【正文】 （四）建立健全檔案管理制度，做到 三納入、四參加、四同步 ? “三納入”： 即檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入有關(guān)工作制度、計(jì)劃；納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制 ? “四參加”： 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研 課題成果審定、基本建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等 活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 21 2022年 8月 15日星期一 ? 第二部分 ? ? 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 22 2022年 8月 15日星期一 一、 文件整理 的標(biāo)準(zhǔn) ? 管理類文件 的整理應(yīng)該符合 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 DA/T22的要求； ? 科技文件 的整理應(yīng)該符合 《 科技檔案案卷構(gòu)成一般要求 》 GB/T118222022的要求； ? 基本建設(shè)項(xiàng)目文件 的整理應(yīng)該符合或可以參照 《 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》 DA/T28的要求； ? 會(huì)計(jì)文件 的整理應(yīng)該符合 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 財(cái)會(huì)字 [1998]32號(hào)文件的要求； ? 職工文件 的整理應(yīng)該符合 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 》 勞力字 [１９９２ ]３３號(hào)文件的要求； ? 照片文件 的整理應(yīng)該符合 《 照片檔案管理規(guī)范 》 GB/T11821的要求； 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 23 2022年 8月 15日星期一 ? 錄音、錄像、軟磁盤等 磁性載體文件 的整理應(yīng)該符合 《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 DA/T15的要求； ? 電子文件 的整理應(yīng)該符合 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》GB/T18894和 《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 DA/T32的要求； ? 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件 的整理應(yīng)該符合 《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 》 GB/。 ? 《 國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法 》 （檔發(fā) [2022]4號(hào)）國(guó)家檔案局 國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)于 2022年 1月 20日發(fā)布 規(guī)范國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔工作，豐富和完善企業(yè)檔案資源，有效為企業(yè)發(fā)展服務(wù)?！? 經(jīng)請(qǐng)示國(guó)家檔案局，“其他社會(huì)組織”包括“企業(yè)、科技事業(yè)單位”。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 28 2022年 8月 15日星期一 四、企事業(yè)單位參照?qǐng)?zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》 標(biāo)準(zhǔn)共五章、一個(gè)附錄 范圍 定義 整理原則 質(zhì)量要求 整理方法 附錄 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 29 2022年 8月 15日星期一 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。 第一點(diǎn)是指 歸檔文件適用 ，科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、職工檔案不適用，仍應(yīng)組卷（冊(cè)、袋）； 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 30 2022年 8月 15日星期一 第二點(diǎn)是指適用的單位。 在省上的《意見(jiàn)》中第一條明確： 企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況決定是否參照?qǐng)?zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》。 一是文書(shū)檔案才適用，按 《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（ DA/T1—— 2022） 解釋，文書(shū)檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 32 2022年 8月 15日星期一 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 （以前講案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位） 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 33 2022年 8月 15日星期一 3 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律 ， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ， 區(qū)分不同價(jià)值 ， 便于保管和利用 。 已破損的文件應(yīng)予修整 ， 字跡模糊 或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制 。 明確書(shū)寫材料中不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書(shū)寫的字跡；不能有熱敏紙（傳真件要復(fù)印后保存）。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 36 2022年 8月 15日星期一 5 整理方法 裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 37 2022年 8月 15日星期一 分類 2022年國(guó)家檔案局發(fā)布的 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 （ DA/T422022）確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法和與技術(shù)指南。 該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)一個(gè)單位的全部檔案分類設(shè)置了十個(gè)一級(jí)類目： 即經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開(kāi)發(fā)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類、職工管理類。其中黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理四大類的文件材料可參照?qǐng)?zhí)行《規(guī)則》的規(guī)定，按 “ 件 ” 進(jìn)行整理。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 39 2022年 8月 15日星期一 歸檔文件可以采用保管期限 —— 年度 ——機(jī)構(gòu) （ 問(wèn)題 ） 或 年 度 —— 機(jī)構(gòu) （ 問(wèn)題 ） —— 保管期限等方法進(jìn)行分類 。 