【文章內(nèi)容簡介】 制定人： 審批人： 制定日期： 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 16 制 度 : 收貨、入庫及領(lǐng)料控制程序 編 號 : ACC— PP— 10 目 的 : 保障酒店財務(wù)核算系統(tǒng)的規(guī)范與合理，規(guī)范成本控制系統(tǒng) 。 執(zhí)行程序 : （一）收貨程序 一切物品進(jìn)入酒店使用部門前須經(jīng)收貨部驗收。 收貨員嚴(yán)格對照物品申購單或補倉單的數(shù)量和價格等要件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。 收貨 員會同使用部門、倉庫管理員進(jìn)行驗貨。收貨 員主要負(fù)責(zé)檢查物品數(shù)量 （除辦公用品、印刷品外） ,使用部門檢查物品質(zhì)量。 收貨部在確定物品數(shù)量、質(zhì)量符合要求后，收貨員將物品送交倉庫，同時開具收貨記錄。 倉庫在收到物品后立即通知請購部門。 請購部門在接到倉庫通知后填寫倉庫領(lǐng)料單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理簽字后至倉庫一次 性 領(lǐng)取 物品 。 （二）物品入庫工作程序 入庫：庫管員接到收貨部到貨通知后，到收貨部與驗收員一起驗貨。 1）清點數(shù)量。 2）檢查貨物是否與酒店所訂貨物相符。 3）貴重物品要一一清點。 4）金額數(shù)量大的按比例抽查，待檢查全部合格后方可入 庫。 出庫：凡是酒店領(lǐng)用物品部門，必須填寫“倉庫領(lǐng)料單”一式三份，使用部門填寫好申領(lǐng)單后送本部門經(jīng)理簽字，再送財務(wù)部經(jīng)理簽字，待手續(xù)齊全后，方可領(lǐng)貨，庫管員要嚴(yán)格按照領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)貨，雙方清點無誤后領(lǐng)貨人、發(fā)貨人簽字，領(lǐng)料單一式三份，一份送交財務(wù)部，一份領(lǐng)用部門存留，另一份庫房保留。 訂貨：庫管員在每天發(fā)放的基礎(chǔ)上，清點數(shù)量，發(fā)現(xiàn)有該補充備倉物品立即填寫倉庫補充申請表，在倉庫補充申請表上要寫清訂貨的品名、要求數(shù)量、現(xiàn)時存貨、申請量、確認(rèn)無誤后交成本主管、財務(wù)經(jīng)理簽字，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，交采購部 。如屬印刷品補倉，補倉單須有需求部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。 物品入庫后，要分類碼放整齊，保證庫存物品完好無損，物品入庫后憑入庫單及時入帳登記。 發(fā)貨時，庫管員按制度辦事，做到先進(jìn)先出，手續(xù)不齊全不發(fā)放，如有特殊情況，需 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 17 財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。 凡是辦公用品一律星期一 14： 0016： 00 發(fā)放，其它物品星期一至星期五 9： 0017：00 發(fā)放。 積極配合成本部門做好每月盤點工作，做到帳物相符，帳卡相符。 每月２５日制作保質(zhì)到期物品提示表呈成本主管。 下班之前，庫管員要認(rèn)真檢查庫房是否存在不安全因 素，特別是水、電是否有跑漏的現(xiàn)象，電源插頭是否拔掉，待一切檢查合格后將門鎖好。 牽涉部門 ：相關(guān)部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 18 制 度 : 收入審核控制 編 號 : ACC— PP— 11 目 的 : 加強(qiáng)內(nèi)部帳務(wù)管理與前廳帳單審核管理 。 執(zhí)行程序 : 收受房費的規(guī)定 1）收受全 日房費 原則上，客人入住后，應(yīng)從當(dāng)日中午 12點開始至翌日中午 12 點為止向其收取一天房費。