【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁(yè)依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁(yè)號(hào)。單份整理的文件材料按件號(hào)順序編制打印歸檔文件目錄。對(duì)文件材料原有題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加[]。沒(méi)有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。填寫(xiě)備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說(shuō)明，立卷人、檢查人姓名、時(shí)間填上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)（文種）等。字?jǐn)?shù)不超過(guò)50個(gè)字。案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計(jì)算機(jī)打印封面的題名和應(yīng)填寫(xiě)的項(xiàng)目。（四）歸檔時(shí)間和手續(xù)。黨政部門(mén)和按歸檔的部門(mén)應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。教學(xué)部門(mén)和按教學(xué)歸檔的部門(mén)應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室?？蒲袡n案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。教師在公開(kāi)刊物上發(fā)表的論文、出版的專(zhuān)著應(yīng)在出版后及時(shí)歸檔。基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門(mén)參加，工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將基建全過(guò)程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開(kāi)箱時(shí)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)通知檔案室參加驗(yàn)收，安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)主辦部門(mén)應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。會(huì)計(jì)檔案按由財(cái)務(wù)部門(mén)按要求和規(guī)定整理歸檔，在財(cái)務(wù)部門(mén)保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。特殊載體檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門(mén)將聲像材料和文字簡(jiǎn)介或?qū)嵨?，?個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。接收檔案必須履行手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。六、檔案的整理（一）劃分全宗檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。建國(guó)后學(xué)校形成的包括各門(mén)類(lèi)和載體的檔案作一個(gè)全宗，全宗名稱(chēng)隨學(xué)校名稱(chēng)變動(dòng)而改變。（二）檔案的分類(lèi)、編號(hào)。檔案分類(lèi)編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類(lèi)編號(hào)。分類(lèi)是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)、排架。（三）檔案檢索工具的編制。案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門(mén)類(lèi)檔案的具體情況分編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類(lèi)目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄和文件字號(hào)索引。七、檔案的計(jì)算機(jī)管理（一）檔案管理應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力。（二）計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配臵環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計(jì)算機(jī)，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。八、檔案的保管（一）庫(kù)房要求。新設(shè)臵的庫(kù)房應(yīng)基本符合國(guó)家檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應(yīng)考慮檔案庫(kù)房的設(shè)臵。庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24176。C，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45—60%。（二）庫(kù)房應(yīng)根據(jù)工作需要逐步配臵計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、抽濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等必須的設(shè)備。（三）檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門(mén)類(lèi)、載體，依檔號(hào)順序排列。（四）庫(kù)房排架應(yīng)從左至右，從上至下依分類(lèi)大綱次序和檔號(hào)順序排架，庫(kù)房排架應(yīng)編順序號(hào)，各柜、各庫(kù)均應(yīng)有檔案資料存放指引卡和示意圖。（五）綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。九、檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)（一）檔案的鑒定。綜合檔案室應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)或一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。銷(xiāo)毀檔案必須有兩人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（二）檔案的統(tǒng)計(jì)。建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、