民營(yíng)企業(yè)的檔案管理(編輯修改稿)
2025-01-26 06:43 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 檔質(zhì)量審核的人員簽名。 ?日期：填寫(xiě)歸檔的年、月、日。 52 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿(mǎn)為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。 53 ?在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目：全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、起止件號(hào)。（詳見(jiàn)下圖） 54 全 宗 名 稱(chēng) 全宗號(hào) 類(lèi)別號(hào) 年 度 機(jī) 構(gòu) 期 限 起止件號(hào) 檔案盒背脊式樣 公 司 全宗號(hào) 類(lèi)別號(hào) A 年 度 2023 機(jī) 構(gòu) 期 限 短 期 起止件號(hào) 1－ 28 已填好的檔案背脊事例 55 打印目錄 ?按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 56 （ 1）目錄夾封面 全宗名稱(chēng) 公司 全 宗 號(hào) 類(lèi) 別 A 期 限 短期 年 度 2023 57 （ 2）目錄夾背脊 全宗號(hào) 機(jī) 構(gòu) 類(lèi)別號(hào) A 期 限 短期 年 度 2023 58 （ 3）填寫(xiě)歸檔情況登記表 年度 保管期限 件數(shù) 保 管 接 收 備注 單位 姓名 單位 姓名 2023 永久 50 2023 永久 75 2023 永久 23 …. …. …. 單位名稱(chēng)：公司 歸檔情況登記表 59 （ 4）擬寫(xiě)歸檔說(shuō)明，內(nèi)容包括： 本年度立檔單位主要工作概況， 本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 本年度管理性檔案（文書(shū)）歸檔情況 60 公司二○○三年歸檔說(shuō)明 一、主要工作概況 （此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫(xiě)） 二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 本公司內(nèi)設(shè) 5個(gè)部門(mén)（、 …….. ）共有職工人。 領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 任總經(jīng)理 任財(cái)務(wù)總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān) 三、本年度文書(shū)歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時(shí)歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔 308件，其中永久 108件，編號(hào) 1－ 108件；長(zhǎng) 100件，編號(hào)從－ 100件；短期 100件，編號(hào) 1－ 100。 二○○四年月 61 全宗號(hào) 類(lèi)別號(hào) 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) A 2023 短 期 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 從化市人民政府 從府[2023]x號(hào) 關(guān)于的通知 20230602 5 （ 4）打印歸檔文件目錄 62 ?裝訂“檔案目錄” ? 如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁(yè)數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個(gè)流水號(hào)）。 63 ?具體裝訂時(shí)，先放置“歸檔情況登記表”，再按時(shí)間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說(shuō)明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。 64 1入庫(kù)裝箱柜 ?室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)。有利于提供利用。 65 ?一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進(jìn)行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和拿取檔案。 66 G 企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理類(lèi) ?經(jīng)濟(jì)合同檔案是本企業(yè)對(duì)各類(lèi)企業(yè)和客戶(hù)授信活動(dòng)中形成的，反映信用業(yè)務(wù)工作情況并且有保存價(jià)值的文件材料的總稱(chēng)。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷(xiāo)售合同及客戶(hù)管理檔案。 67 ?根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況可設(shè)置為經(jīng)濟(jì)合同、客戶(hù)管理檔案類(lèi)。 68 合同材料的分類(lèi)整理 1．可按合同形成的地區(qū)排列。 2．可按合同形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。 69 3．可按合同形成的內(nèi)容種類(lèi)進(jìn)行排列。 70 類(lèi)目標(biāo)識(shí)編制： （ 1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： G 1 —— 1 案卷號(hào)（順序號(hào)） 目錄號(hào)（第 1本目錄） 大類(lèi)代字 （企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理 類(lèi)） 71 （ 2）適用大中型企業(yè)，合同、客戶(hù)材料較多的 72 73 ?根據(jù)本單位的實(shí)際工作中產(chǎn)生的合同材料而定，類(lèi)目設(shè)置可增可減。 74 （ 16－ 50年）和短期（ 1－ 15年）。 75 合同檔案的整理 （ 1）單份合同的整理 （ 2）以卷的形式整理的方法 76 順序號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題 名 日期 頁(yè)號(hào) 備注 1 公司 合同 1 ….. …… 卷內(nèi)文件目錄 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 1 77 案卷封面 公司 公司與公司簽定合同、協(xié)議書(shū) 自 2023年 2月至 2023年 2月 保管期限 長(zhǎng)期 本卷共 1件 23頁(yè) 歸檔號(hào) 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 13 78 79 “檔案目錄” 80 卷號(hào) 歸檔號(hào) 題名 起
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