若客人在上午 6點之前入住的，視同前日入住收取房費。上午 6點以后入住的，應(yīng)視為當(dāng)日入住收取房費。但因航班等特殊狀況導(dǎo)致客人當(dāng)日上午 5 點至 6點間入住的，應(yīng)在前廳主管或以上級別人員許可下，視同當(dāng)日入住收取房費。其間，授權(quán)許可的當(dāng)值人員須在電腦中客人帳戶的備注欄中和客人登記單上分別注明原因。 酒 店無鐘點房銷售。若期間由于特殊原因（客人換房、對于客房不滿意、臨 時改變行程等）而未收取房費的，須由前廳部主管以上級別的人員在客人的登記單 上寫明原因并交至財務(wù)部審核。 2）加收半日房費 原則上，客人在中午 12 點之后至 18 點退房應(yīng)加收半日房費，但從實際角度考慮，可將客人的退房時間延長至當(dāng)日下午 14 點。 客人在 12 點至 14點（含）期間退房未向其收取半日房費的，應(yīng)由前廳部主管或以上級別人員在結(jié)賬單據(jù)上簽名確認(rèn)并寫明原因?？腿嗽谙挛?14 點至下午 18 點退房未向其收取半日房費的，應(yīng)由大堂經(jīng)理或以上級別人員簽名確認(rèn)并在結(jié)帳單據(jù)上寫明原因。此規(guī)定不適用于團(tuán)隊客人（不含自行延住客人）及訂單上另注明特殊要求的商務(wù)、會議散客。 按酒店的常規(guī)， 客人于當(dāng)日下午 18： 00 以后退房的（不包括日用房）應(yīng)收全天的房費。但在大堂經(jīng)理或以上級別的人員簽字允許的情況下，可將退房時間酌情延長至當(dāng)晚20 點，期間可只向客人加收半天的房費。 設(shè)立帳戶規(guī)定 1） 設(shè)立日結(jié)工作帳戶（假房帳號），用于為非住店客人掛帳，但為確保此帳戶不產(chǎn)生壞帳，余額應(yīng)永遠(yuǎn)為零，并由前臺主管每天下班前進(jìn)行查對。具體設(shè)立的帳戶：現(xiàn)金帳戶、信用卡帳戶、其它結(jié)帳方式帳戶（以上帳戶僅僅用于掛當(dāng)日能結(jié)算清楚的零散費用，如非住店客人當(dāng)日結(jié)算的用車、購酒店內(nèi)用品等費用）。 2）設(shè)立非日結(jié)工作帳戶（假房帳號）， 用于在賓館工作帳戶中為已預(yù)付定金非住店客人 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 19 掛帳，但為確保此帳戶不產(chǎn)生壞帳，應(yīng)由前臺主管每天下班前進(jìn)行查對，若客人已結(jié)清帳務(wù)，應(yīng)及時關(guān)閉此帳號。 3） 團(tuán)隊、會議主單中設(shè)立的團(tuán)隊、會議的主帳號，用于團(tuán)隊、會議客人掛帳，但為確保此帳戶不產(chǎn)生壞帳，應(yīng)由前臺主管每天下班前進(jìn)行查對，若客人已結(jié)清帳務(wù)，應(yīng)及時關(guān)閉此帳號。 關(guān)于前臺退房查房個別項目收帳的處理規(guī)定 1） 客房小酒吧的帳務(wù)處理 ，漏收或少收客人的客房小酒吧的消費，減少酒店的日常損失，前臺收銀應(yīng)在報房務(wù)中心查房，并等客房服務(wù)員回復(fù)前 臺后，方可放行。但本著服務(wù)至上的原則，客房部應(yīng)將退房的查房時間控制在兩至三分鐘之內(nèi)，這樣既可以給客 房服務(wù)員有足夠的時間查房，也不會讓客人退房時，等待時間過長。 對于類似 VIP 級的熟客，可在免查房的情況下，讓客人先行結(jié)帳。 若客人因飛機(jī)航班等特殊原因拒絕等待，前廳收銀人員先詢問客人是否有用過客房內(nèi)的各消費項目，根據(jù)客人所說的項目錄入客人的帳單中，并請客人簽名確認(rèn)。最終和客房部核對金額后，如發(fā)生少收的話，可由大堂經(jīng)理簽字做調(diào)整，并寫明原因即可。 ，應(yīng)請客人及大堂經(jīng)理或以上級別人員在調(diào)帳表中簽名 ， 確認(rèn)拒付的準(zhǔn)確金額。 ，則應(yīng)由相應(yīng)責(zé)任人自行做出賠償。 2） 物品的損壞或遺失的帳務(wù)處理 當(dāng)退房查房時，客房服務(wù)員查房時發(fā)現(xiàn)房內(nèi)物品有損壞或遺失，提出應(yīng)由客人來承擔(dān)該筆賠償費用。