【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 (業(yè)務(wù)部 ) 樣品申請(qǐng)跟催表 生管確認(rèn) 樣品送達(dá) 品保部檢驗(yàn) 備 貨 客戶樣品需求 客戶確認(rèn) 文 件 與 資 料 管 制 程 序 ================================ 文 件 編 號(hào) : ALQPM0501 修 訂 記 錄 製修訂 日 期 DCN NO. 修 訂 內(nèi) 容 摘 要 頁(yè) 次 版本 ／ 版次 總頁(yè)數(shù) 核準(zhǔn) 審查 製作 － 發(fā) 行 － A/0 ６ 金御企業(yè)有限公司 文 件 與 資 料 管 制 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0501 頁(yè) 次：１／６ 的：確保品質(zhì)系統(tǒng)所使用之文件處理迅速、正確流通、應(yīng)用及管制、以確保各相關(guān)部門(mén)能適時(shí)獲得有效之最新文件。 圍：本公司所生產(chǎn)之產(chǎn)品自客戶開(kāi)發(fā)、供應(yīng)商找尋、採(cǎi)購(gòu)、船運(yùn)、檢驗(yàn)測(cè)試至出貨等各階段作業(yè)中之製作及管理均屬之。 責(zé)： 文件核準(zhǔn)： 品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、 作業(yè) /檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)及表單由總經(jīng)理核準(zhǔn)。 文 件分發(fā)、回收、銷毀及管制：文件管制中心 ()。 文件制、修訂及廢止：原制訂部門(mén)執(zhí)行，按 核準(zhǔn)。 文件審查：由管理代表統(tǒng)一審查。 . 註：本公司文件類別區(qū)分： 1 一階文件：品質(zhì)手冊(cè) 2 二階文件程序文件：管理責(zé)任、合約審查、內(nèi)部稽核等，如品質(zhì)手冊(cè)內(nèi)所訂定各項(xiàng)程序 3 三階文件作業(yè) /檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)：作業(yè) /檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、使用手冊(cè)、技術(shù)文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖面 ....等之資料文件均屬之。 4 四階文件表單：校驗(yàn)記錄、矯正記錄、測(cè)試／報(bào)告、保養(yǎng)記錄、訓(xùn)練記錄 .... 等。 5 外來(lái)文件 ：客戶資料、標(biāo)準(zhǔn)等，以及本公司程序文件或工作指導(dǎo)書(shū)所依據(jù)並引用之標(biāo)準(zhǔn)均屬之。 6 本公司程序文件或工作指導(dǎo)書(shū)均以影印發(fā)行之書(shū)面資料作管制，未來(lái)如有軟體或軟體拷貝，將另行修訂本程序以規(guī)範(fàn)之。 ： 文件管制作業(yè)流程如附件一 文件編碼系統(tǒng)：各類文件之制訂、修訂均需由擬案單位依文件編碼系統(tǒng)編號(hào) 管理。 金御企業(yè)有限公司 文 件 與 資 料 管 制 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0501 頁(yè) 次：２／６ 文件編碼系統(tǒng) □ □ － □ □ □ － □ □ □ □ 表流水號(hào) 表文件類別 表公司名稱 取英文字 “AL”表之 文件類別： ＱＡＭ 品質(zhì)手冊(cè) ＱＰＭ 作業(yè)程序 ＳＯＰ 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書(shū) ＳＩＰ 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū) ＦＯＲ 表 單 ＯＵＴ 外來(lái)文件 流水號(hào)：一、二 階文件之流水號(hào)以 ISO 條文之順序?yàn)榍皟纱a，延申出之 程序書(shū)，依 0 02…之流水號(hào)編號(hào)應(yīng)用。 SOP、 SIP 作業(yè)程序與 FOR 表單， 流水號(hào)以程序書(shū)編碼之編碼，依順序加上 0 02…以此類推。 有關(guān)政府機(jī)構(gòu)及海關(guān)、銀行之文件不列入。 文件管制中心對(duì)各部門(mén)／單位之文件編號(hào)應(yīng)以「文件管制總覽表」列表管制， 不得有重複或誤用之情形。 版本／版次： 第一次制訂之原版以Ａ／０表示， Ａ版第一次修訂以Ａ／１表示，依此類推。 為避免 版次修訂次數(shù)太多，影響文件之真實(shí)內(nèi)容，凡版次經(jīng) 9 次修訂後，原制訂單位得變更版本，發(fā)行第Ｂ版﹑第Ｃ版 ...