【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 中。d、即使某一機(jī)構(gòu)或問題的文件很少，也不能與其他的混裝。用盒的薄厚來調(diào)節(jié)。e、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須 裝在同一檔案盒。只需按照排列的先后順序依次裝盒即可。六：論述試述歸檔文件分類基本的分類方法分類方法也稱為“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類特征”。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量?！稓w檔文件整理規(guī)則》選擇、組織機(jī)構(gòu)（問題）和保管期限作為基本的分類方法，是因?yàn)檫@3種分類方法在各級(jí)單位檔案部門使用率最高，并且反映了基本規(guī)律和要求。（)分類法。是根據(jù)形成和處理文件的對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。分類法是運(yùn)用最廣泛的分類方法。歸檔文件按將特征分類，可以反映上一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和近年發(fā)展變化的情況，并且，同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同的文件不能混淆。運(yùn)用分類法時(shí)，要正確斷定文件的日期并歸入相應(yīng)。需要注意以下幾個(gè)問題： 文件有多個(gè)時(shí)間特征的判定 一行文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通用日期、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分時(shí)，一般為說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，以此來判定文件的所屬。對(duì)于計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同的文件，《規(guī)則》取消了原有的按針對(duì)歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬，以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類中的要領(lǐng)和操作?？缧纬晌募呐卸?機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等等，可能會(huì)跨形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。、件內(nèi)稿件、文本日期不一致，具體地說，正本與定段為一件，以正本為準(zhǔn)確性；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。、沒有標(biāo)注日期的文件的判定 內(nèi)部文件（白頭文件），沒有標(biāo)注日期，這時(shí)，需要分析文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以收各種標(biāo)識(shí)，來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似臨時(shí)日期，以便按合理歸類。(2．)機(jī)構(gòu)或問題分類法。機(jī)構(gòu)（問題）分類法是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見的一種分類法，實(shí)際是兩種分類法。按機(jī)構(gòu)或問題分類時(shí)，不以過多設(shè)臵分類層次，一般2—3層即可。制定分類方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類與問題分類法不能同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。機(jī)構(gòu)分類法。是將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，能使全宗內(nèi)文件來源方面的固有聯(lián)系，客觀地反映立檔單位工作過程和歷史面貌。一般來說，一個(gè)機(jī)構(gòu)就沒一個(gè)類別，使全宗內(nèi)的分類體系的設(shè)計(jì)大簡(jiǎn)化，便于操作。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上哪個(gè)機(jī)構(gòu)處理或被辦理的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類別中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，有主辦機(jī)構(gòu)的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；由業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，視為職能劃歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機(jī)關(guān)或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中，文件內(nèi)容不明顯的確實(shí)看不出是哪個(gè)科室業(yè)務(wù)的可歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)。機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)容機(jī)構(gòu)類中。問題分類法。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題歸檔文件分類。此方法適用于不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化較大、職責(zé)范圍不清，形成的文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機(jī)關(guān)單位?？梢员苊饣驕p少同一內(nèi)容文件材料分散的現(xiàn)象，便于按專題查找利用，要考慮機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的基本職能和業(yè)務(wù)額范圍，經(jīng)理做到問題和機(jī)構(gòu)基本對(duì)應(yīng)。（)保管期限分類法。是將歸檔文件按照不同的保管期限分開，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。采用該方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為檔案的系統(tǒng)管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。試述歸檔文件排列的“事由原則”及其優(yōu)點(diǎn)。事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指單個(gè)事件、某個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作、一項(xiàng)業(yè)務(wù)、一個(gè)具體問題等。按照事由原則歸檔文件，關(guān)鍵是對(duì)事由的準(zhǔn)確界定，一般說，事由原則有針對(duì)性地具體使用與確有密切聯(lián)系的文件材料，例如一次會(huì)議、一個(gè)案件、一項(xiàng)活動(dòng)的文件材料。優(yōu)點(diǎn)：（)體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的整體原則；將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可視為一個(gè)事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。（)對(duì)判定和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值具有十分重要的作用。