【正文】 文中宋二號(hào)字（加黑），副標(biāo)題（或主送單位）應(yīng)采用黑體三號(hào)字，正文應(yīng)采用宋體四號(hào)字；行間距采用單倍行距；公文用紙幅面規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（長(zhǎng) 279 毫米，寬 210 毫米）；公文印制紙面規(guī)格：天高 70 毫米，地高 30 毫米，左寬 25 毫米，右寬 20 毫米，左 側(cè)裝訂。 二、檔案分為證照檔案、文件（制度）檔案、人事檔案、合同檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案等類別。 四、證照檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有證照，如：稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、車輛各種牌照、各種榮譽(yù)證書、專利證、資格證等，均須以復(fù)印件及原件兩種形式存檔。 證照檔案的保存期限為永久性保存。 若執(zhí)行部門必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出 使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時(shí)，可存檔復(fù)印件。 六、人事檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有管理人員，其應(yīng)聘表、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書、畢業(yè)證復(fù)印件、筆 試題試卷存入個(gè)人檔案，在試用期內(nèi)建立臨時(shí)檔案，正式聘用后建立正式個(gè)人檔案。 人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。各業(yè)務(wù)部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負(fù)責(zé)管理，合同承辦人使用復(fù)印件。 合同中含集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部責(zé)任狀、承包合同及對(duì)外簽定的各種業(yè)務(wù)合同。 八、設(shè)備檔案的管理 各部門購(gòu)買設(shè)備及物品，（如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)等）生產(chǎn)設(shè)備及生產(chǎn)輔助設(shè)備（如化驗(yàn)室設(shè)備、研發(fā)專用設(shè)備等）凡是帶有圖紙、說明書、保修卡、用戶手冊(cè)等資料應(yīng)全部交總經(jīng) 辦 /人事行政部存入設(shè)備檔案，建立永久性檔案。 各項(xiàng)基建施工與工程有關(guān)圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦 /人事行政部文員管理。 九、技術(shù)檔案的管理 各部門技術(shù)資料，如：與集團(tuán)業(yè)務(wù)相關(guān)的法規(guī)條文、國(guó)標(biāo)、企標(biāo)、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等全部由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理歸檔，如屬絕密文件應(yīng)由總經(jīng)辦 /人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁(yè)數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。 十、檔案建立、整理辦法 企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內(nèi)容分類，并以時(shí)間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)注歸入的檔案類目，方便查找。準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。 立卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和 批復(fù)放在一起。 注意做好保密工作，檔案柜要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。 檔案資料借閱管理制度 一、借閱檔 案（包括證照、文件（制度）、人事檔案、合同、設(shè)備、技術(shù)等資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；借閱涉密的檔案須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。 三、借閱期限不得超過 10 天，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 五、借閱的檔案交還時(shí)， 檔案管理人員必須當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。 六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但不得帶出檔案室。 第二章 辦公事務(wù)管理 打印、復(fù)印、傳真管理制度 一、打印： 凡屬以集團(tuán)、分公 司名義下發(fā)的文件、報(bào)表、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內(nèi)。 各部門負(fù)責(zé)本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會(huì)簽批準(zhǔn)后拷盤，交由總經(jīng)辦 /人事行政部歸口下發(fā)、存檔； 總經(jīng)辦 /人事行政部文員對(duì)外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒 的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 文件存檔規(guī)范，計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)文件應(yīng)遵照《制度匯編》辦公管理制度中《檔案管理辦法》執(zhí)行。 二、復(fù)?。? 所有復(fù)印機(jī)均應(yīng)建立使用記錄，復(fù)印需求部門按《復(fù)印機(jī)使用登記表》中項(xiàng)目逐項(xiàng)、真實(shí)填寫。 屬證件、原始資料等特殊材料需要復(fù)印，不受份數(shù)限制，可根據(jù)需要復(fù)印，但必須經(jīng)過請(qǐng)示、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。 不得利用公司復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)復(fù)印私人材料。 由總經(jīng)辦 /人行部文員統(tǒng)計(jì)月費(fèi)用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費(fèi)用， （除總經(jīng)辦 /人行部之外有傳真機(jī)的，傳真費(fèi)用統(tǒng)一納入辦公費(fèi)用）；收傳真由總經(jīng)辦 /人行部文員登記，并通知接收部門領(lǐng)取、登記。 不得利用公司傳真機(jī)傳真私人材料。 定義 本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務(wù)上必要的，通過其使用能對(duì)外表達(dá)公司意思的印鑒。 