【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 辦會(huì)展的項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)：內(nèi)容包括會(huì)展項(xiàng)目的名稱(chēng)、起 止時(shí)間和地點(diǎn)、參展商品類(lèi)別、舉辦單位銀行賬號(hào)、舉辦 單位負(fù)責(zé)人名單、會(huì)展籌備辦公室地址、聯(lián)系電話等； ?主管部門(mén)的立項(xiàng)批復(fù)； ?會(huì)展的組織實(shí)施方案； ?場(chǎng)地使用證明等。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)的立項(xiàng) 向主管部門(mén) 申報(bào)立項(xiàng) 主管部門(mén)審批 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 各地區(qū)、各單位舉辦出國(guó)展覽一律由 中國(guó)貿(mào)促會(huì) 審 批。商務(wù)部負(fù)責(zé)出展的宏觀管理和出展資格的審核。 《 出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)審批管理辦法 》 對(duì)出國(guó) 辦展單位、審批和備核的程序、審批的依據(jù)和要求、展 覽團(tuán)的管理以及處罰措施作了明確的規(guī)定。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 中國(guó)國(guó)際光電博覽會(huì) 一個(gè)展覽項(xiàng)目的立項(xiàng)一定要以市場(chǎng)需求調(diào)查為基礎(chǔ)?！爸袊?guó)光博會(huì)”立項(xiàng)之前，項(xiàng)目策劃組就對(duì)中國(guó)的光電產(chǎn)業(yè)作了仔細(xì)而深入的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)光電子行業(yè)在世界范圍內(nèi)都處于上升時(shí)期，是真正的有前途的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)，并且其應(yīng)用技術(shù)幾乎涵蓋了所有的行業(yè)。中國(guó)著名光學(xué)泰斗王大珩有一個(gè)非常形象的比喻。他說(shuō)：中國(guó)是一條巨龍，巨龍要騰飛必須有雪亮的眼睛，光子技術(shù)就象是巨龍的眼睛，能攝取世界范圍內(nèi)各種有用信息。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 “ 中國(guó)光博會(huì)”項(xiàng)目策劃組對(duì)中國(guó)光電技術(shù)的發(fā)展充滿信心，并且了解到國(guó)內(nèi)此類(lèi)展覽規(guī)模都偏小，于是決定啟動(dòng)這個(gè)項(xiàng)目，展品范圍包括光電材料及光電顯示元件、光學(xué)材料、光信息（光資訊）產(chǎn)業(yè)、光輸入和輸出設(shè)備、光通信、激光器與激光應(yīng)用等方面。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 一般說(shuō)來(lái)，展覽項(xiàng)目涉及的產(chǎn)業(yè)相對(duì)集中、市場(chǎng)需求大的地方宜作為展覽的舉辦地。“中國(guó)光博會(huì)” 落戶(hù)深圳，這與深圳對(duì)光電子產(chǎn)品及設(shè)備有著強(qiáng)大的市場(chǎng)需求是分不開(kāi)的。首先，深圳及其周邊地區(qū)是中國(guó)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，無(wú)論是工業(yè)生產(chǎn)還是居民生活，對(duì)光電子產(chǎn)品的有效需求都是很充足的，也就是說(shuō)有成熟的應(yīng)用市場(chǎng)。例如廣東省計(jì)劃三年內(nèi)完成全省的樓宇寬帶改造，預(yù)計(jì)總投入達(dá)到 3000億，這就為很多光電子生產(chǎn)企業(yè)創(chuàng)造了無(wú)限的商機(jī)。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 其次，深圳本身有一大批以華為、中興、飛通、先科等為代表的擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)和品牌的本土光電企業(yè)，日本理光、奧林巴斯、美國(guó)朗訊等一些世界知名光電企業(yè)看好中國(guó)光電市場(chǎng)的巨大潛力和深圳良好的投資環(huán)境，紛至沓來(lái)安家落戶(hù)，光電企業(yè)已成為深圳的支柱產(chǎn)業(yè)。另外，廣州中山等地也有大量的光電生產(chǎn)企業(yè)。所有這些光電企業(yè)本身對(duì)生產(chǎn)設(shè)備、原材料等的需求也非常大，同時(shí)同業(yè)交流的愿望也很強(qiáng)烈。所有這些都使深圳成為“中國(guó)光博會(huì)”的最佳舉辦地。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 1999年首屆“中國(guó)光博會(huì)”舉辦以來(lái)，世界光電產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，并對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和日常生活產(chǎn)生著人們難以想象的巨大影響：它促進(jìn)了信息高速公路的發(fā)展，推動(dòng)著光纖通訊、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)、有線電視網(wǎng)的普及，推動(dòng)著激光技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展；它給百姓生活帶來(lái)了翻天覆地的變化 —— 掌上電腦、筆記本電腦、智能手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等光電信息產(chǎn)品將人帶入了一個(gè)全新的 PC時(shí)代。