【文章內(nèi)容簡介】 辦會展的項目申請書：內(nèi)容包括會展項目的名稱、起 止時間和地點、參展商品類別、舉辦單位銀行賬號、舉辦 單位負責(zé)人名單、會展籌備辦公室地址、聯(lián)系電話等； ?主管部門的立項批復(fù)； ?會展的組織實施方案； ?場地使用證明等。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 出國舉辦經(jīng)濟貿(mào)易展覽會的立項 向主管部門 申報立項 主管部門審批 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 各地區(qū)、各單位舉辦出國展覽一律由 中國貿(mào)促會 審 批。商務(wù)部負責(zé)出展的宏觀管理和出展資格的審核。 《 出國舉辦經(jīng)濟貿(mào)易展覽會審批管理辦法 》 對出國 辦展單位、審批和備核的程序、審批的依據(jù)和要求、展 覽團的管理以及處罰措施作了明確的規(guī)定。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 中國國際光電博覽會 一個展覽項目的立項一定要以市場需求調(diào)查為基礎(chǔ)?！爸袊獠绷㈨椫?，項目策劃組就對中國的光電產(chǎn)業(yè)作了仔細而深入的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)光電子行業(yè)在世界范圍內(nèi)都處于上升時期，是真正的有前途的朝陽產(chǎn)業(yè)，并且其應(yīng)用技術(shù)幾乎涵蓋了所有的行業(yè)。中國著名光學(xué)泰斗王大珩有一個非常形象的比喻。他說：中國是一條巨龍，巨龍要騰飛必須有雪亮的眼睛，光子技術(shù)就象是巨龍的眼睛，能攝取世界范圍內(nèi)各種有用信息。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 “ 中國光博會”項目策劃組對中國光電技術(shù)的發(fā)展充滿信心，并且了解到國內(nèi)此類展覽規(guī)模都偏小，于是決定啟動這個項目，展品范圍包括光電材料及光電顯示元件、光學(xué)材料、光信息（光資訊）產(chǎn)業(yè)、光輸入和輸出設(shè)備、光通信、激光器與激光應(yīng)用等方面。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 一般說來，展覽項目涉及的產(chǎn)業(yè)相對集中、市場需求大的地方宜作為展覽的舉辦地?！爸袊獠? 落戶深圳，這與深圳對光電子產(chǎn)品及設(shè)備有著強大的市場需求是分不開的。首先，深圳及其周邊地區(qū)是中國經(jīng)濟比較發(fā)達的地區(qū)，無論是工業(yè)生產(chǎn)還是居民生活，對光電子產(chǎn)品的有效需求都是很充足的，也就是說有成熟的應(yīng)用市場。例如廣東省計劃三年內(nèi)完成全省的樓宇寬帶改造，預(yù)計總投入達到 3000億，這就為很多光電子生產(chǎn)企業(yè)創(chuàng)造了無限的商機。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 其次，深圳本身有一大批以華為、中興、飛通、先科等為代表的擁有自主知識產(chǎn)權(quán)和品牌的本土光電企業(yè)，日本理光、奧林巴斯、美國朗訊等一些世界知名光電企業(yè)看好中國光電市場的巨大潛力和深圳良好的投資環(huán)境，紛至沓來安家落戶，光電企業(yè)已成為深圳的支柱產(chǎn)業(yè)。另外，廣州中山等地也有大量的光電生產(chǎn)企業(yè)。所有這些光電企業(yè)本身對生產(chǎn)設(shè)備、原材料等的需求也非常大，同時同業(yè)交流的愿望也很強烈。所有這些都使深圳成為“中國光博會”的最佳舉辦地。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 1999年首屆“中國光博會”舉辦以來，世界光電產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，并對國民經(jīng)濟和日常生活產(chǎn)生著人們難以想象的巨大影響：它促進了信息高速公路的發(fā)展，推動著光纖通訊、國際互聯(lián)網(wǎng)、有線電視網(wǎng)的普及，推動著激光技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展；它給百姓生活帶來了翻天覆地的變化 —— 掌上電腦、筆記本電腦、智能手機、數(shù)碼相機等光電信息產(chǎn)品將人帶入了一個全新的 PC時代。在此背景下，“中國光博會”異軍突起，逐漸發(fā)展壯大 。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 如今，光博會已經(jīng)從 1999年首屆的 30多家參展企業(yè)，40多個展位發(fā)展到 2023年展會規(guī)模 90000平方米，參展企業(yè)達 2727家，其中海外參展企業(yè)超過 30％的全球規(guī)模最大的光電專業(yè)展會。中國國際光電博覽會（ CIOE）的發(fā)展被業(yè)內(nèi)譽為“一個神話”，一張“最能代表深圳形象的深圳名片”。