等。 外來(lái)文件之版本版次之更新由文件管制中心每年要求品保單位向原製訂發(fā)行單位或至中央標(biāo)準(zhǔn)局核對(duì)，適時(shí)取得新版。並以「文件管制總覽表」更新記錄新版資料。 文件制訂修訂、廢止作業(yè) : 文件之制訂作業(yè)：視需要由適當(dāng)部門(mén)指定專人完成擬案後，由管理代表執(zhí)行審查，再依文件編碼系統(tǒng)予以編號(hào)，並填寫(xiě)「文件分發(fā)繳回記錄表」。 所有文件在核準(zhǔn)、頒佈發(fā)行等各階段，若有異議 時(shí)得隨時(shí)退回原制訂部門(mén)／單位修改之，必要時(shí)得召開(kāi)臨時(shí)審查小組會(huì)議修訂之。 金御企業(yè)有限公司 文 件 與 資 料 管 制 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0501 頁(yè) 次：３／６ 文件之修訂作業(yè)：各項(xiàng)品質(zhì)文件在實(shí)際作業(yè)中，若有不合現(xiàn)狀、須修改或增訂者，得由發(fā)現(xiàn)單位或起議者填寫(xiě)「文件修訂、廢止申請(qǐng)單」，提出修訂原因交原制訂單位研議修改之，修訂完成後之文件，其審查、核準(zhǔn)、發(fā)行等作業(yè)程序同 . （權(quán)責(zé)規(guī)定）。 文件之廢止作業(yè)：文件廢止之申請(qǐng)、核準(zhǔn)等作業(yè)同 (文件之修訂作業(yè)）。 但文件廢止後，原文件編號(hào)之版本／版次不可再重複使用。 文件修訂內(nèi)容或變更性質(zhì)（適用時(shí)）記錄於「文件修訂、廢止申請(qǐng)單」，並由文件管制中心將修訂編號(hào)或修訂摘要轉(zhuǎn)載封面頁(yè)之修訂記錄內(nèi)。 文件分發(fā)、回收作業(yè)： 經(jīng)核準(zhǔn)之文件，得由文件管制中心保管並以「文件管制總覽表」列管，再擬「文件分發(fā)繳回記錄表」經(jīng)原制訂單位審核並按 規(guī)定核準(zhǔn)後，影印適當(dāng)份數(shù)並於封面加蓋「發(fā)行章」，並請(qǐng)收文單位簽收。 修訂及廢止時(shí)，須由文件管制中心依原分發(fā)單位回收所有舊版文件，回收時(shí)須注意數(shù)量及內(nèi)容之完整 性，並記錄於「文件分發(fā)繳回記錄表」上。 文件之修訂及廢止，經(jīng)核準(zhǔn)後，舊版失效文件應(yīng)於新文件發(fā)行之同時(shí)，收回銷毀之，若分發(fā)單位沒(méi)有改變則「文件分發(fā)繳回記錄表」不需再經(jīng)核準(zhǔn) .若舊版有暫時(shí)沿用需求時(shí)，得於「文件修訂、廢止申請(qǐng)單」上說(shuō)明待文件失效時(shí)再收回銷毀之。 對(duì)外文件之分發(fā)，可由適當(dāng)之對(duì)外單位代簽收之，分發(fā)時(shí)應(yīng)加蓋「發(fā)行章」（含發(fā)行日期）及「參考章」並以「對(duì)外文件分發(fā)記錄表」記錄；失效或作廢之文件則不另行通知且不予回收。 外來(lái)文件之分發(fā)： 客戶提供之圖面、 規(guī)格或技術(shù)資料，由業(yè)務(wù)部轉(zhuǎn)文管中心以「文件管制總覽表」列管，如為生產(chǎn)規(guī)格時(shí)並以「文件分發(fā)繳回記錄表」發(fā)行管理。 外來(lái)之標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等由文件管制中心保管，供各單位借閱參考，除有實(shí)際生產(chǎn)或使用需求經(jīng)申請(qǐng)核準(zhǔn)發(fā)行者外，原則不予分發(fā)。 文件保存、銷毀作業(yè)： 文件保存： 各文件類別之保管： 金御企業(yè)有限公司 文 件 與 資 料 管 制 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0501 頁(yè) 次：４／６ 、程序文件、 作業(yè) /檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)文件及各式表單之原稿，均由文件管制中心列帳保管。 。 文件之保存：對(duì)外發(fā)行不列管者不適用 （一﹑二﹑三階文件）之保存，由文件持有人或部門(mén)主管負(fù)責(zé)、品質(zhì)記錄則按【品質(zhì)記錄管理程序】規(guī)定保存。 ，文件管制中心須註記回收情形，於「文件分發(fā)繳回記錄表」之繳回欄上記錄；任何單位均不得保有舊版之正式文件（加蓋「發(fā)行章」者），但文件管制中心則須對(duì)歷次版本制訂及修訂之原案（未加蓋「發(fā)行章」）蓋「作廢章 」後予以保存，並與有效文件分開(kāi)。 文件銷毀： 由各單位回收之所有舊版及廢止文件，須由文件管制中心銷毀之。（文件管制中心僅需保留最近三版之版本／版次之原案文件） 已逾保存期限之記錄、資料等，得由各類記錄之保管單位自行銷毀之。 