的獎勵。 有關(guān)工作人員不得泄露員工的職業(yè)生涯設(shè)計。 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得借閱人事檔案。 （七）具體要求 集團(tuán)各部門、各分工司都要成立保密小組，加強(qiáng)對本部門、本公司保 密工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到組織落實。 集團(tuán)各部門、各分公司都要制定相應(yīng)的保密制度，做到措施落實。 集團(tuán)各部門、各分公司都要明確本部 門、本公司的涉密事項和涉密人員，做到重點明確。 集團(tuán)各部門、各分公司都要定期召開保密工作會議，分析問題制定措施，堵塞漏洞。 對涉及秘密事項和涉密人員的部門和人員，須結(jié)合績效考核嚴(yán)格檢查。 外單位采用電話詢問其保密數(shù)字，均不得通報或謊報，只能回答不清楚或不知道。 如果外來人到我公司詢問公司涉密情況或索要材料，未經(jīng)總經(jīng)理同意，公司員工任何人都不能透漏和提供。 各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到生產(chǎn)、開發(fā)、財務(wù)、銷售、采購、質(zhì)檢等公司機(jī)密文字、數(shù)字、合同、計劃內(nèi)容的，以及 公司發(fā)展動向、各種活動等資料，應(yīng)在作廢時立即銷毀，不應(yīng)做為普通用紙在日常工作中使用。 對出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對直接責(zé)任人和負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的負(fù)責(zé)人，將給予嚴(yán)厲的處罰，后果嚴(yán)重的，將提請司法部門追究其刑事責(zé)任。 第七章 圖書資料管理 公司圖書管理規(guī)定 一、職責(zé) 集團(tuán)總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)集團(tuán)圖書資料購置的最終審查和資金批準(zhǔn)。 分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司各部門圖書資料購置的最終審查和資金批準(zhǔn)。 總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)對各部門購入的圖書資料進(jìn)行蓋章，加貼標(biāo)簽并編號，登記管理；負(fù)責(zé)定期核查各 部門圖書資料的保管情況。 各部門負(fù)責(zé)申請、購入本部門的各類圖書資料；負(fù)責(zé)本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。 四、圖書資料管理 （一）圖書資料的申請與購入 各部門需要購置圖書資料時，應(yīng)填寫《圖書資料購置申請書》經(jīng)本部門主管確認(rèn)后報總經(jīng)辦或人行部審批。 申請部門經(jīng)辦人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《圖書資料購置申請》，向財務(wù)部門申請相應(yīng)款項購置圖書資料。（金額在 100 元以下者財務(wù)部不給予暫借款） 申請部門應(yīng)在申請被批準(zhǔn)后五日內(nèi)購入相關(guān)圖書資料，七日內(nèi)憑購書有效票據(jù)及所購圖書并經(jīng)總經(jīng)辦或人行部核收簽字、登記 、加蓋公司藏書章后進(jìn)行報銷，無總經(jīng)辦 /人行部文員簽字，財務(wù)不予報銷購置費(fèi)用。 （二）圖書資料的登記 購回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦 /人行部文員造冊登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標(biāo)簽并編號。 各部門指定專人作為本部門圖書資料管理人員，進(jìn)行本部門書目登記和借閱登記管理（該管理人員姓名須在總經(jīng)理辦公室或相關(guān)人事行政部進(jìn)行登記備案）。 所有圖書必須按圖書管理卡要求進(jìn)行登記，寫明圖書名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、價格。 所有的圖書均應(yīng)在書脊加蓋公司藏書專用章。 （三）圖書資料的保管 圖書 資料管理人員負(fù)責(zé)對圖書的分類、整理與借閱工作。必須妥善保管各類的圖書資料。 集團(tuán)總經(jīng)辦 /人行部每季度對各部門保管之圖書資料進(jìn)行核查一次，具體時間為每年 3 月、 6 月、 9 月、 12 月的最后一個工作日。 