二、印章的管理 集團(tuán)相關(guān)部門及各分公司須將其業(yè)務(wù)必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應(yīng)管理制度或辦法報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備案。 三、印章的適用范圍 公章 適用于公司介紹信、包裹領(lǐng)用單、匯款單、財(cái)務(wù)部報(bào)表、證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等重要材料需要時(shí)的加 蓋。 財(cái)務(wù)專用章 適用于財(cái)務(wù)專用章用于公司各種資金支付專用。 品控部專用章 適用于品控部在公司內(nèi)部下發(fā)的通知及出口時(shí)商標(biāo)機(jī)構(gòu)提供的合格檢驗(yàn)報(bào)告專用。 五、印章的使用 只有印章的保管 責(zé)任者才能保管和加蓋印章。 公司各部門及員工申請(qǐng)加蓋公司法人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。 （ 2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 品控部檢驗(yàn)章，如質(zhì)量檢驗(yàn)合格章、化驗(yàn)室檢驗(yàn)章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗(yàn)室主 任確認(rèn)無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。 （ 2）財(cái)務(wù)報(bào)表、 證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等 需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)（財(cái)務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 （ 5）以上項(xiàng)以外的其他資料的加印，相關(guān)副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權(quán)。 加蓋印章的復(fù)核 （ 1） 公司法人章保管人，按《用印申請(qǐng)單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復(fù)核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請(qǐng)示同意后，印章保管人經(jīng)核實(shí)，方可蓋章。 （ 3）合同章保管人員必須對(duì)上述項(xiàng)目及申請(qǐng)單中加蓋份數(shù)進(jìn)行再次審核后方可給予加蓋合同章，并做好《合同章使用記錄》。 （ 2）使用財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部存檔。 （ 4）財(cái)務(wù)類報(bào)表使用財(cái)務(wù)專用章、法人章及法人名章的《用印申請(qǐng)單》與報(bào)表復(fù)印件同時(shí)存檔。 二、介紹信由總經(jīng)辦 /人行部文員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁發(fā)出空白信。 四、如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向總經(jīng)辦 /人行部反映，及時(shí)采取相應(yīng)措施。 六、注意事項(xiàng)： 開具介紹信時(shí)要對(duì)使用介紹信個(gè)人或部門嚴(yán)格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。 開具的介紹信要有編號(hào)和騎縫章，存根和發(fā)出信的內(nèi)容要一致。 降低話費(fèi)指標(biāo)由企管部 /人行部共同依據(jù)實(shí)際工作通訊業(yè)務(wù)量或階段性話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整。每月各部門電話實(shí)用額，由話費(fèi)查詢部門在每月 30 日前對(duì)照各部門電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)核查后，將結(jié)果、處理意見、手機(jī)實(shí)際費(fèi)用一并報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理。 各部門電話不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請(qǐng)示本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，做好詳細(xì)登記，月末上報(bào)話費(fèi)查詢 部門，按當(dāng)?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M(fèi)清單金額到財(cái)務(wù)付款。 辦理國(guó)際業(yè)務(wù)的部門使用電話必須認(rèn)真、詳細(xì)地做好使用記錄。 任何部門或個(gè)人不經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，無權(quán)打開公司內(nèi)部任何一部電話的國(guó)際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟(jì)損失由行政部負(fù)責(zé)賠償，除交付所使用的費(fèi)用外，罰款 200 元。每月周一由總經(jīng)辦 /人行部向郵局查詢以上通訊費(fèi)用的使用情況，如手機(jī)的余額較低時(shí)，由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)為手機(jī)交費(fèi)，每月最少交費(fèi)額為持機(jī)人月定額費(fèi)用；持機(jī)人出差時(shí)另行付費(fèi)；其它通訊設(shè)備按其各自繳費(fèi)額規(guī)定進(jìn)行交費(fèi)。 電話費(fèi)用需預(yù)交的，可由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理按其權(quán)限辦理。 接、打電話用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話時(shí)間。以免耗時(shí)占線，浪費(fèi)資金。 打電話一般電話零聲響五次無人接聽，即掛機(jī)。 各部門查找電話號(hào)碼可到總經(jīng)辦 /人行部查閱電話號(hào)碼簿，查詢不到方可播打 114 進(jìn)行查詢。 一、集團(tuán)所屬以下部門及個(gè)人可實(shí)行計(jì)算機(jī)上網(wǎng)辦公： 集團(tuán)總經(jīng)辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合計(jì)劃部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團(tuán)各副總、銷售總監(jiān)。 三、實(shí)行計(jì)算機(jī)上網(wǎng)辦公的部門（個(gè)人）之間傳遞信息的，應(yīng)盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。 五、工作需要時(shí)可上網(wǎng)查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認(rèn)真做好上網(wǎng)時(shí)間記錄和使用記錄并根據(jù) 本部門實(shí)際情況制定出固定的查詢郵件時(shí)間。 