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能 ， 結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定 ， 應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性 。 ） 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 40 2022年 8月 15日星期一 按年度分類 將文件按其形成年度分類 。 按機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )分類 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（ 問(wèn)題 ） 分類 （ 本項(xiàng)可以視情況予以取舍 ） 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 42 2022年 8月 15日星期一 考慮到我市檔案信息資源建設(shè)的整體性和實(shí)用性，建議采用統(tǒng)一的分類方法， “ 保管期限 年度 ” 或 “ 保管期限 年度機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )” 分類法。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 43 2022年 8月 15日星期一 檔號(hào)編寫 ? 文書(shū)檔案類： 全宗號(hào) 保管期限年度 盒號(hào) ? 2022年前保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期 ? 2022年后（含 2022年）保管期限分為永久、 30年、 10年 ? 如： 01永久 20220010表示集團(tuán)公司永久卷 2022年第 10盒。 ? 如： “ ”中 ? 02為全宗號(hào)，表示某集團(tuán)公司的一個(gè)子公司； ? ，即 “ 一級(jí)類目號(hào) .主項(xiàng)目代號(hào) .子項(xiàng) 目代號(hào) ” ，其中 B表示該公司工程項(xiàng)目類檔案， 1表示 ** 小區(qū)項(xiàng)目， 2表示該項(xiàng)目二期農(nóng)遷房工程。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 44 2022年 8月 15日星期一 ? TKJTXM10001 項(xiàng)目類某一項(xiàng)目檔案第一盒 ? TKJTKJ0003 會(huì)計(jì)類檔案第三盒 6 基 建 1廠區(qū)綜合 2生產(chǎn)建筑 3辦公室生活建筑 1鑄工車間 2金工車間 3 機(jī)修車間 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 45 2022年 8月 15日星期一 排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) ， 按事由結(jié)合時(shí)間 、 重要程度等排列 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 46 2022年 8月 15日星期一 《 意見(jiàn) 》 中第十條：企業(yè)采用隨辦隨歸整理方法時(shí) ， 除了成套性文件材料相對(duì)集中外 ， 一般以歸檔文件形成的時(shí)間先后順序排列裝盒；來(lái)文與復(fù)文 (請(qǐng)示與批復(fù) 、 報(bào)告與批示 、 函與復(fù)函 、 通知與報(bào)告等 )應(yīng) 各為一件 編目裝盒 ， 在歸檔文件目錄的備注欄注明參見(jiàn)號(hào) ， 或在備注欄加注 *號(hào) ， 另在備考表填寫有關(guān)說(shuō)明情況 。 歸檔章 設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（ 見(jiàn)圖 A1，下圖 。以下同）。 全宗號(hào) 檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 。 需要移交進(jìn)館的檔案 ， 其全宗號(hào)由檔案館給定 ， 除此之外 ， 企業(yè)檔案全宗號(hào)的設(shè)定依照《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求 》（ GB/T11822—— 2022） 的規(guī)定 。 館編件號(hào) 為企業(yè)檔案需要移交進(jìn)館才填寫 。 保管期限 歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼 。 ） 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 53 2022年 8月 15日星期一 件號(hào) 文件的排列順序號(hào) 。 室編件號(hào) 的編制方法為： 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) ， 按文件排列順序從 “ 1” 開(kāi)始標(biāo)注 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 54 2022年 8月 15日星期一 《意見(jiàn)》中第十二條：無(wú)論采用何種分類法， 室編件號(hào) 都應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從阿拉伯?dāng)?shù)字 1開(kāi)始標(biāo)注，不得按每一盒編一個(gè)流水號(hào)。最低一級(jí)類目不同的歸檔文件不得裝入同一盒內(nèi)。 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào) 順序編制歸檔文件目錄 。 歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào) 、 責(zé)任者 、 文號(hào) 、題名 、 日期 、 頁(yè)數(shù) 、 備注等項(xiàng)目 （ 見(jiàn)圖A2） 。 責(zé)任者 制發(fā)文件的組織或個(gè)人 ， 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者 。 題名 文件標(biāo)題 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 57 2022年 8月 15日星期一 《意見(jiàn)》中第十六條：有的文件沒(méi)有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“ [ ]”號(hào)。會(huì)議記錄中要把重要的幾次會(huì)議內(nèi)容選出來(lái)作為題名，仍然為一件。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 58 2022年 8月 15日星期一 日期 文件的形成時(shí)間 ， 以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 ， 如 19990909。 文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè) 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 59 2022年 8月 15日星期一 備注 注釋文件需說(shuō)明的情況 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 60 2022年 8月 15日星期一 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面 歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱 、 年度 、 保管期限 、 機(jī)構(gòu) （ 問(wèn)題 ） 等項(xiàng)目 （ 見(jiàn)圖 A3） 。 《 意見(jiàn) 》 第十八條：歸檔文件目錄應(yīng)一式兩份 ， 一份裝訂成冊(cè)作為對(duì)外查閱的檢索工具 ， 一份裝入所對(duì)應(yīng)的盒內(nèi)作為盒內(nèi)目錄備查 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 61 2022年 8月 15日星期一 檔案盒封面 、 盒脊及備考表項(xiàng)目 。 企 業(yè) 歸 檔 文 件 整 理 方 法 62 2022年 8月 15日星期一 具體編制方法應(yīng)該根據(jù)檔案的分類方案來(lái)確定：如按“保管期限 年度”分類的歸檔文件，則檔案盒號(hào)應(yīng)按歸檔文件的保管期