在此背景下，“中國(guó)光博會(huì)”異軍突起，逐漸發(fā)展壯大 。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 如今，光博會(huì)已經(jīng)從 1999年首屆的 30多家參展企業(yè)，40多個(gè)展位發(fā)展到 2023年展會(huì)規(guī)模 90000平方米，參展企業(yè)達(dá) 2727家，其中海外參展企業(yè)超過(guò) 30％的全球規(guī)模最大的光電專(zhuān)業(yè)展會(huì)。中國(guó)國(guó)際光電博覽會(huì)（ CIOE）的發(fā)展被業(yè)內(nèi)譽(yù)為“一個(gè)神話”，一張“最能代表深圳形象的深圳名片”。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 思考： 光博會(huì)的成功與其項(xiàng)目啟動(dòng)階段的工作有著怎樣的關(guān)系？ 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 二、會(huì)展項(xiàng)目規(guī)劃階段 （一）會(huì)展項(xiàng)目規(guī)劃的含義 會(huì)展項(xiàng)目規(guī)劃就是根據(jù)所選定的會(huì)展項(xiàng)目主題，確定會(huì)展項(xiàng)目所要完成的目標(biāo)，并制定確保實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的計(jì)劃方案的過(guò)程。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 會(huì)展項(xiàng)目規(guī)劃 何事 多少 何人 何時(shí) 為何 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 （二）會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃的主要內(nèi)容 會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo) 目標(biāo)是會(huì)展項(xiàng)目預(yù)期達(dá)到的目的或需要完成的指標(biāo)。 （ 1）總目標(biāo)和子目標(biāo) （ 2）定性目標(biāo)和定量目標(biāo) 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 會(huì)展項(xiàng)目范圍 為完成項(xiàng)目目標(biāo)所要做的各項(xiàng)工作就是項(xiàng)目范圍。 會(huì)展項(xiàng)目范圍主要包括以下內(nèi)容： （ 1）與會(huì)者或參展商的確定 （ 2）觀眾的確定 （ 3）制定合適的營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略 （ 4）確定會(huì)展服務(wù)的范圍 （ 5）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的管理工作 （ 6）會(huì)展評(píng)估工作 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 會(huì)展進(jìn)度計(jì)劃 進(jìn)度計(jì)劃是表達(dá)會(huì)展項(xiàng)目中各項(xiàng)工作的開(kāi)展順序、開(kāi)始及完成時(shí)間及相互銜接關(guān)系的計(jì)劃。 （ 1）總體進(jìn)度計(jì)劃 （ 2）分項(xiàng)進(jìn)度計(jì)劃 （ 3）年度進(jìn)度計(jì)劃 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 資源配置 資源配置所解決的問(wèn)題就是確定每一項(xiàng)工作需要哪些資源。 （ 1）人力資源配置 （ 2）物質(zhì)資源的配置 （ 3）財(cái)力的配置 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 評(píng)估方法 一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目是否達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，是否完成了任務(wù)都需要通過(guò)項(xiàng)目評(píng)估來(lái)確定，所以在制定會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)一定要明確項(xiàng)目評(píng)估方法。會(huì)展項(xiàng)目評(píng)估方法應(yīng)該包括評(píng)估所依據(jù)資料的收集和儲(chǔ)存，評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估的程序、評(píng)估人員等。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 潛在問(wèn)題 會(huì)展項(xiàng)目容易受外界環(huán)境因素和突發(fā)事件的影響，經(jīng)常會(huì)給會(huì)展組織者造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，制定會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)應(yīng)充分考慮到會(huì)有哪些潛在的問(wèn)題，并在項(xiàng)目早期就制定出處理這些問(wèn)題的計(jì)劃。