若發(fā)現(xiàn)圖書毀損或丟失，由總經(jīng)辦或人行部協(xié)同保管部門進(jìn)行責(zé)任追 查，由責(zé)任人重新購入同樣書目，確實無法購入者，按照圖書資料原價進(jìn)行賠償。 （四）圖書資料的借閱 總經(jīng)辦 /人行部文員負(fù)責(zé)集團(tuán) /分公司圖書資料的保管及辦理借閱并登記；各部門圖書資料管理員負(fù)責(zé)本部門保管圖書的借閱并進(jìn)行借閱登記。 凡屬本 集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)員工，出據(jù)借閱手續(xù)后均可借書閱讀。 借閱圖書要按時歸還，雜志十天內(nèi)，長篇圖書一個月內(nèi)歸還，如因工作需要不能近期歸還時，可續(xù)辦手續(xù)。 造成損壞或丟失者按原價重新購置或賠償。 附件：圖書資料購置申請書 申請部門 經(jīng)辦人 購書用途 書目 價格 合計金額 審批 部門確認(rèn) 總經(jīng)辦或分公司總經(jīng)理確認(rèn) 第八章 法律事務(wù)、合同管理 法律咨詢辦法 一、 公司設(shè)常年法律顧問負(fù)責(zé)公司日常法律咨詢事務(wù)。法律顧問的工 作關(guān)系隸屬于企管部 /人事行政部，其具體業(yè)務(wù)活動對公司法定代表人負(fù)責(zé) 。 二、 法律顧問的基本職責(zé)有：協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行法律，法規(guī)，對公司 重大經(jīng)營決策提出法律意見；參與起草、審核重要的規(guī)章制度；審核公司合同、參加重大合同的談判和起草工作；辦理公司商標(biāo)、專利、商業(yè)秘密的保護(hù)等有關(guān)法律事務(wù)；接受公司領(lǐng)導(dǎo)的委托，代理公司的訴訟案件；負(fù)責(zé)對公司員工進(jìn)行法律知識培訓(xùn)；辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他法律事務(wù)。 三、 凡涉及公司根本利益，并且以公司名義對外做出的各種包括備忘 錄、答復(fù)意見書，證明，信函、協(xié)議書及電子郵件等法律文件，必須交由法律顧問事先審核無誤后再發(fā)給對方。 四、 對公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理提出的咨詢問題 ，法律顧問應(yīng)以意見書 的形式呈報給公司領(lǐng)導(dǎo)，并且做到快捷、準(zhǔn)確，不出任何紕漏。 五、 公司各部門在日常工作中涉及到的法律問題，可由部門領(lǐng)導(dǎo)直接 向咨詢法律顧問。咨詢者必須實事求是、客觀、公正的反映事物本來面目，不得隱瞞或夸大事實真相。 六、 法律顧問對所做出的咨詢意見，應(yīng)專項、書面記載于記錄中以備 查考。法律顧問必須為所提供的法律意見的正確性負(fù)責(zé)。 七、 對司法機(jī)關(guān)就具體法律問題或案件的來函或到訪，統(tǒng)一由法律顧 問接待，并負(fù)責(zé)做出解釋或答復(fù)。未經(jīng)允許，任何部門或人員不得擅自行事。 八、 對需要由法律顧問辦理的專項法律事務(wù)，當(dāng)事部門 必須事先以書 面形式報請總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由企管部 /人行部經(jīng)理具體安排法律顧問受理。 九、 對所發(fā)生的各類訴訟案件，統(tǒng)一交法律顧問負(fù)責(zé)主辦，各相關(guān)或 當(dāng)事部門必須密切聯(lián)系，除提供有關(guān)情況介紹外，還應(yīng)出具相應(yīng)的證據(jù)材料。 合同管理規(guī)定 為了加強(qiáng)合同管理，規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，現(xiàn)就合同管理做如下規(guī)定： 一、合同管理實行審簽制、授權(quán)制和承辦責(zé)任制實行程序控制和實體控制相結(jié)合的辦法，提高合同管理工作質(zhì)量。 二、本規(guī)定所指合同范圍，包括采購合同，經(jīng)銷合同、廣告全同、運(yùn)輸合同、承攬合同、技術(shù)合同、保管合同，以及對外訂立的各種協(xié)議。 三 、所有合同（協(xié)議）均由企管部統(tǒng)一管理，全面審核和保管。 四、所有合同（協(xié)議）在訂立前，必須經(jīng)企管部或法律顧問審核無異議后 （審核時間為三天），方可進(jìn)入訂立程序。 五、簽訂合同（協(xié)議）的當(dāng)事部門，是合同管理的第一責(zé)任部門，主要領(lǐng)導(dǎo)是第一責(zé)任人，堅持“誰主管誰負(fù)責(zé)，誰承辦誰負(fù)責(zé)”的原則。 