檔案管理工作流程(編輯修改稿)
2024-11-16 00:16 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——所長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷(xiāo)——檔案室及相關(guān)科室辦理銷(xiāo)毀清冊(cè)——檔案室歸檔。第四篇：檔案管理工作流程（xiexiebang推薦）工作流程一、合同歸檔我司合同是屬定格合同；我司每年微波爐3月28日，空調(diào)10月份簽訂新合同；根據(jù)新合同進(jìn)行分地區(qū)分客戶分類(lèi)別進(jìn)行整理歸檔；按地區(qū)客戶進(jìn)行整理客戶檔案。（包括所有通訊地址）按簽訂合同額度進(jìn)行跟蹤每月的合同額的完成進(jìn)度。二、合同、協(xié)議審批合同及協(xié)議的簽訂，首先是由業(yè)務(wù)員進(jìn)行對(duì)新客戶的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)及經(jīng)營(yíng)實(shí)力的進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審合格業(yè)務(wù)員必須簽字然后正本合同或協(xié)議一式兩份寄回公司?？偛渴盏胶贤騾f(xié)議，首先是進(jìn)行政策的核對(duì)，如沒(méi)有超出政策轉(zhuǎn)交部門(mén)經(jīng)理審批生效，如超出政策必須部門(mén)經(jīng)理審批簽字后轉(zhuǎn)總裁辦審批方可生效。三、文件歸檔總裁辦在每個(gè)時(shí)期的發(fā)文，統(tǒng)一簽收后轉(zhuǎn)交部門(mén)主管批閱方可傳閱及歸檔。部門(mén)每個(gè)時(shí)期的發(fā)文，按部門(mén)發(fā)文格式下發(fā)，發(fā)出的文件必須有部門(mén)經(jīng)理簽字及蓋章方可發(fā)出及歸檔。發(fā)出的文件要及時(shí)跟蹤反饋。四、郵件收發(fā)公司西門(mén)的郵件快遞收發(fā)室，每天發(fā)兩次，上午九點(diǎn)半一次，下午兩點(diǎn)半一次。每天郵件簽收后進(jìn)行登記匯總（做一份郵件清單表），然后拆開(kāi)郵件核對(duì)辦事處的郵件清單及票據(jù)或資料是否相符，如果不相符當(dāng)時(shí)馬上要打電話去辦事處咨詢交寄人是否漏寄。辦事處寄回公司的資料一般分為11類(lèi)：銀行匯票、銀行承兌匯票；退回增值稅發(fā)票；折讓證明、客戶倒開(kāi)沖差發(fā)票、串號(hào)發(fā)票、超市收貨單等；合同、協(xié)議；客戶獎(jiǎng)勵(lì)確認(rèn)單、返利發(fā)票、轉(zhuǎn)款委托書(shū)；業(yè)務(wù)員的差旅費(fèi)、微波爐、空調(diào)展臺(tái)制作費(fèi)，促銷(xiāo)活動(dòng)費(fèi)等；辦事處日常開(kāi)支的固定費(fèi)用票據(jù)；業(yè)務(wù)員、內(nèi)務(wù)員、促銷(xiāo)員進(jìn)廠登記表及資料；促銷(xiāo)員月薪酬收入表；售后部相關(guān)資料；1其它資料。根據(jù)11類(lèi)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)工作：銀行匯票、銀行承兌匯票；（1）微波爐、小家電貨款轉(zhuǎn)發(fā)給歐陽(yáng)琰韞簽收；（2）空調(diào)貨款轉(zhuǎn)發(fā)吳惠玲簽收。退回增值稅發(fā)票，轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)單證曾書(shū)華書(shū)簽收。折讓證明、客戶倒開(kāi)沖差發(fā)票、串號(hào)發(fā)票、超市收貨單等，轉(zhuǎn)發(fā)給中國(guó)市場(chǎng)銷(xiāo)售部陳建華簽收。合同、協(xié)議，轉(zhuǎn)發(fā)給中國(guó)市場(chǎng)銷(xiāo)售部李秀清簽收?？蛻舄?jiǎng)勵(lì)確認(rèn)單、返利發(fā)票、轉(zhuǎn)款委托書(shū)，轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)單證葉翠云、陳詩(shī)簽收。業(yè)務(wù)員的差旅費(fèi)、微波爐、空調(diào)展臺(tái)制作費(fèi)，促銷(xiāo)活動(dòng)費(fèi)等，轉(zhuǎn)發(fā)給中國(guó)市場(chǎng)管理科徐丹簽收。辦事處日常開(kāi)支的固定費(fèi)用票據(jù)，轉(zhuǎn)發(fā)給中國(guó)市場(chǎng)管理科張昌權(quán)簽收。業(yè)務(wù)員、內(nèi)務(wù)員、促銷(xiāo)員進(jìn)廠登記表及資料，轉(zhuǎn)發(fā)給中國(guó)市場(chǎng)管理科林慧嫻簽收。促銷(xiāo)員月薪酬收入表，轉(zhuǎn)發(fā)給中國(guó)市場(chǎng)管理科劉海瓊簽收。1售后部相關(guān)資料，轉(zhuǎn)發(fā)給售后部相關(guān)人員。其它資料，轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。當(dāng)天收到的郵件或包裹原則上當(dāng)天要處理完畢。五、業(yè)務(wù)人員進(jìn)、出手續(xù)銜接新聘業(yè)務(wù)人員及終端經(jīng)理，必須理先征得領(lǐng)導(dǎo)同意，然后提供書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，方可將個(gè)人資料寄回中國(guó)市場(chǎng)管理科備案。營(yíng)銷(xiāo)中心內(nèi)部及跨地區(qū)業(yè)務(wù)人員調(diào)崗，必須征得領(lǐng)導(dǎo)同意，提供書(shū)面說(shuō)明報(bào)回中國(guó)市場(chǎng)銷(xiāo)售部。業(yè)務(wù)人員及終端經(jīng)理的辭職或辭退，必須出具辭職或辭退申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意批復(fù)后，辦理離職交接手續(xù)，并填寫(xiě)交接清單，交接完畢方可離去。公司人力資源部招聘的推廣員派往營(yíng)銷(xiāo)中心實(shí)習(xí)，如需轉(zhuǎn)為我部正式業(yè)務(wù)員，必須由營(yíng)銷(xiāo)中心經(jīng)理出具申請(qǐng)報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)同意批復(fù)后，人力資源部在行政科辦理轉(zhuǎn)崗手續(xù)，才算我部正式業(yè)務(wù)員。每月在月初匯總一份中國(guó)市場(chǎng)銷(xiāo)售部駐外業(yè)務(wù)人員變動(dòng)情況表給中國(guó)市場(chǎng)管理科，進(jìn)行人員更新及備案。六、ISO900評(píng)審銜接工作根據(jù)每年的質(zhì)量分解目標(biāo)與質(zhì)量考核指標(biāo)，進(jìn)行每月月初對(duì)微波爐、空調(diào)統(tǒng)計(jì)新品銷(xiāo)售率計(jì)算（按月度發(fā)貨進(jìn)度量，數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)打單組肖江鳳處取數(shù)），統(tǒng)計(jì)表做好，交一份全質(zhì)辦張小娥備案，中國(guó)市場(chǎng)銷(xiāo)售部留一份備案。為了配合公司對(duì)ISO900評(píng)審，每年進(jìn)行一次微波爐、空調(diào)經(jīng)銷(xiāo)商滿意度調(diào)查。經(jīng)銷(xiāo)商滿意度
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