【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) ， 按事由結(jié)合時(shí)間 、 重要程度等排列 。 會(huì)議文件 、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 46 2022年 8月 15日星期一 《 意見 》 中第十條：企業(yè)采用隨辦隨歸整理方法時(shí) ， 除了成套性文件材料相對(duì)集中外 ， 一般以歸檔文件形成的時(shí)間先后順序排列裝盒；來文與復(fù)文 (請(qǐng)示與批復(fù) 、 報(bào)告與批示 、 函與復(fù)函 、 通知與報(bào)告等 )應(yīng) 各為一件 編目裝盒 ， 在歸檔文件目錄的備注欄注明參見號(hào) ， 或在備注欄加注 *號(hào) ， 另在備考表填寫有關(guān)說明情況 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 47 2022年 8月 15日星期一 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 歸檔章 設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（ 見圖 A1，下圖 。圖示中 “ *” 號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 48 2022年 8月 15日星期一 《意見》第十一條：歸檔章可以在《規(guī)則》所附式樣基礎(chǔ)上增加相應(yīng)的說明欄目，每一欄目的尺寸適當(dāng)減小，避免蓋章時(shí)覆蓋文件內(nèi)容，有些欄目?jī)?nèi)容也可事先刻上，示例如下： (圖 A1歸檔章式樣 ) 全宗號(hào) 年度 室編件號(hào) 2 2022 28 *機(jī)構(gòu) (問題 ) 保管期限 館編件號(hào) 黨群工作 永久 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 49 2022年 8月 15日星期一 第十五條：如果企業(yè)計(jì)算機(jī)管理 檔案軟件能夠打印包含歸檔章相應(yīng)欄目?jī)?nèi)容的歸檔文件封面，則可將該封面裝訂在歸檔文件之前，而不再需要加蓋歸檔章。 全宗號(hào) 檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 50 2022年 8月 15日星期一 《 意見 》 中第十四條：歸檔章中 “ 全宗號(hào) ” 欄僅在一個(gè)企業(yè) (集團(tuán) )檔案劃分有多個(gè)全宗或需要向地方綜合檔案館移交時(shí)才填寫 。 需要移交進(jìn)館的檔案 ， 其全宗號(hào)由檔案館給定 ， 除此之外 ， 企業(yè)檔案全宗號(hào)的設(shè)定依照《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求 》（ GB/T11822—— 2022） 的規(guī)定 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 51 2022年 8月 15日星期一 機(jī)構(gòu) (問題 )欄 ， 在企業(yè)保留前四大類時(shí)統(tǒng)一填寫為相應(yīng)的類別或代碼；如果前四大類合并為 管理類 則不填；如果企業(yè)以前沒有執(zhí)行工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 ， 而是按文書檔案機(jī)構(gòu)分類組卷的 ， 則該欄可填寫歸檔文件分類所對(duì)應(yīng)的機(jī)構(gòu)或問題 。 館編件號(hào) 為企業(yè)檔案需要移交進(jìn)館才填寫 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 52 2022年 8月 15日星期一 年度 文件形成年度 ， 以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年 ， 如 1978。 保管期限 歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼 。 如永久 、 30年 、 10年 ， （ 2022年以前形成的文書檔案按國(guó)家檔案局第 8號(hào)令要求可按永 、 長(zhǎng) 、 短 ， 或Y、 C、 D劃分 。 ） 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 53 2022年 8月 15日星期一 件號(hào) 文件的排列順序號(hào) 。 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào) ，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制 。 室編件號(hào) 的編制方法為： 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) ， 按文件排列順序從 “ 1” 開始標(biāo)注 。 館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 54 2022年 8月 15日星期一 《意見》中第十二條：無論采用何種分類法， 室編件號(hào) 都應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從阿拉伯?dāng)?shù)字 1開始標(biāo)注，不得按每一盒編一個(gè)流水號(hào)。 第十三條：歸檔文件的裝盒，應(yīng)按分類方案的最低一級(jí)類目的文件排列順序進(jìn)行。最低一級(jí)類目不同的歸檔文件不得裝入同一盒內(nèi)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 55 2022年 8月 15日星期一 機(jī)構(gòu) (問題 ) 作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào) 順序編制歸檔文件目錄 。 歸檔文件應(yīng)逐件編目 。 歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào) 、 責(zé)任者 、 文號(hào) 、題名 、 日期 、 頁數(shù) 、 備注等項(xiàng)目 （ 見圖A2） 。 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁數(shù) 備注 26 成都市檔案局 成檔發(fā)[2022]1號(hào) 關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的通知 20221011 6 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 56 2022年 8月 15日星期一 件號(hào) 填寫室編件號(hào) 。 責(zé)任者 制發(fā)文件的組織或個(gè)人 ， 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者 。 文號(hào) 文件的發(fā)文字號(hào) 。 題名 文件標(biāo)題 。 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的 ， 可自擬標(biāo)題 ， 外加 “ [ ]” 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 57 2022年 8月 15日星期一 《意見》中第十六條：有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“ [ ]”號(hào)。 