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 （四）會(huì)展項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃 會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編制包括如下步驟： 項(xiàng) 目 描 述 項(xiàng) 目 分 解 工 作 描 述 工 作 責(zé) 任 分 配 確 定 工 作 順 序 工 作 時(shí) 間 估 計(jì) 進(jìn) 度 安 排 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 （三）制定會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃的程序 確定會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo) 項(xiàng)目工作分解 為各項(xiàng)任務(wù)確定時(shí)間 分配資源 制定最初計(jì)劃 征求各方意見(jiàn) 最終確定計(jì)劃 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 會(huì)展項(xiàng)目描述 會(huì)展項(xiàng)目描述是用表格的形式列出會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目工作規(guī)范、項(xiàng)目完成準(zhǔn)則等內(nèi)容。項(xiàng)目描述是制作項(xiàng)目計(jì)劃和繪制工作分解圖的依據(jù)。項(xiàng)目描述的依據(jù)是項(xiàng)目的立項(xiàng)規(guī)劃書(shū)、已經(jīng)通過(guò)的初步設(shè)計(jì)方案和批準(zhǔn)后的可行性報(bào)告。 項(xiàng)目描述表 項(xiàng)目名稱(chēng) 項(xiàng)目目標(biāo) 交付物 交付物完成準(zhǔn)則 工作描述 工作規(guī)范 所需資源估計(jì) 重大里程碑 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 會(huì)展項(xiàng)目分解 （ 1）會(huì)展項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu) 會(huì)展項(xiàng)目分解就是把整個(gè)會(huì)展項(xiàng)目分成便于執(zhí)行的各個(gè)具體任務(wù)。 項(xiàng)目分解是編制進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施進(jìn)度控制的基礎(chǔ)。 項(xiàng)目分解所采用的工具就是 工作分解結(jié)構(gòu)圖（ WBS） ，它可以把一個(gè)項(xiàng)目分解為由任務(wù)、子任務(wù)、工作包等構(gòu)成的等級(jí)式結(jié)構(gòu)，是一個(gè)對(duì)項(xiàng)目工作由粗到細(xì)的分解過(guò)程。 會(huì)展項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)圖 展覽項(xiàng)目 展前準(zhǔn)備 現(xiàn)場(chǎng)管理 展后評(píng)估 開(kāi)幕管理 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù) 觀眾登記 登記表 會(huì)刊 證件 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 （ 2）制定 WBS的過(guò)程 ①根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)召開(kāi)與會(huì)展項(xiàng)目有關(guān)的人員的會(huì)議，集體討論主要工作事項(xiàng)。 ②分解會(huì)展項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。分解工作的一般步驟是：總項(xiàng)目；子項(xiàng)目；主要工作任務(wù)；次要工作任務(wù)；小工作任務(wù)或者工作元素。 ③畫(huà)出相應(yīng)的樹(shù)狀圖，也就是 WBS結(jié)構(gòu)分解圖。 ④ 對(duì)每個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行描述，并確定每個(gè)子項(xiàng)目的生命周期。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 ⑤ 將主要的子項(xiàng)目分解成更細(xì)、更便于管理的任務(wù)。每一項(xiàng)工作必須能詳細(xì)到可以對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行成本估算、安排進(jìn)度、分配負(fù)責(zé)人員的程度。 ⑥進(jìn)行反復(fù)的討論和嚴(yán)格論證，以驗(yàn)證項(xiàng)目工作分解是否正確、恰當(dāng)，并及時(shí)調(diào)整。 ⑦在驗(yàn)證分解完全正確后，建立一套編號(hào)系統(tǒng)。 ⑧隨著其他計(jì)劃編制活動(dòng)的進(jìn)行，對(duì) WBS作進(jìn)一步的修改。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 （ 3） WBS工作編碼 WBS編碼就是為項(xiàng)目工作分解圖中的每一項(xiàng)工作確定一個(gè)編碼。而且要求每項(xiàng)工作只有唯一的一個(gè)編碼。編碼可以采用多位數(shù)字，具體采用數(shù)字的位數(shù)視項(xiàng)目的復(fù)雜程度而定。 