it項(xiàng)目管理教材(ppt74頁(yè))(編輯修改稿)
2025-02-05 22:52 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 – 通俗來(lái)講，編制項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃，確定項(xiàng)目干系人 的溝通需求，確定誰(shuí)(who)需要哪些信息 (what)，所需信息的類型與格式，何時(shí) (when)需要這些信息，如何 (how)得到這些信息。 項(xiàng)目干系人的信息需求 ? 信息要及時(shí)、準(zhǔn)確、適度（不冗余） ? 不同信宿有不同利益、興趣、性格、溝通偏好。 – 領(lǐng)導(dǎo)需要摘要性的關(guān)鍵信息 – 中層需要了解業(yè)務(wù)、權(quán)責(zé)變更 – 執(zhí)行層需要具體指令指示 溝通管理計(jì)劃要明確 ? 創(chuàng)建 /收集信息要解決 4W – Who：誰(shuí)負(fù)責(zé)創(chuàng)建 /收集信息？ – What：創(chuàng)建 /收集什么樣的信息？ – When：何時(shí)創(chuàng)建 /收集信息？ – Where：信息歸檔在哪里？ ? 信息 創(chuàng)建 的責(zé)任屬于團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)成員提供項(xiàng)目干系人需要的信息。 項(xiàng)目經(jīng)理需明確 4W ? 錯(cuò)：大家要抓緊測(cè)試，盡快上交測(cè)試報(bào)告。 ? 對(duì)：請(qǐng)測(cè)試組務(wù)必在本周五下班前把測(cè)試報(bào)告交上來(lái)。每個(gè)人要完成分配的模塊功能測(cè)試任務(wù)。我會(huì)后把公司最新版的測(cè)試報(bào)告模板發(fā)給大家，大家按模板填，然后發(fā)到我的郵箱。 項(xiàng)目經(jīng)理需明確 4W ? 錯(cuò)：小王，你是我們項(xiàng)目組的秘書，你負(fù)責(zé)所有文檔的歸檔工作。 ? 對(duì)：小王要?dú)w檔的文件包括 4類：合同資料（合同、發(fā)票）；績(jī)效報(bào)告（進(jìn)度、成本、質(zhì)量等報(bào)告、會(huì)議記錄）；外界信息（技術(shù)最新進(jìn)展、合作伙伴的政策調(diào)整、客戶的需求變更要求）；其它。 例 溝通計(jì)劃之信息報(bào)送表 交付日期 項(xiàng)目評(píng)審會(huì)后，每月一次 每半月一次 每半月一次 每周一 外部承包商 …… …… …… …… 客戶高級(jí)管理層 里程碑階段報(bào)告 書面 湯可，吳里 各里程碑階段 項(xiàng)目干系人的溝通信息表 制表人： KE 2023/2/4 項(xiàng)目干系人 文件名 文件格式 收件人 客戶中層 項(xiàng)目評(píng)審報(bào)告 書面 李一，張章 客戶業(yè)務(wù)層 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 書面 財(cái)務(wù)組；倉(cāng)庫(kù)組 內(nèi)部管理層 項(xiàng)目匯總報(bào)告 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) 常里 項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目工作報(bào)告 電子郵件 陳東 摘要 ? 溝通的概念 ? 項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程 – 計(jì)劃過(guò)程組：規(guī)劃溝通管理 – 實(shí)施過(guò)程組：管理溝通 (=信息發(fā)布 ) – 監(jiān)控過(guò)程組：控制溝通 ? 案例討論 管理溝通 Manage munications ? 根據(jù)溝通管理計(jì)劃，生成、收集、分發(fā)、儲(chǔ)存、檢索及最終處置項(xiàng)目信息的過(guò)程。 Creating, collecting, distributing, storing,retrieving and the ultimate disposition of project information in accordance with the munications management plan. ? 作用是促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通。 ? 通俗來(lái)講，即溝通管理計(jì)劃的執(zhí)行。例： – 大型項(xiàng)目需要信息專員。如項(xiàng)目的行政秘書，公司的質(zhì)量部門。當(dāng)一個(gè)設(shè)計(jì)更改后，更改后的圖紙如果采用紙張方式傳遞，秘書要決定圖紙復(fù)印多少份，分發(fā)給那些部門的那些人。 管理溝通的輸入 處理 輸出 ? 根據(jù)溝通管理計(jì)劃，生成、收集、分發(fā)、儲(chǔ)存、檢索及最終處置項(xiàng)目信息的過(guò)程。 溝通計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中涉及的溝通活動(dòng) 常見的溝通手段 手段 作用 電子郵件 項(xiàng)目成員間的文本文件、音頻、視頻文件的溝通 正式的書面文件 正式的記錄來(lái)溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序 即時(shí)消息 使團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)實(shí)地交流 項(xiàng)目狀況會(huì)議 提供項(xiàng)目狀況的更新和工作回顧 電視電話會(huì)議 提供身處外地的團(tuán)隊(duì)成員參與溝通的媒介 內(nèi)部網(wǎng)討論區(qū) 與他人隨時(shí)隨地正式地溝通項(xiàng)目狀況、進(jìn)展和目標(biāo) 項(xiàng)目工作巡演 給客戶和項(xiàng)目資助人提供反饋信息 實(shí)地溝通 團(tuán)隊(duì)與客戶面對(duì)面地溝通 績(jī)效報(bào)告 ? 績(jī)效報(bào)告：指項(xiàng)目績(jī)效信息的收集與發(fā)布，其目的是為了使項(xiàng)目干系人了解項(xiàng)目在實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的過(guò)程中項(xiàng)目資源的使用情況。 ? 包括 – 狀態(tài)報(bào)告 status reports：在具體時(shí)間點(diǎn)的具體情況。 – 過(guò)程報(bào)告 Process reports：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成了哪些任務(wù)。 – 預(yù)測(cè) forecasts：根據(jù)已有信息和趨勢(shì)推測(cè)項(xiàng)目的將來(lái)狀態(tài)和過(guò)程。 書面績(jī)效報(bào)告的原則 ? 簡(jiǎn)明： – 長(zhǎng)篇報(bào)告要有摘要和目錄 – 句子要短而容易理解 ? 在每一段開頭寫最重要的話 ? 采用圖、表 ? 注意格式：文檔編號(hào)、字號(hào)、排版 …… 績(jī)效報(bào)告等信息要做好歸檔 ? 或者是采用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，或者是紙張檔案歸檔。 ? 通常按照項(xiàng)目歸檔，把相關(guān)資料放在一個(gè)大文件夾里，做項(xiàng)目標(biāo)記，把編號(hào)、資料的名稱、份數(shù)等錄入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)于資料的借出和歸還都有相應(yīng)記載。 項(xiàng)目經(jīng)理不要依賴績(jī)效報(bào)告 ? 報(bào)告不一定真實(shí) – 下級(jí)“報(bào)喜不報(bào)憂”，害怕被人認(rèn)為“無(wú)能”。 – 一些工程師反感寫報(bào)告。甚至編寫程序自動(dòng)定期生成報(bào)告，發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理。 摘要 ? 溝通的概念 ? 項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程 – 計(jì)劃過(guò)程組：規(guī)劃溝通管理 – 實(shí)施過(guò)程組：管理溝通 (=信息發(fā)布 ) – 監(jiān)控過(guò)程組：控制溝通 ? 案例討論 控制溝通 ? 控制溝通是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中對(duì)溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過(guò)程，以
畢業(yè)設(shè)計(jì)相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1