【文章內(nèi)容簡介】 門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。 52 企業(yè)應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。 企業(yè)檔案工作“三納入”和“四同步”制度是多年來實踐證明行之有效的重要措施之一。 ? “三納入”：是指將將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入企業(yè)領導議事日程，納入相關人員崗位責任制和相應工作流程； ? “四同步”：是指企業(yè)下達工作任務、項目計劃與提出企業(yè)文件材料的歸檔要求同步，檢查工作、項目計劃進度與檢查企業(yè)文件材料積累情況同步，驗收、鑒定工作、項目成果與驗收、鑒定企業(yè)文件材料歸檔情況同步，工作、項目總結(jié)與企業(yè)文件材料完成歸檔同步。 、企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時應做好檔案的處置工作；國有企業(yè)應依照檔發(fā)字〔 1998〕 6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。 檔發(fā)字〔 1998〕 6號即國家檔案局、國家經(jīng)濟體制改革委員會、國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會和國家國有資產(chǎn)管理局《關于印發(fā)〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置暫行辦法〉的通知》 、企業(yè)應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規(guī)定造成檔案損失的相關人員給予處分 企業(yè)各部門是企業(yè)文件的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件歸檔是否齊全、完整，整理是否科學，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務水平。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。 企業(yè)文件是企業(yè)生產(chǎn)管理、科學研究、建設項目等活動形成的各種形式和各種載體的原始記錄。只有加強企業(yè)文件形成過程的管理，才能維護和確保企業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。因此，企業(yè)文件形成部門應對文件的真實性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性、可用性負責。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責。 53 專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。 專兼職檔案人員在收集、接收歸檔文件時，對不符合文件質(zhì)量要求的，應督促文件形成者提交符合質(zhì)量要求的文件。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見 ISO 、 〔 2023〕 5號文件要求。 (其核心是負責歸檔文件的收集和整理 ,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理 ) ? 信息與文獻 文件管理 ? 信息與文獻 文件管理 ? 企業(yè)檔案管理規(guī)定 （檔發(fā)字 [2023]5號） ? 企業(yè)文件管理，首先應建立能夠適應企業(yè)管理需要的文件管理制度，一是按業(yè)務需要和業(yè)務流程形成文件，充分記錄其參與的業(yè)務活動；二是確保支持業(yè)務活動的信息系統(tǒng)和處理系統(tǒng)形成適宜的文件，作為業(yè)務活動支持的有機組成；三是建立平時立卷制度，確保文件妥善保管和充分利用；四是確保文件得到有效維護、存儲和保管；五是確保文件只有經(jīng)過既定的批準程序才可進行處置。 ? 其次，應明確參與文件形成與管理的各類員工的權利和責任。一是企業(yè)職能部門及負責人制訂文件管理程序和標準要求；二是專業(yè)人員在工作過程中應按照已經(jīng)確定的程序和標準形成并保管文件，確保各種記錄的原始性、真實性、系統(tǒng)性。 ? 第三，應加強文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。 、企業(yè)檔案部門管理職責 (5款 ) 54 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關規(guī)章制度。 從理論上說，檔案工作就是運用科學的原則和方法管理檔案。從狹義上說，檔案工作就是檔案業(yè)務工作。 檔案業(yè)務工作主要包括 6個方面，即檔案收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計工作、檔案利用工作。 54負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 54指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 54監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。 54依照有關規(guī)定向國家檔案館或有關單位移交檔案。 、企業(yè)檔案工作人員要求 (4款 ) 55檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。 55檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷。 55檔案人員應具備大學?？埔陨蠈W歷或同等學識水平。 55檔案人員應定期接受檔案業(yè)務培訓。 企業(yè)保持檔案人員相對穩(wěn)定，有利于檔案工作的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。 檔案工作制度 工作規(guī)章 管理制度 業(yè)務規(guī)范 三個不同層次、不同重點內(nèi)容的制度，構成企業(yè)檔案工作的制度體系。 企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂 61 明確文件形成、歸檔責任。制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。建立責任追究制度。制定檔案管理應急預案。 本條明確提出了建立文件與檔案管理崗位責任制和文件形成歸檔責任。 企業(yè)檔案工作崗位責任制，是明確企業(yè)領導、高中級管理人員、技術人員、管理人員等崗位涉及檔案工作的內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量，以及應承擔的責任的一項制度，它是企業(yè)考核各崗位完成檔案工作的依據(jù)。主要包括分管企業(yè)檔案工作的領導、檔案工作主管部門負責人、檔案部門負責人、檔案人員、各職能和業(yè)務部門負責人及兼職檔案人員的工作標準、工作職責，獎勵和處罰等內(nèi)容要求。 建立崗位責任制的目的是加強文件形成、管理、歸檔、保管、利用全過程的管理。 61 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案的處置原則，解釋權限等。 