民營(yíng)企業(yè)檔案管理(編輯修改稿)
2025-02-03 07:48 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 [2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 日期： 指文件形成日期。 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 66 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 頁(yè)數(shù)： 指歸檔文件的有效頁(yè)面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)。 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 67 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023] 號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 備注： 用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)檔號(hào)。 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 68 填寫(xiě)備考表 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明： 主要用于填寫(xiě)本盒文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫(xiě)。 69 ?整理人： 由負(fù)責(zé)本盒文件整理歸檔的人員簽名。 ?檢查人： 由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。 ?日期： 填寫(xiě)歸檔的年、月、日。 卷 內(nèi) 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 : 整理人： 檢查人： 年月日 卷內(nèi)備考表樣 71 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。 檔案盒標(biāo)準(zhǔn)圖樣 73 ?在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目： 全宗名稱 、 全宗號(hào) 、 類別 、 年度 、保管期限 、 機(jī)構(gòu) （不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、 起止件號(hào) 。（詳見(jiàn)下圖） 74 全 宗 名 稱 全宗號(hào) 類別 年 度 機(jī) 構(gòu) 期 限 起止件號(hào) 檔案盒背脊式樣 公 司 全宗號(hào) 類別 生產(chǎn)管理 年 度 2023 機(jī) 構(gòu) 期 限 短 期 起止件號(hào) 1－ 28 已填好的檔案背脊事例 75 打印目錄 ?按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式二份。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 76 （ 1）目錄本封面 案 卷 目 錄 全宗名稱 公司 全 宗 號(hào) 類 別 文書(shū) 年 度 2023 期 限 短期 77 （ 2）目錄夾背脊 全宗號(hào) 全宗名稱 類 別 行政管理 期 限 短期 年 度 2023 78 （ 3）填寫(xiě)歸檔情況登記表 年度 保管期限 件數(shù) 保 管 接 收 備注 單位 姓名 單位 姓名 2023 永久 50 2023 永久 75 2023 永久 23 …. …. …. 單位名稱： 公司 歸檔情況登記表 79 （ 4）擬寫(xiě)歸檔說(shuō)明，內(nèi)容包括： ? 本年度立檔單位主要工作概況， ? 本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 ? 本年度管理性檔案（文書(shū)）歸檔情況 80 公司二○○三年歸檔說(shuō)明 一、主要工作概況 （此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫(xiě)） 二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 本公司內(nèi)設(shè) 5個(gè)部門（ 、 ……..）共有職工 人。 領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 任總經(jīng)理 任財(cái)務(wù)總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān) 三、本年度文書(shū)歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時(shí)歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久 108件，編號(hào) 1－ 108件；長(zhǎng)期 100件，編號(hào) 1－ 100件；短期 100件，編號(hào) 1－ 100。 二○一○年 月 81 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]x號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 （ 4）打印歸檔文件目錄 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 82 ?裝訂“歸檔文件目錄” 如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁(yè)數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個(gè)流水號(hào)）。 83 ?具體裝訂時(shí)，先放置“歸檔情況登記表”，再按時(shí)間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說(shuō)明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。 84 1 入庫(kù)裝箱柜 ?室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)。有利于提供利用。 85 ?一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進(jìn)行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和拿取檔案。 檔案排列編號(hào)示意圖 （同一保管期限內(nèi)跨年度排列 ,件號(hào)每年從 1開(kāi)始編制） 2023年 （ 1— 158件） 2023年 2023年 （ 1— 240件） （ 1— 150件） 2023年 （ 1— 89件） 87 G 企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理類 ?經(jīng)濟(jì)合同檔案是本企業(yè)對(duì)各類企業(yè)和客戶授信活動(dòng)中形成的，反映信用業(yè)務(wù)工作情況并且有保存價(jià)值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷售合同及客戶管理檔案。 88 ?根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況可設(shè)置為經(jīng)濟(jì)合同、客戶管理檔案類。 89 合同材料的分類整理 1． 可按合同形成的地區(qū)排列。 2． 可按合同形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。 90 3． 可按合同形成的內(nèi)容種類進(jìn)行排列。 91 類目標(biāo)識(shí)編制： （ 1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： ? G 1 ——1 案卷號(hào)（順序號(hào)） 目錄號(hào)（第 1本目錄） 大類代字
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