民營企業(yè)的檔案管理(編輯修改稿)
2025-01-26 06:43 本頁面
【文章內容簡介】 檔質量審核的人員簽名。 ?日期：填寫歸檔的年、月、日。 52 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。同一盒內同一年度，同一保管期限。 53 ?在檔案盒的背脊上填上以下項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構（不分機構的單位可空）、起止件號。（詳見下圖） 54 全 宗 名 稱 全宗號 類別號 年 度 機 構 期 限 起止件號 檔案盒背脊式樣 公 司 全宗號 類別號 A 年 度 2023 機 構 期 限 短 期 起止件號 1－ 28 已填好的檔案背脊事例 55 打印目錄 ?按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 56 （ 1）目錄夾封面 全宗名稱 公司 全 宗 號 類 別 A 期 限 短期 年 度 2023 57 （ 2）目錄夾背脊 全宗號 機 構 類別號 A 期 限 短期 年 度 2023 58 （ 3）填寫歸檔情況登記表 年度 保管期限 件數 保 管 接 收 備注 單位 姓名 單位 姓名 2023 永久 50 2023 永久 75 2023 永久 23 …. …. …. 單位名稱：公司 歸檔情況登記表 59 （ 4）擬寫歸檔說明，內容包括： 本年度立檔單位主要工作概況， 本年度內設機構及單位領導人變化情況 本年度管理性檔案（文書）歸檔情況 60 公司二○○三年歸檔說明 一、主要工作概況 （此部分內容可在本單位年終總結內抽出主要內容填寫） 二、機構、領導人變化情況 本公司內設 5個部門（、 …….. ）共有職工人。 領導人變化情況 任總經理 任財務總監(jiān) 任技術總監(jiān) 三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關規(guī)定，收集齊全，嚴格劃分保管期限，及時歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔 308件，其中永久 108件，編號 1－ 108件；長 100件，編號從－ 100件；短期 100件，編號 1－ 100。 二○○四年月 61 全宗號 類別號 年度 保管期限 機構 A 2023 短 期 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數 文件格式 備注 1 從化市人民政府 從府[2023]x號 關于的通知 20230602 5 （ 4）打印歸檔文件目錄 62 ?裝訂“檔案目錄” ? 如果每年文件數量不多，形成目錄頁數較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個流水號）。 63 ?具體裝訂時，先放置“歸檔情況登記表”，再按時間先后順序將若干年的“歸檔說明”排在前面，在按順序接排相應年度的歸檔文件目錄。 64 1入庫裝箱柜 ?室?guī)靸葯n案箱柜裝具應排列有序，統一編號。有利于提供利用。 65 ?一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點是便于存放和拿取檔案。 66 G 企業(yè)經濟合同管理類 ?經濟合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動中形成的，反映信用業(yè)務工作情況并且有保存價值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產經營、銷售合同及客戶管理檔案。 67 ?根據企業(yè)的實際情況可設置為經濟合同、客戶管理檔案類。 68 合同材料的分類整理 1．可按合同形成的地區(qū)排列。 2．可按合同形成的時間順序進行排列。 69 3．可按合同形成的內容種類進行排列。 70 類目標識編制： （ 1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： G 1 —— 1 案卷號（順序號） 目錄號（第 1本目錄） 大類代字 （企業(yè)經濟合同管理 類） 71 （ 2）適用大中型企業(yè)，合同、客戶材料較多的 72 73 ?根據本單位的實際工作中產生的合同材料而定，類目設置可增可減。 74 （ 16－ 50年）和短期（ 1－ 15年）。 75 合同檔案的整理 （ 1）單份合同的整理 （ 2）以卷的形式整理的方法 76 順序號 文號 責任者 題 名 日期 頁號 備注 1 公司 合同 1 ….. …… 卷內文件目錄 全宗號 目錄號 案卷號 1 77 案卷封面 公司 公司與公司簽定合同、協議書 自 2023年 2月至 2023年 2月 保管期限 長期 本卷共 1件 23頁 歸檔號 全宗號 目錄號 案卷號 13 78 79 “檔案目錄” 80 卷號 歸檔號 題名 起
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