如發(fā)生客人拒付，必須由大堂經(jīng)理或以上級別的人員同意免去該筆費用，并簽字說明。 臨時掛帳的處理規(guī)定 客人因特殊原因當(dāng)天暫時不能結(jié)帳的，前廳收銀員在 （大堂經(jīng)理或以上級別人員）授權(quán)的情況下，可暫時將該筆費用臨時掛帳，但為避免壞帳的產(chǎn)生，掛帳時間不能超 過三天。其中，授權(quán)人員須在電腦的相應(yīng)帳號中錄入姓名。超過三天的，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)追回。核數(shù)人員將每天對臨時掛帳情況進(jìn)行跟蹤清查?？腿搜航鹑杂杏囝~，暫時無法到店結(jié)帳的，經(jīng)前廳部主管許可后，可直接變更為臨時掛帳處理。 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 20 錯帳沖帳的處理規(guī)定 電腦沖帳只限用于抵沖當(dāng)天發(fā)生的，并且是在當(dāng)日電腦過日前，同一操作人員錯誤的電腦入帳。若是要抵沖電腦自動過日后的錯帳，只能用調(diào)整的功能 (即只能調(diào)帳 )，并且一定要有大堂經(jīng)理或以上級別的人員在已調(diào)整的賬單上簽字批準(zhǔn)并注明原因。 信用卡的退款規(guī)定 由于酒店方面的原因而造成在客 人的信用卡中多收款，并無法直接在 EDC 機(jī)上取消交易的，前臺人員應(yīng)填寫信用卡手工單，用 紅 字沖正，并附上正確的帳單及有關(guān)說明，由前廳部經(jīng)理簽字認(rèn)可后，交至財務(wù)部。但若由此產(chǎn)生的銀行（信用卡扣率）費用，應(yīng)由誤操作人員承擔(dān)。 前廳部主管人員簽字權(quán)限的規(guī)定 退款單簽單權(quán)限： 前臺主管或以上級別人員 調(diào)帳單簽單權(quán)限： 大堂經(jīng)理： 每日每班次 RMB200（含）以內(nèi)的雜項費用 突發(fā)事件緊急處理權(quán)限 ： 前廳部經(jīng)理：每日 RMB2021（含）以內(nèi)的房間費用 追帳單追帳確認(rèn)權(quán)限： 前廳部經(jīng)理 （ 追帳單定義：由于在客人離開酒店后發(fā)現(xiàn)客人還有未結(jié)的帳，需要通過銀行，用客人的信用卡對該筆費用進(jìn)行追收的帳單。） 帳單、單據(jù)的簽字規(guī)定 除房費須保密的帳單（如旅行社定價、訂單規(guī)定等情況）以外，收銀員都必須請客人在準(zhǔn)確的帳單上簽字確認(rèn)消費款項；此外，還應(yīng)請客人在信用卡消費單據(jù)、預(yù)收款收據(jù)、財務(wù)結(jié)算單上簽字確認(rèn)相應(yīng)金額。 帳單打印、附單的補充規(guī)定 1）凡涉及客人轉(zhuǎn)帳的帳單必須打印明細(xì)，附件帳單必須齊備，退房時所有應(yīng)轉(zhuǎn)帳金額必須轉(zhuǎn)入財務(wù)部指定的轉(zhuǎn)帳帳號內(nèi)。 2）在前臺結(jié)清帳務(wù)的帳單不必附客人的明細(xì)帳單， 但帳單上必須有客人確認(rèn)帳務(wù)的簽字。 發(fā)票管理的補充規(guī)定 對于前廳部人員因各種原因少開的發(fā)票，由核數(shù)員負(fù)責(zé)錄入在相應(yīng)帳單號的客人檔案中，便于將來前廳工作人員查詢，為客人按正確的金額補開發(fā)票。對于要求補開金額發(fā)票的 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 21 客人，要求其提供未蓋“發(fā)票已開”章的帳單。基于上述因素，要求開具發(fā)票的人員須如實在發(fā)票上寫明房號、帳號，開過發(fā)票的帳單上都必須由前廳部收銀人員蓋上“發(fā)票已開”章。 凡是重開的發(fā)票，前廳收銀人員均應(yīng)收回先前已開過的發(fā)票，否則不可重開。 1 其它補充事宜規(guī)定 1）享受酒店房價格優(yōu)惠政策或與銷售部有 協(xié)議的客人在入住酒店時，前廳接待人員應(yīng)向客人收取相應(yīng)確認(rèn)單據(jù)或傳真（或能證明客人身份的名片）、優(yōu)惠卡等訂在客人登記單后，并查對名片上面載的信息是否與已確認(rèn)的傳真信息一致，以確認(rèn)該客人是否有權(quán)利享受酒店給予的協(xié)議或優(yōu)惠價格。 