簡(jiǎn)報(bào)要把最重要的一篇題名用“ [ ]”帶出。會(huì)議記錄中要把重要的幾次會(huì)議內(nèi)容選出來作為題名，仍然為一件。 有些歸檔文件的附件是具體的條文規(guī)定，或者是正文的重要補(bǔ)充和說明，此時(shí)可在正件題名后抄錄附件題名，外加 ( )號(hào)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 58 2022年 8月 15日星期一 日期 文件的形成時(shí)間 ， 以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 ， 如 19990909。 頁數(shù) 每一件歸檔文件的頁數(shù) 。 文件中有圖文的頁面為一頁 。 《 意見 》 中第十七條： 頁數(shù) 統(tǒng)計(jì)時(shí) ， 凡歸檔文件中有圖文的頁面為一頁 ， 包括無頁碼的文件處理簽和封面(包括計(jì)算機(jī)打印的歸檔文件封面 )。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 59 2022年 8月 15日星期一 備注 注釋文件需說明的情況 。 歸檔文件目錄用紙幅面 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用 國(guó) 際 標(biāo) 準(zhǔn) A4 型 （ 長(zhǎng) X 寬為297mmX210mm)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 60 2022年 8月 15日星期一 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面 歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱 、 年度 、 保管期限 、 機(jī)構(gòu) （ 問題 ） 等項(xiàng)目 （ 見圖 A3） 。 其中全宗名稱即立檔單位的名稱 ， 填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 。 《 意見 》 第十八條：歸檔文件目錄應(yīng)一式兩份 ， 一份裝訂成冊(cè)作為對(duì)外查閱的檢索工具 ， 一份裝入所對(duì)應(yīng)的盒內(nèi)作為盒內(nèi)目錄備查 。 歸檔文件目錄在區(qū)分保管期限后 ， 可一年一本或幾年一本 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 61 2022年 8月 15日星期一 檔案盒封面 、 盒脊及備考表項(xiàng)目 。 《 意見 》 第十九條：檔案盒作為歸檔文件的裝具 ， 其編號(hào)以排列上架后的順序按從上到下 、 從左到右依次編流水號(hào) 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 62 2022年 8月 15日星期一 具體編制方法應(yīng)該根據(jù)檔案的分類方案來確定：如按“保管期限 年度”分類的歸檔文件，則檔案盒號(hào)應(yīng)按歸檔文件的保管期限永久、 30年、10年三條線排列上架后，分別編寫流水號(hào)； 如按“年度 保管期限”分類的歸檔文件，則檔案盒號(hào)應(yīng)按每年的歸檔文件永久、 30年、 10年一條線依次排列上架后，混年編寫流水號(hào)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 63 2022年 8月 15日星期一 檔案盒 檔案盒的封面填寫及外觀尺寸 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱 。 檔案盒的外形尺寸為 310mmX220mm（ 長(zhǎng) X寬 ） ， 盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、 30mm、 40mm等 （ 見圖 A4a)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 64 2022年 8月 15日星期一 檔案盒的脊背填寫 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同 ， 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào) 、 年度 、 保管期限 、 起止件號(hào) 、 盒號(hào)等必備項(xiàng) ， 并可設(shè)置機(jī)構(gòu) （ 問題 ） 等選擇項(xiàng) （ 見圖 A4b、圖 A4c） 。 其中 ， 起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào) ， 中間用 “ —— ” 號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào) ， 在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 65 2022年 8月 15日星期一 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作 備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后 ， 項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明 、 整理人 、 檢查人和日期 （ 見圖 A5） 。 盒內(nèi)文件情況說明 填寫盒內(nèi)文件缺損 、 修改 、 補(bǔ)充 、 移出 、 銷毀等情況 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 66 2022年 8月 15日星期一 整理人 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名 。 檢查人 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名 。 日期 歸檔文件整理完畢的日期 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 67 2022年 8月 15日星期一 《意見》第二十條：同時(shí)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，有些內(nèi)容可以統(tǒng)一。 卷盒規(guī)格可統(tǒng)一為 310mm 220mm(長(zhǎng)寬 )，厚度可根據(jù)實(shí)際需要在 50mm中選擇使用 (一個(gè)單位最好統(tǒng)一選擇一種或兩種規(guī)格 )。卷盒封面及背脊因?yàn)閮?nèi)容不同，應(yīng)按各自要求分別使用。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 68 2022年 8月 15日星期一 備考表可統(tǒng)一采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的格式，“互見號(hào)填寫與盒內(nèi)歸檔文件內(nèi)容相同的特殊載體形式檔案的檔號(hào)。 《規(guī)則》中的歸檔目錄與《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》中的 卷內(nèi)目錄 用途不同，應(yīng)分別按標(biāo)準(zhǔn)的要求使用，目錄規(guī)格可統(tǒng)一選用 A4型(297mm 210mm)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 69 2022年 8月 15日星期一 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理