【文章內(nèi)容簡介】 ，問題設(shè)類，也可以按問題設(shè)類。按組織機(jī)構(gòu)問題設(shè)類的，應(yīng)針對所有機(jī)構(gòu)，不能有遺漏。 （ 2） 類下設(shè)條款，每個條款反映機(jī)構(gòu)內(nèi)的一項職能、活動或問題。每個條款名稱就是一組文件的文件標(biāo)題。因此，擬制條款名稱 既要扼要，又要 具體，不 可 用籠統(tǒng)語言。 （ 3） 條款內(nèi)容大致相近的要盡量排在一起。如“董事會會議紀(jì)錄和董事會主要決議、決定” 。 （ 4） 類目的擬制和修訂要由檔案部門和文書部門結(jié)合進(jìn)行，交辦公室負(fù)責(zé)人簽署后執(zhí)行。 （ 5）每年須將歸檔類目征求有關(guān)部門意見，適當(dāng)調(diào)整。 二、歸檔文件形成與積累 按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成與積累工作。 文件形成的要求 （ 1）歸檔類目中的文件一旦形成必須隨時收集、登記； （ 2）歸檔文件必須是最終版本； （ 4） 字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、 文件的簽名、蓋章必須齊全； （ 5）統(tǒng)一使用 A4紙張。 （ 6） 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（ ）字跡材料必須耐久，禁止用圓珠筆、鉛筆。打印的歸檔文件最好用激光打印機(jī)； （ 7） 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。 （ ） 文件形成中的常見問題： （ 1）缺少反映部門主要活動的文件。 （ 2）只有結(jié)論性文件，缺過程性文件。 （ 3）附件材料不全。 （ 4）重要會議文件不全。 （ 5）文件簽名蓋章手續(xù)不全。 （ 6）文件缺頁。 （ 7）夾帶小紙條。 ☆解決問題對策： （ 1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。 （ 2）加強(qiáng)平時督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。 （ 3）加強(qiáng)宣傳，主動爭取業(yè)務(wù)技術(shù)人員的配合。 文件的積累的組織 建立部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的收集積累， 實行文書處理部門 預(yù) 立卷 ，這 是我國文書工作的一項根本制度，具有 以下 優(yōu)越性： （ 1） 有利于立卷文件的齊全和保密。 （ 2） 有利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率。 （ 3） 有利于正確判斷文件保管期限。 （ 4） 有利于各部門平時對文件的查找和利用。 （ 5） 有利于檔案室工作的開展。 文件 積累 的內(nèi)容： （ 1）“帳內(nèi)”文件的收集 “帳內(nèi)”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。 （ 2）“帳外”文件的收集 “帳外”文件是指未經(jīng)文書部門登記 ,在收發(fā)文登記簿上無帳可查的文件。這些文件不容易控制 ， 在歸檔過程中 易被 遺漏。它主要包括 ： 本單位召開的各種會議文件 ,如會議記錄、發(fā)言稿等；本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開會帶回來的文件；外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門和有關(guān)人員的文件；本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表等。這類文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價值。 （ 3）專門文件的收集 指專業(yè)性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)類文件，生產(chǎn)、經(jīng)營類、科研類文件，如合同、意向書、各類業(yè)務(wù)資質(zhì)、證書、營業(yè)執(zhí)照等。還有制作材料比較特殊的文件材料，如照片、音像資料等。 文件的平時歸卷 （ 1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋），每一類目準(zhǔn)備好一個卷夾。卷夾上寫上類目號，以便對號入坐。 （ 2）立卷人員應(yīng)將有關(guān)事項的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文、調(diào)查與結(jié)論、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、以及有關(guān)某次會議、某次出國、某項采購、銷售等活動的相關(guān)文件都收齊歸入同一卷夾。 （ 3）原則上采用“立薄卷”或以件為保管單位的方法，但是對某些文種，如合同，也可以組厚卷，即將一批合同裝訂成一卷。 三、歸檔 文件 的 整理與歸檔 文件整理 （ ） 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。 文書、科技、會計、人事等門類文件的整理 ,應(yīng)分別符合GB 9705《 文書檔案案卷格式 》 ； DA/T 22《 歸檔文件整理規(guī)則 》 ； GB/T 11822《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 ； 財會字? 1998? 32號 《 會計檔案管理辦法 》 ； 勞力字? 1992? 33號 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》； 音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合 GB/T 11821《 照片檔案管理規(guī)范 》 ； DA/T 15《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 ； GB/T 18894《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ； DA/T 32《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 。 歸檔時間 （ 1） 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 （ ） （ 2） 科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 （ ） （ 3） 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 （ 4） 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 （ ） （ 5） 電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。 （ ） （ 6） 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。 （ ） （ 7） 更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。 （ ） 歸檔質(zhì)量要求 （ 1） 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 （ ） （ 2） 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備 (打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等 )的標(biāo)稱質(zhì)量要求。 （ ） （ 3） 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 （ ） （ 4） 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 （ ） （ 5） 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 （ ） （ 6） 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 （ ） （ 7） 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》