2）信用卡內(nèi)卡手工授權(quán)單上面須寫明客人身份證號碼，并有客人簽字，授權(quán)取消應(yīng)由前廳部相關(guān)人員負(fù)責(zé)操作。 3）前廳部封包的填寫、投放，帳單的裝訂，發(fā)票、水單、預(yù)收款收據(jù)的收發(fā)按財務(wù)部規(guī)定操作。（參見財務(wù)部文件《發(fā)票管理控制》、《前廳備用金控制》、《前廳壞賬控制》、《水單、發(fā)票、預(yù)收款收據(jù)控制 》、《賬單訂制規(guī)范》） 4）客房部須為財務(wù)部審核人員提供每日入帳的洗衣、小酒吧的統(tǒng)計報表，每日加床記錄報表。 5）對于當(dāng)日應(yīng)到未到的客人是否補收房費，原則上以銷售部訂單為準(zhǔn)。 6）客房部、銷售部、前廳部（商務(wù)中心）凡涉及向客人收費的定價都應(yīng)以書面的形式適時為財務(wù)部提供各類價格及價格變動信息。 牽涉部門 ：相關(guān)部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 22 制 度 : 應(yīng)付帳款控制程序 編 號 : ACC— PP— 12 目 的 : 保障酒店財務(wù)核算系統(tǒng)運行正常 ，規(guī)范付款管理及提高資金的使用效率。 執(zhí)行程序 : 應(yīng)付帳程序 應(yīng)付帳會計員將已經(jīng)有關(guān)人員審批后的付款申請單與申購單（或補倉單）所列具體數(shù)量和金額進(jìn)行審核。 對收貨記錄、發(fā)票、申購單確認(rèn)一致后在付款申請單上簽字，呈財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。 應(yīng)付帳會計員根據(jù)手續(xù)完備的付款申請單填寫支票，并交財務(wù)部經(jīng)理在支票上加蓋“財務(wù)支票專用章”，再交財務(wù)總監(jiān)及其他必 要人手簽，待預(yù)留印鑒及簽名完畢后，由應(yīng)付帳會計員通知采購部采購員集中領(lǐng)取，采購部再通知供應(yīng)商領(lǐng)取支票。 采購部采購員領(lǐng)取支票時必須在“支票領(lǐng)用登記本”上注明日期、支付內(nèi)容、支票號、領(lǐng)取人親筆簽字、取票日期等，該登記本由應(yīng)付帳會計員妥善保管。 應(yīng)付帳會計員根據(jù)已經(jīng)支付的付款原始憑證編制付款記帳憑證，并檢查實際支付金額與發(fā)票金額是否相符，并按日期順序編號登記入帳及輸入電腦，同時將當(dāng)日付款情況及時告知總出納。 應(yīng)付帳會計員隨時核對替換無發(fā)票收貨記錄。月末將當(dāng)月未付款項編制轉(zhuǎn)帳憑證，掛入應(yīng)付結(jié)算款帳并輸 入電腦。 應(yīng)付帳人員每月按供應(yīng)商編制應(yīng)付帳帳齡報表。 應(yīng)付帳人員根據(jù)收付款憑證登記入 SAP 系統(tǒng)，并每月在 SAP 系統(tǒng)中調(diào)整因匯率變化而造成的匯兌損益 。 負(fù)責(zé)匯總、復(fù)核、整理從核數(shù)處轉(zhuǎn)來的租賃經(jīng)營點寓、外客營收款數(shù) 據(jù)，及時將營收款按合同、協(xié)議扣除稅收、信用卡手續(xù)費等代付款項后 進(jìn)行結(jié)算。 保管酒店所有對外付款合同協(xié)議，并根據(jù)合同協(xié)議完成情況匯總編表，每月 3 日前完成上月合同、協(xié)議完成情況匯總表。 財務(wù)部運作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 23 1每月底與銀行核對存款余額。在收到銀行對帳單后，應(yīng)逐筆核對借貸發(fā)生額和余額。發(fā)現(xiàn)記帳錯誤，要立即更 正。屬銀行的差錯，要及時通知銀行更正。發(fā)現(xiàn)有未達(dá)帳款，可采用“余額查找法”進(jìn)行查對，并編制“銀行存款余額調(diào)整表”來確