展覽項(xiàng)目 WBS工作編碼 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 （ 4）會(huì)展項(xiàng)目工作分解應(yīng)注意的問(wèn)題 ①所分解的各項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該是相互獨(dú)立、便于管理的，而且能以定量目標(biāo)為依據(jù)檢查其是否完成。 ②應(yīng)能反映各項(xiàng)任務(wù)之間的聯(lián)系，主要是不同層次任務(wù)之間的包含與被包含關(guān)系。 ③不表示順序關(guān)系。項(xiàng)目活動(dòng)的排序需要在項(xiàng)目分解的基礎(chǔ)上專(zhuān)門(mén)進(jìn)行。 ④與工作描述表一起進(jìn)行。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 工作描述 工作描述就是在對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確項(xiàng)目包含的各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容和要求。工作描述能夠使項(xiàng)目小組成員加深對(duì)每項(xiàng)工作的了解。工作描述的依據(jù)是項(xiàng)目工作分解圖，其結(jié)果是工作（任務(wù)）描述表及項(xiàng)目工作列表。 工作（任務(wù)）描述表 任務(wù)名 制定展覽營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃 任務(wù)交付物 營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃 任務(wù)描述 市場(chǎng)調(diào)研、確定目標(biāo)市場(chǎng)、營(yíng)銷(xiāo)組合 考核標(biāo)準(zhǔn) 報(bào)名參展商的類(lèi)型、層次和數(shù)量達(dá)到預(yù)期的目標(biāo) 假設(shè)條件 制定展覽目標(biāo)、簽訂租用場(chǎng)館合同 約束 營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算 其他 風(fēng)險(xiǎn)：可能臨時(shí)更改展覽地點(diǎn) 負(fù)責(zé)人 營(yíng)銷(xiāo)組負(fù)責(zé)人 項(xiàng)目工作列表 工作編碼 工作名稱(chēng) 前提條件 交付成果 具體內(nèi)容 負(fù)責(zé)單位 協(xié)作單位 相關(guān)工作 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 制定工作責(zé)任分配表 工作責(zé)任分配就是將所分解的工作落實(shí)到有關(guān)部門(mén)和個(gè)人，并且明確表示出有關(guān)部門(mén)（或者個(gè)人）對(duì)各項(xiàng)工作的關(guān)系、責(zé)任和地位。責(zé)任分配表通常是將工作分解結(jié)構(gòu)圖與項(xiàng)目的有關(guān)組織結(jié)構(gòu)圖相對(duì)照，根據(jù)每項(xiàng)工作的任務(wù)描述和性質(zhì)特點(diǎn)以及每個(gè)部門(mén)成員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任來(lái)分配任務(wù)，形成責(zé)任分配矩陣。 工作責(zé)任分配表 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 確定工作先后順序 確定工作先后順序是制定會(huì)展進(jìn)度計(jì)劃的前提。確定各項(xiàng)工作先后順序的依據(jù)主要有： （ 1）任務(wù)描述表中或者項(xiàng)目工作列表中的各項(xiàng)目 （ 2）各項(xiàng)活動(dòng)之間的必然聯(lián)系 （ 3）會(huì)展項(xiàng)目之間人為的依存關(guān)系 （ 4）會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)的約束條件 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 在決定工作先后順序時(shí)必須針對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)明確三個(gè)問(wèn)題： （ 1）該項(xiàng)活動(dòng)可以開(kāi)始之前，有哪些項(xiàng)目活動(dòng)必須已經(jīng)完成； （ 2）哪些活動(dòng)可以與該項(xiàng)活動(dòng)同時(shí)開(kāi)始； （ 3）哪些活動(dòng)只有在該活動(dòng)完成之后開(kāi)始。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 工作時(shí)間估計(jì) 會(huì)展項(xiàng)目的工作時(shí)間估計(jì)是對(duì)已經(jīng)確定的項(xiàng)目活動(dòng)的工作時(shí)間的估算工作。某項(xiàng)工作時(shí)間是指在一定條件下，直接完成該工作所需時(shí)間與必要間歇時(shí)間之和。工作時(shí)間的估計(jì)是會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃中非常重要的基礎(chǔ)工作，直接關(guān)系到各項(xiàng)任務(wù)起止時(shí)間的確定以及整個(gè)項(xiàng)目完成時(shí)間的確定。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程與方法 會(huì)展項(xiàng)目工作時(shí)間估計(jì)的依據(jù)： （ 1）項(xiàng)目工作列表 （ 2）會(huì)展工作的約束條件和假設(shè)前