一些文件如果離開與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨(dú)立的個(gè)體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價(jià)值；（)有利于檢索和檔案呢實(shí)體存取工作； 按照事由原則將有密切聯(lián)系的文件材料相對(duì)集中的排列在一起，檢索時(shí)只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料。《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理一、填空工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其基本特點(diǎn)是 型號(hào)、成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體?；n案的特點(diǎn)是 建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。科技檔案的基本特點(diǎn)是 課題成套，圍繞著一個(gè)課題的科技研究活動(dòng)，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機(jī)整體。在各種類型的科技文獻(xiàn)中，唯一直接記錄和儲(chǔ)備 原生信息 的只有客戶檔案?？萍紮n案的情報(bào)功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中所具有的 科技參考作用和科技交流作用?？茖W(xué)技術(shù)同生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案?？萍紮n案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎(chǔ)檔案部門收集工作 和檔案館的收集工作?？萍嘉募w檔制度是一項(xiàng) 科技管理 制度，有事一項(xiàng)科技文件管理制度。凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應(yīng)歸檔 2份以上?？萍嘉募w檔工作應(yīng)由相關(guān)的 科技業(yè)務(wù)部門 承擔(dān)。1辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個(gè)方面：一是：編寫歸檔情況簡(jiǎn)要說明 ；二是填寫歸檔文件移交清單。1經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》指出：“各單位應(yīng)當(dāng)把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計(jì)劃，列入有關(guān)部門有關(guān)人員的職責(zé)范圍?！边@個(gè)規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責(zé)。1從2006年開始，安徽省委、省政府在全省范圍內(nèi)實(shí)施了檔案管理模式改革。改革的內(nèi)容之一就是調(diào)整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國家綜合檔案館 保管。1科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學(xué)編目 兩部分。1型號(hào)分類法 是以一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的科技檔案作為分類單元，對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行具體的類別劃分。1設(shè)備檔案的基本分類方法是型號(hào)分類法，不同單位和不同設(shè)備的檔案，其分類方法有所差異，具 體的分類形式一般有兩種，一種是性質(zhì)——型號(hào)分類法，另一種是 工序—型號(hào)分類法。1對(duì)于同型號(hào)多臺(tái)設(shè)備的隨機(jī)文件，不必每臺(tái)復(fù)制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺(tái)設(shè)備 的全部隨機(jī)文件材料，其他各臺(tái)設(shè)備的案卷中，注明這些隨機(jī)文件材料在哪一卷即可。1對(duì)于因產(chǎn)品和設(shè)備的革新、改進(jìn)、工程及設(shè)備的管理、維修所形成的心的文件材料，應(yīng) 單獨(dú)組成案卷，不必對(duì)前期已組成的案卷進(jìn)行拆卷。1底圖以 張 為單位單獨(dú)保存和管理?？萍紮n案號(hào)，是指保管單位的 編號(hào)或代號(hào)。2科技檔案號(hào)是檔案部門用來反饋科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號(hào)，是 科技檔案分類號(hào)和保管單位順序號(hào) 的組合體。二、多項(xiàng)選擇題科技檔案具有（ABCD）等功能。A知識(shí)儲(chǔ)備 B依據(jù)憑證 C情報(bào) D促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時(shí)間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時(shí)歸檔國家綜合檔案館接收科技檔案，實(shí)行（ABC）A無償進(jìn)館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補(bǔ)送制 D歸檔制三、簡(jiǎn)答簡(jiǎn)述科技檔案的概念和涵義科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別；第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動(dòng)的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；第三，定義規(guī)定了科技檔案是對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；科技檔案的主要種類有哪些？主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設(shè)備儀器當(dāng)那、科學(xué)技術(shù)研究檔案、地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案等專業(yè)技術(shù)檔案。確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件。（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動(dòng)中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動(dòng)進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書檔案材料的界限。（4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實(shí)際，確定具體的科技文件歸檔范圍。科技文件歸檔時(shí)間最常見的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時(shí)間最常見的有以下5種：（)在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔；（)按工作階段歸檔（)按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔（)按歸檔（)隨時(shí)歸檔：A科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計(jì)單位施工圖 B機(jī)密性較強(qiáng)的特殊科技文件 C 外來文件（如外購設(shè)備的隨機(jī)圖樣和文字說明材料，委托單位設(shè)計(jì)的科技文件等）基層檔案部門對(duì)科技檔案的收集應(yīng)注意哪些問題？ 答：（)要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律各單位制定的有關(guān)收集工作及科技文件資料的歸檔制度