六、凡對外發(fā)生有約定性經(jīng)濟(jì)行為，必須采用書面方式訂立合同書或協(xié)議書。 七、合同中的主要條款如：當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點、方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等必須完備嚴(yán)謹(jǐn)。非主要條款如：付款方 式、包裝方式、檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同履行地、擔(dān)保方式以及合同的有效期限等，都應(yīng)有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益。 八、凡以公司名義訂立合同，必須有公司法定代表人授權(quán)，沒有授委托或者超出授權(quán)委托范圍的，之后又未被公司追認(rèn)所訂立的合同，其民事行為后果由訂立人（行為人）承擔(dān)責(zé)任。 九、對屬于經(jīng)常性、日常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同訂立，暫定授權(quán)部門主管，實行每件合同均單獨(dú)授權(quán)委托。對超出部門日常業(yè)務(wù)范圍的合同（協(xié)議）的訂立，必須有公司法人專項授權(quán)或者公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則無效。 十、訂立合同（協(xié)議）時，必須認(rèn)真核實對方的主體資格、資金信用 能力和履行能力，嚴(yán)格防范合同詐騙，非法定代表人代訂合同，須核實其代理權(quán)及其代理權(quán)范圍。對欲建立業(yè)務(wù)關(guān)系的新客戶，應(yīng)先進(jìn)行實地調(diào)查，確定其資信履約能力后，方可訂立合同。 十一、訂立業(yè)務(wù)性合同，應(yīng)使用合同專用章，合同章由專人保管，使用時應(yīng)履行審批手續(xù)。法律顧問審核合同時需加蓋合同審核專用章。 十二、公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。各業(yè)務(wù)部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負(fù)責(zé)管理，合同承辦人使用復(fù)印件。 十三、部門經(jīng) 理以上人員簽訂合同（協(xié)議）權(quán)限如下： 集團(tuán)部門經(jīng)理有簽訂一次性標(biāo)的額 1 萬元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 分公司部門經(jīng)理有簽訂一次性的額 5000 元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 集團(tuán)副總有簽訂一次性標(biāo)的額 10 萬元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 標(biāo)的額 10 萬元以上的合同（協(xié)議）必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽訂。 標(biāo)的額 5 萬元以下的合同（協(xié)議）由企管部審核把關(guān)， 5 萬元以上的合同（協(xié)議）由法律顧問審核把關(guān)。 十四、合同（協(xié)議）簽訂程序 合同（協(xié)議）簽訂部門將合同（協(xié)議）草稿交法律顧問進(jìn)行審核，企管部進(jìn)行價格審 核。 企管部對合同（協(xié)議）進(jìn)行最終審核后，承辦部門再根據(jù)規(guī)定履行審批手續(xù)。 十五、企管部負(fù)責(zé)對合同（協(xié)議）的履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。 十六、注意事項： 屬于對外經(jīng)濟(jì)合同，必須按照審批權(quán)限層層核批，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主辦部門（或人員）即合同的起草部門（或人員）必須反復(fù)仔細(xì)斟酌合同條款，做到語言精煉、措詞嚴(yán)謹(jǐn)，無文字和數(shù)字疏漏與錯弊；做到無常識性錯誤、漏洞。 任何經(jīng)濟(jì)合同，必須加蓋合同雙方的公章或合同專用章，并加蓋騎縫章。 合同必須由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，合同必須標(biāo)明當(dāng)頁頁次和總頁數(shù)。 合同必須注明一式幾份，雙方各存幾份。 合同內(nèi)容中修改的地方，必須加蓋雙方公章或合同專用章，或法定代表人名章。 必須明確合同附件是否是合同的一部分，與合同條款有無同