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 思考： 光博會的成功與其項目啟動階段的工作有著怎樣的關(guān)系？ 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 二、會展項目規(guī)劃階段 （一）會展項目規(guī)劃的含義 會展項目規(guī)劃就是根據(jù)所選定的會展項目主題，確定會展項目所要完成的目標(biāo)，并制定確保實現(xiàn)這些目標(biāo)的計劃方案的過程。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 會展項目規(guī)劃 何事 多少 何人 何時 為何 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 （二）會展項目計劃的主要內(nèi)容 會展項目目標(biāo) 目標(biāo)是會展項目預(yù)期達到的目的或需要完成的指標(biāo)。 （ 1）總目標(biāo)和子目標(biāo) （ 2）定性目標(biāo)和定量目標(biāo) 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 會展項目范圍 為完成項目目標(biāo)所要做的各項工作就是項目范圍。 會展項目范圍主要包括以下內(nèi)容： （ 1）與會者或參展商的確定 （ 2）觀眾的確定 （ 3）制定合適的營銷戰(zhàn)略 （ 4）確定會展服務(wù)的范圍 （ 5）展會現(xiàn)場的管理工作 （ 6）會展評估工作 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 會展進度計劃 進度計劃是表達會展項目中各項工作的開展順序、開始及完成時間及相互銜接關(guān)系的計劃。 （ 1）總體進度計劃 （ 2）分項進度計劃 （ 3）年度進度計劃 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 資源配置 資源配置所解決的問題就是確定每一項工作需要哪些資源。 （ 1）人力資源配置 （ 2）物質(zhì)資源的配置 （ 3）財力的配置 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 評估方法 一個會展項目是否達到了預(yù)期的目標(biāo)，是否完成了任務(wù)都需要通過項目評估來確定，所以在制定會展項目計劃時一定要明確項目評估方法。會展項目評估方法應(yīng)該包括評估所依據(jù)資料的收集和儲存，評估指標(biāo)、評估的程序、評估人員等。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 潛在問題 會展項目容易受外界環(huán)境因素和突發(fā)事件的影響，經(jīng)常會給會展組織者造成巨大的經(jīng)濟損失。因此，制定會展項目計劃時應(yīng)充分考慮到會有哪些潛在的問題，并在項目早期就制定出處理這些問題的計劃。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 （四）會展項目的進度計劃 會展項目進度計劃的編制包括如下步驟： 項 目 描 述 項 目 分 解 工 作 描 述 工 作 責(zé) 任 分 配 確 定 工 作 順 序 工 作 時 間 估 計 進 度 安 排 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 （三）制定會展項目計劃的程序 確定會展項目目標(biāo) 項目工作分解 為各項任務(wù)確定時間 分配資源 制定最初計劃 征求各方意見 最終確定計劃 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 會展項目描述 會展項目描述是用表格的形式列出會展項目目標(biāo)、項目范圍、項目工作規(guī)范、項目完成準則等內(nèi)容。項目描述是制作項目計劃和繪制工作分解圖的依據(jù)。項目描述的依據(jù)是項目的立項規(guī)劃書、已經(jīng)通過的初步設(shè)計方案和批準后的可行性報告。 項目描述表 項目名稱 項目目標(biāo) 交付物 交付物完成準則 工作描述 工作規(guī)范 所需資源估計 重大里程碑 項目負責(zé)人 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 會展項目分解 （ 1）會展項目工作分解結(jié)構(gòu) 會展項目分解就是把整個會展項目分成便于執(zhí)行的各個具體任務(wù)。 項目分解是編制進度計劃、實施進度控制的基礎(chǔ)。 項目分解所采用的工具就是 工作分解結(jié)構(gòu)圖（ WBS） ，它可以把一個項目分解為由任務(wù)、子任務(wù)、工作包等構(gòu)成的等級式結(jié)構(gòu)，是一個對項目工作由粗到細的分解過程。 會展項目工作分解結(jié)構(gòu)圖 展覽項目 展前準備 現(xiàn)場管理 展后評估 開幕管理 現(xiàn)場服務(wù) 觀眾登記 登記表 會刊 證件 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 （ 2）制定 WBS的過程 ①根據(jù)項目目標(biāo)召開與會展項目有關(guān)的人員的會議，集體討論主要工作事項。 ②分解會展項目的各項工作。分解工作的一般步驟是：總項目；子項目；主要工作任務(wù)；次要工作任務(wù)；小工作任務(wù)或者工作元素。 ③畫出相應(yīng)的樹狀圖，也就是 WBS結(jié)構(gòu)分解圖。 ④ 對每個子項目進行描述，并確定每個子項目的生命周期。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 ⑤ 將主要的子項目分解成更細、更便于管理的任務(wù)。每一項工作必須能詳細到可以對該項工作進行成本估算、安排進度、分配負責(zé)人員的程度。 ⑥進行反復(fù)的討論和嚴格論證，以驗證項目工作分解是否正確、恰當(dāng)，并及時調(diào)整。 ⑦在驗證分解完全正確后，建立一套編號系統(tǒng)。 ⑧隨著其他計劃編制活動的進行，對 WBS作進一步的修改。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 （ 3） WBS工作編碼 WBS編碼就是為項目工作分解圖中的每一項工作確定一個編碼。而且要求每項工作只有唯一的一個編碼。編碼可以采用多位數(shù)字，具體采用數(shù)字的位數(shù)視項目的復(fù)雜程度而定。 展覽項目 WBS工作編碼 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 （ 4）會展項目工作分解應(yīng)注意的問題 ①所分解的各項任務(wù)應(yīng)該是相互獨立、便于管理的，而且能以定量目標(biāo)為依據(jù)檢查其是否完成。 ②應(yīng)能反映各項任務(wù)之間的聯(lián)系，主要是不同層次任務(wù)之間的包含與被包含關(guān)系。 ③不表示順序關(guān)系。項目活動的排序需要在項目分解的基礎(chǔ)上專門進行。 ④與工作描述表一起進行。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 工作描述 工作描述就是在對會展項目進行分解的基礎(chǔ)上，進一步明確項目包含的各項工作的具體內(nèi)容和要求。工作描述能夠使項目小組成員加深對每項工作的了解。工作描述的依據(jù)是項目工作分解圖，其結(jié)果是工作（任務(wù)）描述表及項目工作列表。 工作（任務(wù)）描述表 任務(wù)名 制定展覽營銷計劃 任務(wù)交付物 營銷計劃 任務(wù)描述 市場調(diào)研、確定目標(biāo)市場、營銷組合 考核標(biāo)準 報名參展商的類型、層次和數(shù)量達到預(yù)期的目標(biāo) 假設(shè)條件 制定展覽目標(biāo)、簽訂租用場館合同 約束 營銷預(yù)算 其他 風(fēng)險：可能臨時更改展覽地點 負責(zé)人 營銷組負責(zé)人 項目工作列表 工作編碼 工作名稱 前提條件 交付成果 具體內(nèi)容 負責(zé)單位 協(xié)作單位 相關(guān)工作 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 制定工作責(zé)任分配表 工作責(zé)任分配就是將所分解的工作落實到有關(guān)部門和個人，并且明確表示出有關(guān)部門（或者個人）對各項工作的關(guān)系、責(zé)任和地位。責(zé)任分配表通常是將工作分解結(jié)構(gòu)圖與項目的有關(guān)組織結(jié)構(gòu)圖相對照，根據(jù)每項工作的任務(wù)描述和性質(zhì)特點以及每個部門成員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任來分配任務(wù)，形成責(zé)任分配矩陣。 工作責(zé)任分配表 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 確定工作先后順序 確定工作先后順序是制定會展進度計劃的前提。確定各項工作先后順序的依據(jù)主要有： （ 1）任務(wù)描述表中或者項目工作列表中的各項目 （ 2）各項活動之間的必然聯(lián)系 （ 3）會展項目之間人為的依存關(guān)系 （ 4）會展項目活動的約束條件 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 在決定工作先后順序時必須針對每項活動明確三個問題： （ 1）該項活動可以開始之前，有哪些項目活動必須已經(jīng)完成； （ 2）哪些活動可以與該項活動同時開始； （ 3）哪些活動只有在該活動完成之后開始。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 工作時間估計 會展項目的工作時間估計是對已經(jīng)確定的項目活動的工作時間的估算工作。某項工作時間是指在一定條件下，直接完成該工作所需時間與必要間歇時間之和。工作時間的估計是會展項目計劃中非常重要的基礎(chǔ)工作，直接關(guān)系到各項任務(wù)起止時間的確定以及整個項目完成時間的確定。 第三節(jié) 會展項目管理的過程與方法 會展項目工作時間估計的依據(jù)： （ 1）項目工作列表 （ 2）會展工作的約束條件和假設(shè)前