文件之檔案管理： 除文件管制中心得依規(guī)定影印適當(dāng)份數(shù)發(fā)行外，使用單位不得影印任何正式文件。 文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、破損、字跡模糊等缺陷，使用單位應(yīng)填具「文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單」向文件管制中心申請(qǐng) 補(bǔ)發(fā)，不得借（調(diào)）其它單位之文件以 影印方式自行處理，而文件管制中心對(duì)於破損、字跡模糊等缺陷之頁(yè)次，應(yīng)於補(bǔ)發(fā)之同時(shí)進(jìn)行回收作業(yè)，並銷毀之。 文件之分發(fā)份數(shù)如不夠時(shí)，應(yīng)由使用單位主管直接與文件之原制訂單位主管協(xié)調(diào)，修訂文件之分發(fā)單位及數(shù)量（依 規(guī)定辦理核準(zhǔn)）；文件管制中心再依修訂後之「文件分發(fā)繳回紀(jì)錄表」予以分發(fā)。 文件管制中心須每年或視需要發(fā)行其保管所有文件之「文件管制總覽表」，供各使用單位核對(duì)其所使用文件是否為最新之版本／版次。 現(xiàn)場(chǎng)使用之文件必須置於作 業(yè)場(chǎng)所，非現(xiàn)場(chǎng)使用之文件，則由各使用單位主管或指派專人自行集中管理，另任何人均不得於正式文件上加註標(biāo)記或書(shū)寫(xiě)任何文字、符號(hào)等，以確保文件之正確性。 金御企業(yè)有限公司 文 件 與 資 料 管 制 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0501 頁(yè) 次：５／６ 文件管制中心均須設(shè)有專人管理，且其文件之管理必須納入內(nèi)部品質(zhì)稽核項(xiàng)目中，以確保資料之正確使用。 文件之借（調(diào)）閱規(guī)定：如非使用單位欲借（調(diào)）閱正式文件，須先填寫(xiě)「文件借（調(diào)）閱申請(qǐng)單」呈主管核準(zhǔn)後，再向文件管制中 心借（調(diào)）閱，並須在限期內(nèi)歸還。 暫行文件之發(fā)行： 發(fā)行時(shí)機(jī)： 發(fā)行程序：依一般文件制訂及發(fā)行程序處理 (參照 項(xiàng)及 項(xiàng)條文 )，但須於文件上標(biāo)示「暫行章」字樣及日期，有效期間，逾期則自動(dòng)失效，各受文單位自行按規(guī)定銷毀之，文件管制中心不予回收。 ： 品質(zhì)記錄管理程序 ALQPM1601 6. 使用表單 : 文件管制總覽表 ALFOR050101 文件分發(fā)繳回記錄表 ALFOR050102 文件修訂﹑廢止申請(qǐng)單 ALFOR050103 對(duì)外文件分發(fā)記錄表 ALFOR050104 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單 ALFOR050105 文件借 (調(diào) )閱申請(qǐng)單 ALFOR050106 金御企業(yè)有限公司 文 件 與 資 料 管 制 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0501 頁(yè) 次：６／６ 附件一：文件管制作業(yè)流程 NO NO 回 收 舊 記 錄 銷 毀 記 錄 、 管 制 分 發(fā) 頒 佈 核 準(zhǔn) 編 號(hào) 審 (管理代表 ) 查 文件制訂／修訂／廢止 採(cǎi) 購(gòu) 管 理 程 序 ================================ 文 件 編 號(hào) : ALQPM0601 修 訂 記 錄 製修訂 日 期 DCN NO. 修 訂 內(nèi) 容 摘 要 頁(yè) 次 版本 ／ 版次 總頁(yè)數(shù) 核準(zhǔn) 審查 製作 － 發(fā) 行 － A/0 5 金御企業(yè)有限公司 採(cǎi) 購(gòu) 管 理 程 序 文件編號(hào)： ALQPM0601 頁(yè) 次：１／５ 的：確保採(cǎi)購(gòu)事務(wù)之順利進(jìn)行，且能適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)供應(yīng)客戶所需之產(chǎn)品。 圍：應(yīng)用於客戶所需產(chǎn)品品質(zhì)有關(guān)之產(chǎn)品採(cǎi)購(gòu)。 ： 採(cǎi)購(gòu)單位： 採(cǎi)購(gòu)人員負(fù)責(zé)供應(yīng)商之開(kāi)發(fā)與評(píng)鑑。 採(cǎi)購(gòu)人員負(fù)責(zé)訂購(gòu)原料之協(xié)商與採(cǎi)購(gòu)事務(wù)之辦理。 採(cǎi)購(gòu)主管負(fù)責(zé)「採(cǎi)購(gòu)單」之簽