某酒店總經(jīng)辦規(guī)章制度-資料下載頁(yè)
2025-04-12 22:12本頁(yè)面
【正文】 交收件人親自拆封。3. 公文登記后，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的批示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由機(jī)要秘書(shū)送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。4. 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到總經(jīng)理室閱讀，因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還。秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。5．各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。6．各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。7．公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢。8．各級(jí)職員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送總經(jīng)理室登記保管。9．沒(méi)有存查必要的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由總經(jīng)理室定期銷毀。銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，不準(zhǔn)作廢品出售，一律用碎紙機(jī)打碎。四、檔案管理制度1． 隨時(shí)收集各部門辦理完畢的文件(含會(huì)議文件)，資料按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。2．文件整理原則：1)制定一套能充分解決酒店文件記錄保存問(wèn)題的檔案制度。無(wú)論歸檔方法是按字母順序排列，按題目類，還是按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，其目的都是為了查找的迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目。2)每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積。3)熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度。4)每年要清理一次檔案，及時(shí)清除不必要保存之材料。5)準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。6)歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，可把材料按類別分組裝入一個(gè)待辦卷宗，以便要?dú)w檔時(shí)，所有材料都能隨手而得，避免盲目查找。7)立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請(qǐng)示和批復(fù)放在一起；卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。3. 案卷厚度一般在1．5公分至2公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小摺疊整齊；對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件；案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱．文字要簡(jiǎn)練、確切，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡端正。 4．根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編頁(yè)號(hào)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面、確定保管期限、裝訂、案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。 5．案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管，每個(gè)箱要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。6．注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。7．每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。8．對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。9. 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。五、檔案文件借閱規(guī)定 1．借閱檔案(包括文件、資料)，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。 2．案卷不得借出，只供在檔案室閱；未立卷的文件及資料可借出。 3．借閱期限不得超過(guò)兩星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 4．借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。 5．借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 6．外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。 7．外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章．23 / 2
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