第五章 辦公用具管理 公司辦公設(shè)備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設(shè)備 /設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)（含手提式）、打印機(jī)、掃描儀等計(jì)算機(jī)附屬設(shè)備、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、驗(yàn)鈔機(jī)、打卡機(jī)、辦公室內(nèi)空調(diào)、飲水機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計(jì)算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設(shè)備 /設(shè)施。 二、建帳 公司所有辦公設(shè)備均須建帳，建帳時(shí)按各部門 /科室由財(cái)務(wù)人員、企管部人員共同盤點(diǎn)，屬辦公設(shè)備 /設(shè)施均須一一登記入帳，并由物品使用部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 公司所有辦公設(shè)備必須貼有統(tǒng)一形式的標(biāo)簽以便核對(duì)查實(shí)。財(cái)務(wù)部見設(shè)備設(shè)施管理人員簽字后，方可給予購(gòu)買辦公設(shè)備 /設(shè)施報(bào)銷。 所有辦公設(shè)備 /設(shè)施及辦公用品，都由辦公駐地財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。 常規(guī)消耗性報(bào)表應(yīng)按其消耗水平確定印刷、訂購(gòu)數(shù)量（各部門提報(bào)計(jì) 劃時(shí)應(yīng)附報(bào)表格式）。 所有辦公用品都必須登記臺(tái)帳。 購(gòu)后物資及時(shí)通知需求部門領(lǐng)取。 五、監(jiān)督與考核 辦公用品每月月末盤點(diǎn)，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費(fèi)用： 辦公用品每月月末盤點(diǎn)，要求結(jié)余物資帳物相符。 財(cái)務(wù)部經(jīng)理核對(duì)各類辦公用品收支、實(shí)物臺(tái)帳。 六、注意事項(xiàng) 嚴(yán)禁員工將公司辦公用品作為私用。凡背面能夠書寫的紙張（但文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等涉密材料不可利用）應(yīng)該妥善保管，以備做打草稿用紙，違反者一次罰款 5 元。 各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮 篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定 一、計(jì)算機(jī)歸口管理部門為總經(jīng)辦 /人行部。 三、計(jì)算機(jī)中所有的軟件為集團(tuán)所有，任何人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或出售。 五、信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動(dòng)硬盤，離職、離任時(shí)須將硬盤、或移動(dòng)硬盤及軟盤的內(nèi)容交接清楚。 七、計(jì)算機(jī)操作人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用；對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。 八、計(jì)算機(jī)若兩小時(shí)以上不使用，則須關(guān)機(jī)，班后將計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備（打印機(jī)、掃描儀等）關(guān)閉，檢查斷開總電源。 十、不得利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權(quán)的部門不得利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，特殊情況需請(qǐng)示總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。 復(fù)印機(jī)使用的規(guī)定 一、復(fù)印機(jī)是高檔辦公設(shè)備，必須由專人負(fù)責(zé)使用 ，其它人員一律不得擅自動(dòng)用，并由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查。 二、專責(zé)人要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握復(fù)印機(jī)使用，保養(yǎng)基本知識(shí)，并嚴(yán)格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復(fù)印機(jī)保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實(shí)保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修理。 四、為了延長(zhǎng)復(fù)印機(jī)的使用壽命，實(shí)行定時(shí)開機(jī)復(fù)印的辦法，每日開機(jī)兩次，集團(tuán) 9： 0016： 00；分公司 10： 00— 11： 00、 15： 00— 16： 00 為開機(jī)復(fù)印時(shí)間。 第六章 機(jī)要保密管理 關(guān)于保密工作的若干規(guī)定 一、總則 保密工作的主要任務(wù)是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項(xiàng)”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項(xiàng)。 保密工作是關(guān)系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。 二、關(guān)于保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 為加強(qiáng)對(duì)保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)研究決定成立集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由集團(tuán)各副總、分公司總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內(nèi)勤等組成。為了規(guī)范文件保密工作，現(xiàn)將文件密級(jí)確定原則及管理要求明確如下： 秘密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場(chǎng)合學(xué)習(xí)討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關(guān)的規(guī)章制度等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印， 事后，當(dāng)需要再次查閱時(shí)，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場(chǎng)借閱當(dāng)時(shí)還。 為了落實(shí)文件保密規(guī)定，涉密人員應(yīng)及時(shí)清理文件，機(jī)密級(jí)以上文件草稿及印 廢的紙張應(yīng)立即銷毀，