其它各項檔案管理制度都應在該制度的原則指導下，細化檔案管理工作內(nèi)容及操作程序。 61建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入企業(yè)相關管理制度。 61制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結(jié)構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復，應制定應急預案。 、企業(yè)檔案管理制度建設 (8款 ) 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的重要組成部分，建立健全企業(yè)檔案管理制度是做好企業(yè)檔案工作的保證。制定企業(yè)檔案管理制度應根據(jù)國家有關法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際，履行制定規(guī)章制度程序，經(jīng)企業(yè)領導審定批準，納入企業(yè)管理制度或企業(yè)標準之中，嚴格管理并貫徹執(zhí)行。 企業(yè)檔案管理制度主要有 8種：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度。 62 文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。 62檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。 62檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。 62檔案統(tǒng)計制度。應明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。 62檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。 62檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。 企業(yè)檔案保密制度應從確保企業(yè)檔案實體和信息安全提出具體要求。 62電子檔案管理制度。應對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 電子文件歸檔應遵循 2個原則：一是電子文件的歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質(zhì)拷貝件，同時歸檔；二是同時做好網(wǎng)絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作。 62檔案管理系統(tǒng)操作制度。應明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。 、企業(yè)檔案業(yè)務規(guī)范的制定 (4款 ) 主要有 4種：文件、檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范。 63文件、檔案整理規(guī)范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。 文件、檔案的整理原則是遵循文件、檔案形成規(guī)律，保持文件、檔案有機聯(lián)系，便于保管和利用的規(guī)范。 整理方法： （ 1）文書檔案應按《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 222023）進行整理； （ 2）科技檔案應按《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（ GB/T 118222023）和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（ DA/T 282023）進行整理； （ 3）會計檔案應按《會計檔案管理辦法 》（財會字 [1998]32號）和《會計檔案案卷格式》（ DA/T 392023）進行整理； （ 4）照片檔案應按《照片檔案管理規(guī)范》（ GB/T 118212023）進行整理； (5)印章檔案應按《印章檔案整理規(guī)則》（ DA/T 402023）進行整理； (6)檔號編制應按《檔號編制規(guī)則》（ DA/T 131994），選擇適合企業(yè)檔案分類的標示方法，與企業(yè)檔案分類方案配套使用。 (7) 檔案裝具應符合《檔案裝具》（ DA/T 61992）標準要求。 63檔案分類方案。應明確分類依據(jù)、類別標識、類目范圍。 制定企業(yè)檔案分類方案的原則是：同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位分類必須按同一標準進行；分類必須按層次進行不能跳躍。 工業(yè)企業(yè)檔案分類一級類目的設置可按照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》設置。 63文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。 63特殊載體檔案管理規(guī)范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。 特殊載體檔案包括：磁性材料、感光材料和其它合成材料等為介質(zhì)的檔案記錄載體。存在形式一般有照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤、實物等。 收集范圍應以企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。管理上一般不單獨設置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對應分類編號?？紤]載體形式和保管要求不同，應分庫保管。 檔案業(yè)務工作 檔案是各項業(yè)務文件處理完畢后的轉(zhuǎn)化。 文件在最初的形成階段雖然處在動態(tài)變化的過程，但是否具有檔案保存價值的內(nèi)在屬性已經(jīng)確定。 檔案能否完整、準確、系統(tǒng)是取決于業(yè)務活動的文件管理狀態(tài)。 需要在業(yè)務活動中對文件進行“檔案化”管理。 “文件向檔案的轉(zhuǎn)化”和“檔案與活動的信息交換”兩方面的客觀存在，都說明企業(yè)檔案工作與企業(yè)的所有業(yè)務活動都有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系。 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等 管理部門本職工作的組成部分。 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)各崗位人員 的職責。 3）檢查、指導文件的管理是檔案部門義不容 辭的責任。 企業(yè)檔案在不同時段的管理職責分工： 文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔文件形成階段的管理； 檔案人員主要承擔檔案室或檔案館保存階段的管理； 信息技術人員承擔電子環(huán)境中檔案的技術維護 企業(yè)各層級對檔案工作的責任 ： 在企業(yè)的領導層： 將檔案工作納入企業(yè)領導的議事日程，做出整體規(guī)劃，并采取措施確保檔案管理制度在企業(yè)各層級、各環(huán)節(jié)、各崗位得以貫徹落實。 在企業(yè)管理的中層： 要將檔案管理的具體要求納入落實到所負責工作的流程和考核中，督促員工做好文件管理工