【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 二、會(huì)計(jì)檔案的整理n１、分類(lèi)。原則上按——類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，分類(lèi)4類(lèi)。n會(huì)計(jì)憑證類(lèi)n會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)n會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)n其他會(huì)計(jì)核算材料類(lèi)（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)材料）會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類(lèi)型和保管期限，將會(huì)計(jì)核算材料組成保管單位——案卷的過(guò)程。(1)會(huì)計(jì)憑證的組卷要求n一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以?xún)?nèi)。n分類(lèi)組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。n按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。n摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線(xiàn)，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。n記帳憑證有關(guān)人員的印章是否齊全。n憑證一本為1卷，必須r按照國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)檔案憑證軟封面，封面要按項(xiàng)目填寫(xiě)。n以下材料可另行組卷：土地征用及重大固定資產(chǎn)的買(mǎi)賣(mài)單據(jù)；工資名冊(cè)；債權(quán)債務(wù)；交通肇事、工傷事故的處理；涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料；各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、契約有必要延長(zhǎng)延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。（2）會(huì)計(jì)帳簿的組卷要求n按和帳簿的不同種類(lèi)進(jìn)行組卷。對(duì)總帳、明細(xì)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿等分別組卷裝訂。n帳簿在形成時(shí)一般都有固定的格式和明確的分類(lèi)可在年終結(jié)帳后整理立卷。n按形成的帳簿，一冊(cè)一卷，“死頁(yè)帳”不必拆去空頁(yè)，“活頁(yè)帳”去掉空白頁(yè)，將已記帳帳頁(yè)依次編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)帳戶(hù)目錄和備考表。n去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會(huì)計(jì)檔案面簽，并按封面或標(biāo)簽上內(nèi)容填寫(xiě)。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷要求n按、保管期限立卷n首先將本級(jí)與下級(jí)財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)。n其次將年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分開(kāi)。n在整理報(bào)表時(shí)，對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的文字，是會(huì)計(jì)報(bào)表 的重要組成部分，如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，審批報(bào)告、批復(fù)等要與報(bào)表一同組卷歸檔，并放在被說(shuō)明報(bào)表前。注意：因保管期限不同，財(cái)務(wù)報(bào)告與季、月度財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)立卷。組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)封面、卷內(nèi)目錄、備考表。（4）其他會(huì)計(jì)核算資料的組卷要求n按——問(wèn)題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。會(huì)計(jì)檔案的整理n會(huì)計(jì)檔案的編目應(yīng)和符合《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T392008）（2）填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。（3）填寫(xiě)案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號(hào)。（5）編制案卷目錄。（1）擬寫(xiě)案卷題名n一般由單位名稱(chēng)、會(huì)計(jì)核算針對(duì)時(shí)間、會(huì)計(jì)文件名稱(chēng)等要素組成。如“ 單位年月付款會(huì)計(jì)憑證”“ 公司年月現(xiàn)金日記帳”等（2）填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表n除會(huì)計(jì)憑證外，其他會(huì)計(jì)檔案案卷都應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。卷內(nèi)文件目錄卷 內(nèi) 備 考 表（3）填寫(xiě)案卷（盒）封面n會(huì)計(jì)憑證n會(huì)計(jì)檔案盒n帳簿啟用及交接表n憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm130mm（長(zhǎng)寬）或245150mm（長(zhǎng)寬）；n適用于會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證封面(樣式)單位名稱(chēng)：憑證名稱(chēng)：會(huì)計(jì)憑證封面的填寫(xiě)n單位名稱(chēng)：填寫(xiě)形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱(chēng)（全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)）。不能用“本部”、“本局”、“本市財(cái)政廳”等。n會(huì)計(jì)憑證名稱(chēng)：填寫(xiě)能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱(chēng)。如收款會(huì)計(jì)憑證、付款會(huì)計(jì)憑證、轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證或基建會(huì)計(jì)憑證、工會(huì)會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證等。n起止時(shí)間：填寫(xiě)本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。n冊(cè)數(shù)：起止時(shí)間內(nèi)會(huì)計(jì)憑證的冊(cè)數(shù)。n冊(cè)次：填寫(xiě)本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的序號(hào)。n記賬憑證起止號(hào)：填寫(xiě)本冊(cè)記賬憑證起號(hào)和止號(hào)。n記賬憑證數(shù)：填寫(xiě)記賬憑證的張數(shù)。n附件數(shù)：填寫(xiě)本冊(cè)記賬憑證附件的張數(shù)。n會(huì)計(jì)憑證總數(shù)：填寫(xiě)本冊(cè)所有憑證的合計(jì)張數(shù)。n會(huì)計(jì)主管：填寫(xiě)單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。n裝訂人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)該本會(huì)計(jì)憑證裝訂的人員。n裝訂時(shí)間：填寫(xiě)負(fù)責(zé)該本會(huì)計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。n備注：填寫(xiě)該項(xiàng)憑證需要說(shuō)明的事項(xiàng)。n會(huì)計(jì)憑證盒的外形尺寸采用275mm155mm（長(zhǎng)寬），盒脊的厚度可根據(jù)需要設(shè)置60mm。n適用于會(huì)計(jì)憑證的裝盒會(huì)計(jì)憑證盒正面格式n很多內(nèi)容與憑證封面一致。n全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字。n目錄號(hào)：填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》編制分類(lèi)方案的單位，可填寫(xiě)類(lèi)別特征代碼。n案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類(lèi)體系的最低一級(jí)類(lèi)目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。會(huì)計(jì)憑證盒脊格式會(huì)計(jì)檔案盒的格式適用于財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的整理。會(huì)計(jì)檔案盒脊n賬簿啟用及接交表用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。非國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的賬簿可根據(jù)實(shí)際需要確定。n賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。n適用于會(huì)計(jì)賬簿的整理。賬簿啟用及接交表（正面）檔號(hào)：賬簿啟用及接交表（背面）賬戶(hù)目錄n檔號(hào)章（4）案卷的排列編號(hào)n一般按照以下次序：會(huì)計(jì)憑證按形成時(shí)間順序排列，會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類(lèi)按保管期限長(zhǎng)短排列。具體排列方法有兩種。第一種，流水編號(hào)法：按財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證和其他類(lèi)的順序排列，一年的全部會(huì)計(jì)檔案編一個(gè)大流水號(hào)（案卷號(hào)）。第二種，分類(lèi)流水編號(hào)法：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類(lèi)按類(lèi)別分開(kāi)排列，各編一個(gè)流水號(hào)（案卷號(hào)）。（5）編制案卷目錄n案卷目錄即是會(huì)計(jì)檔案的保管清冊(cè)，也是會(huì)計(jì)檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)方案和案卷的排列編號(hào)順序進(jìn)行編制。會(huì)計(jì)檔案目錄格式會(huì)計(jì)檔案移交清單格式 會(huì)計(jì)檔案移交清單（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的鑒定（確定保管期限）根據(jù)國(guó)家規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起。日記帳 25年總帳15年明細(xì)帳15年n報(bào)表永久n月季報(bào)表5年n會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年n會(huì)計(jì)保管清冊(cè)永久n會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久n銀行余額調(diào)節(jié)表5年n銀行對(duì)帳單5年（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀n保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。n（3）銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)