【正文】 期。 設備檔案的保存期限為該設備報廢后 1 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。無總經(jīng)辦 /人行部在設備發(fā)票上確認收到該設備相關資料的簽字，財務不予報銷。 合同檔案的保存期限為永久性保存。以便對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。 七、合同檔案的管理 公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電 傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。 接收的大中專畢業(yè)生，考核時的一切資料及其畢業(yè)證復印件交人力資源部 /人事行政部存入個人檔案。 存檔文件保存期限 10 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 五、文件（制度）檔案的管理 所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負責對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。 各類證照除列出名錄外，均須登記其有效年限，以便及時更換證照，保證其有效性。 三、檔案管理歸口部門 總經(jīng)辦負責集團總部的證照檔案、系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的文件（制度）檔案、集團總部設備檔案、技術檔案的管理歸檔； 企管部負責集團系統(tǒng)所有合同檔案的管理歸檔； 人力資源部負責集團總部所有人員及分公司部門副經(jīng)理以上人員的人事檔案的管理歸檔； 分公司人行部負責本公司所有證照檔案、文件（制度）檔案、部門副經(jīng)理以下人員的人事檔案、設備檔案、技術檔案 的管理歸檔； 分公司財務部負責對本公司所有合同檔案的管理歸檔。 附范本： 佳木斯希波集團有限公司文件 希團字［ 2020］第 1 號 關于集團 ***管理的規(guī)定 集團各部門： 為加強 ?? 佳木斯希波集團有限公司 2020 年 1 月 5 日 主題詞：集團 *** 規(guī)定 主送單位：集團各副總、各部門 抄送單位：集團總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理 發(fā)文部門：集團人力資源部 發(fā)文日期： 2020年 1月 5日 檔案管理 辦法 一、將資料按條款分類，分別存放，每年年末經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。主標題、副標題、正文之間的用字要有明顯區(qū)別。 一般公文可以不采用抬頭，由標題、正文、附件、部門署名、成文日期組成，但內(nèi)容格式必須按本規(guī)定第四條執(zhí)行。 （十三）印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。 （十一）主題詞 “主題詞”三字用黑體三號字標注于印制版記上方，具體條目用宋體三號字標注，主題詞由公文主題詞及公文種類詞組成，也可根據(jù)公文內(nèi)容自行標注。 （十）印章 下發(fā)公文都應加蓋集團印章。成文日期應當寫明年、月、日， 采用黑體三號標注于發(fā)文部門署名右下方。 （九）成文日期 一般署會議通過或者領導簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。如附件較多，應用阿拉伯數(shù)字注明順序，逐件寫明附件的名稱。 公文首頁應根據(jù)標題行數(shù)合理排列正文行數(shù)。 全文共五級的第一級用“一、二、三、??” 第二級用“（一）、（二）、（三）、??”第三級用“ ??”第四級用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級用“ A、 B、 C、??”。 全文共三級的第一級用“一、二、三、??”第二級用“（一）、（二）、（三）、??”第三級用“ ??”。層次 結構正文分條標識方法為： 全文共一級的用“一、二、三、??”。 （五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規(guī)定、通報可以不寫主送部 門（或在版記中體現(xiàn)），字體采用黑體三號字。由紅色橫線組成，位于 發(fā)文字號下方。 順序號用阿拉伯數(shù)字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時間順序編排。 發(fā)文機關應使用規(guī)范化簡稱： 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號 集團 希團字 [ ]第 號 銷售公司 希銷字 [ ]第 號 總經(jīng)辦 希行字 [ ]第 號 企劃部 希策字 [ ]第 號 人力資源部 希人字 [ ]第 號 財審部 希審字 [ ]第 號 企管部 希企字 [ ]第 號 財務部 希財字 [ ]第 號 綜合計劃部 希綜字 [ ]第 號 佳木斯分公司 希佳字 [ ]第 號 研發(fā)中心 希研字 [ ]第 號 天津分公司 希津字 [ ]第 號 舉例 希團字 [2020]第 3 號 發(fā)文年度用公元年全稱。 版頭字體采用姚體 60 號字。 三、公文格式 公司下發(fā)公文由版頭、發(fā)文字號、橫隔線、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、主題詞、主送部門、抄送部門、印制版記 組成。 （七）規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。 （五）通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。 （三）意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。 二、根據(jù)本公司實際情況，現(xiàn)對公文做如下分類： （一）決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。 各部門、副總、總經(jīng)理會簽意見可另附紙。 超過處理時限的文件，由文件起草部門催辦。 急件： 各會簽單位需在 1 小時內(nèi)回復，一天內(nèi)處理完畢。 各級人員必須嚴守秘密，有泄密事件發(fā)生，按《保密制度》處理。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內(nèi)傳閱不能留存或復印，事后，當需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當場借閱當時還。 六、公文機密等級 秘密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合 學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關的規(guī)章制度等。 (2)、若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。 (7)、總經(jīng)辦 /人行部每月定期檢查各部門的文件傳達及保存情況，如有文件丟失或傳達不到位，則報人力資源部作為績效考核項目。 (5)、需要對外發(fā)文時，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員打印、蓋章、封裝、寄發(fā)。 (3)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應認真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按《公司行文規(guī)范》，美觀合理，對文字進行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確 認后修改。 出稿復印、下發(fā) (1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員出稿。 (6)、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結 果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。 (4)、自收到需會簽文件起各會簽單位及個人須在處理時限內(nèi)回復，提高效率，文件擬制部門負責文件會簽跟蹤工作。 會簽： (1)、由文件起草部門確定并填寫《文件簽發(fā)審批單》：注明文件名稱、編號、文件類別、主要內(nèi)容、密級、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（ 寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務名稱） (2)、以文件內(nèi)容相關的部門、相關集團副總、總經(jīng)辦 /人事行政部、總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。 文件盡量不制定補充規(guī)定，如需要增加補充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。 四、收文 外來文件收文由公司總經(jīng)辦 /人行部文員登記，請示部門經(jīng)理文件是否轉發(fā)，轉發(fā)時按自制文件會簽程序會簽后轉發(fā)。內(nèi)部自制文件包含本集團系統(tǒng)內(nèi)部文件和對外業(yè)務文件。 辦公管理制度 第一章 企業(yè)文檔管理 公司文書管理辦法 一、文書管理包含外來文件及自制文件兩種。 二、外來文件包含公文、傳真資料、法律條款、地方性法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等項目。 三、文書歸口管理部門為集團總經(jīng)辦；分公司由人行部；自制文書的會簽必須經(jīng)總經(jīng)辦。 五、自制文件 擬制： 由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清 晰、簡潔易懂、文 字嚴肅，避免使用晦澀及地方口語等詞匯敘述。 部門經(jīng)理審核后方可打印，打印時須按照集團《關于公司統(tǒng)一公文處 理規(guī)定》（見匯編“辦公管理制度”中“企業(yè)文檔管理”類）中規(guī)定的格式進行編號排版，打印后認真校稿，與原稿核對無誤后方可進入會簽程序。 (3)、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關資料供起草部門參考。 (5)、各會簽單位必須在會簽單上簽名且標注日期，以明確責任。 批示 總經(jīng)理或其他被授權批示者作最終的批示，并簽字。 (2)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 (4)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員按《文件簽發(fā)審批單》中注明的份數(shù)復印下發(fā)。 (6)、收到文件的單位及個人須在文件發(fā)放記錄中簽字確認，文件發(fā)送到各部門后，部門經(jīng)理應組織本部門人員學習，并妥善保管，裝訂成冊，便于查閱、執(zhí)行。 歸檔 (1)、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負責對接收文件 和本分公司自制文件）歸檔存查。 (3)、存檔文件保存期限 10 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 機密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或 相關人員學習、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關人事任免事項；質(zhì)量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量 等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。 絕密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領導或 極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標準、品控部的工藝流程、工藝標準、品質(zhì)檢驗報告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機制、促銷方案、營銷價格等，此類文件應嚴格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 七、公文處理時限 特急件 ：各會簽單位需在半小時內(nèi)回復，隨到隨辦。 普通件： 各會簽單位需在 4 小時內(nèi)回復，三天內(nèi)處理完畢。 附件： 文件簽發(fā)審批單 文件名稱 編號 密級 主要內(nèi)容 類別 擬制部門 擬制人 部門經(jīng)理 主送單位 抄送單位 會簽范圍及會簽意見 部門 經(jīng)理 副 總 總經(jīng)理 注： 文件經(jīng)總經(jīng)理簽批后，發(fā)放用印時不必使用用印審批單。 公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定 一、公文的性質(zhì) 公文是處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是指示、匯報和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具，各部門必須認真貫徹本規(guī)定，切實做好公文處理。 （二）決定 用于對重要事項做出決策和安排。 （四）通知 用于發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度、人事任免、傳達公司領導指示給相關部門具體執(zhí)行或遵守的事項。 （六）報告 用于向公司領導匯報工作、反映情況、提出建議，答復領導的詢問。 （八）會議紀要 用于記載會議主要精神和議定事項。 （一）版頭 由公司全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。 （二）發(fā)文編號 由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標注于版頭、橫隔線之間，橫向居中，字體采用仿宋小四號字。用阿拉伯數(shù)字寫，用中括號括起。 （三）橫隔線 隔開公文的版頭部分與行文部分的橫線。 （四）標題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號字（加黑）。 （六）正文 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，字體采用宋體四號字。 全文共二級的第一級用“一、二、三、??” 第二級“ ??”。 全文共四級的第一級用“一、二、三、??” 第二級用“（一）、（二）、（三）、??”第三級用“ ??”第四級用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??”。 全文共六級的第一級用“一、二、三、??” 第二級用“（一）、（二）、（三）、??”第三級用“ ??”第四級用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級用“ A、 B、 C、??” 第六級用“ a、 b、 c、??”。 （七）附件 公文附件，應置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前應注明附件的名稱。 （八）部門署名 應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，發(fā)文部門署名應采用黑體三號字標 注于正文的右下方。領導簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定。成文日期年、月、日均用阿拉伯數(shù)字。用印位置做到上不壓正文，下要壓發(fā)文部門署名和成文日期。 （十二）抄送部門 是指除了主送部門之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。在公文末頁下部印三條橫線，上面兩 線之間 注明抄送部門，下面兩線之間左側注明擬制文件部門名稱，右側注明印 發(fā)日期。 四、公文的漢字從左至右橫排。 主標題應采用華