民營企業(yè)檔案管理(編輯修改稿)
2025-02-03 07:48 本頁面
【文章內容簡介】 [2023]X號 關于 的通知 20230602 5 日期： 指文件形成日期。 全宗號 2023 文書 短 期 66 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號 關于 的通知 20230602 5 頁數： 指歸檔文件的有效頁面數，文件處理單也要統(tǒng)計頁數。 全宗號 2023 文書 短 期 67 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023] 號 關于 的通知 20230602 5 備注： 用以標注歸檔文件的變化情況或參見檔號。 全宗號 2023 文書 短 期 68 填寫備考表 盒內文件情況說明： 主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。 69 ?整理人： 由負責本盒文件整理歸檔的人員簽名。 ?檢查人： 由負責本盒文件歸檔質量審核的人員簽名。 ?日期： 填寫歸檔的年、月、日。 卷 內 備 考 表 盒內文件情況說明 : 整理人： 檢查人： 年月日 卷內備考表樣 71 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。同一盒內同一年度，同一保管期限。 檔案盒標準圖樣 73 ?在檔案盒的背脊上填上以下項目： 全宗名稱 、 全宗號 、 類別 、 年度 、保管期限 、 機構 （不分機構的單位可空）、 起止件號 。（詳見下圖） 74 全 宗 名 稱 全宗號 類別 年 度 機 構 期 限 起止件號 檔案盒背脊式樣 公 司 全宗號 類別 生產管理 年 度 2023 機 構 期 限 短 期 起止件號 1－ 28 已填好的檔案背脊事例 75 打印目錄 ?按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式二份。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 76 （ 1）目錄本封面 案 卷 目 錄 全宗名稱 公司 全 宗 號 類 別 文書 年 度 2023 期 限 短期 77 （ 2）目錄夾背脊 全宗號 全宗名稱 類 別 行政管理 期 限 短期 年 度 2023 78 （ 3）填寫歸檔情況登記表 年度 保管期限 件數 保 管 接 收 備注 單位 姓名 單位 姓名 2023 永久 50 2023 永久 75 2023 永久 23 …. …. …. 單位名稱： 公司 歸檔情況登記表 79 （ 4）擬寫歸檔說明，內容包括： ? 本年度立檔單位主要工作概況， ? 本年度內設機構及單位領導人變化情況 ? 本年度管理性檔案（文書）歸檔情況 80 公司二○○三年歸檔說明 一、主要工作概況 （此部分內容可在本單位年終總結內抽出主要內容填寫） 二、機構、領導人變化情況 本公司內設 5個部門（ 、 ……..）共有職工 人。 領導人變化情況 任總經理 任財務總監(jiān) 任技術總監(jiān) 三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關規(guī)定，收集齊全，嚴格劃分保管期限，及時歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久 108件，編號 1－ 108件；長期 100件，編號 1－ 100件；短期 100件，編號 1－ 100。 二○一○年 月 81 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]x號 關于 的通知 20230602 5 （ 4）打印歸檔文件目錄 全宗號 2023 文書 短 期 82 ?裝訂“歸檔文件目錄” 如果每年文件數量不多，形成目錄頁數較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個流水號）。 83 ?具體裝訂時，先放置“歸檔情況登記表”，再按時間先后順序將若干年的“歸檔說明”排在前面，在按順序接排相應年度的歸檔文件目錄。 84 1 入庫裝箱柜 ?室?guī)靸葯n案箱柜裝具應排列有序，統(tǒng)一編號。有利于提供利用。 85 ?一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點是便于存放和拿取檔案。 檔案排列編號示意圖 （同一保管期限內跨年度排列 ,件號每年從 1開始編制） 2023年 （ 1— 158件） 2023年 2023年 （ 1— 240件） （ 1— 150件） 2023年 （ 1— 89件） 87 G 企業(yè)經濟合同管理類 ?經濟合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動中形成的，反映信用業(yè)務工作情況并且有保存價值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產經營、銷售合同及客戶管理檔案。 88 ?根據企業(yè)的實際情況可設置為經濟合同、客戶管理檔案類。 89 合同材料的分類整理 1． 可按合同形成的地區(qū)排列。 2． 可按合同形成的時間順序進行排列。 90 3． 可按合同形成的內容種類進行排列。 91 類目標識編制： （ 1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： ? G 1 ——1 案卷號（順序號） 目錄號（第 1本目錄） 大類代字
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