檔案管理工作流程(編輯修改稿)
2024-11-15 22:26 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——分管領導簽字批準——所長簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關科室辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第四篇：檔案管理工作流程（xiexiebang推薦）工作流程一、合同歸檔我司合同是屬定格合同；我司每年微波爐3月28日，空調(diào)10月份簽訂新合同；根據(jù)新合同進行分地區(qū)分客戶分類別進行整理歸檔；按地區(qū)客戶進行整理客戶檔案。（包括所有通訊地址）按簽訂合同額度進行跟蹤每月的合同額的完成進度。二、合同、協(xié)議審批合同及協(xié)議的簽訂，首先是由業(yè)務員進行對新客戶的經(jīng)營狀態(tài)及經(jīng)營實力的進行評審，評審合格業(yè)務員必須簽字然后正本合同或協(xié)議一式兩份寄回公司。總部收到合同或協(xié)議，首先是進行政策的核對，如沒有超出政策轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理審批生效，如超出政策必須部門經(jīng)理審批簽字后轉(zhuǎn)總裁辦審批方可生效。三、文件歸檔總裁辦在每個時期的發(fā)文，統(tǒng)一簽收后轉(zhuǎn)交部門主管批閱方可傳閱及歸檔。部門每個時期的發(fā)文，按部門發(fā)文格式下發(fā)，發(fā)出的文件必須有部門經(jīng)理簽字及蓋章方可發(fā)出及歸檔。發(fā)出的文件要及時跟蹤反饋。四、郵件收發(fā)公司西門的郵件快遞收發(fā)室，每天發(fā)兩次，上午九點半一次，下午兩點半一次。每天郵件簽收后進行登記匯總（做一份郵件清單表），然后拆開郵件核對辦事處的郵件清單及票據(jù)或資料是否相符，如果不相符當時馬上要打電話去辦事處咨詢交寄人是否漏寄。辦事處寄回公司的資料一般分為11類：銀行匯票、銀行承兌匯票；退回增值稅發(fā)票；折讓證明、客戶倒開沖差發(fā)票、串號發(fā)票、超市收貨單等；合同、協(xié)議；客戶獎勵確認單、返利發(fā)票、轉(zhuǎn)款委托書；業(yè)務員的差旅費、微波爐、空調(diào)展臺制作費，促銷活動費等；辦事處日常開支的固定費用票據(jù)；業(yè)務員、內(nèi)務員、促銷員進廠登記表及資料；促銷員月薪酬收入表；售后部相關資料；1其它資料。根據(jù)11類資料進行轉(zhuǎn)發(fā)工作：銀行匯票、銀行承兌匯票；（1）微波爐、小家電貨款轉(zhuǎn)發(fā)給歐陽琰韞簽收；（2）空調(diào)貨款轉(zhuǎn)發(fā)吳惠玲簽收。退回增值稅發(fā)票，轉(zhuǎn)發(fā)給財務單證曾書華書簽收。折讓證明、客戶倒開沖差發(fā)票、串號發(fā)票、超市收貨單等，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場銷售部陳建華簽收。合同、協(xié)議，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場銷售部李秀清簽收?？蛻舄剟畲_認單、返利發(fā)票、轉(zhuǎn)款委托書，轉(zhuǎn)發(fā)給財務單證葉翠云、陳詩簽收。業(yè)務員的差旅費、微波爐、空調(diào)展臺制作費，促銷活動費等，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科徐丹簽收。辦事處日常開支的固定費用票據(jù)，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科張昌權簽收。業(yè)務員、內(nèi)務員、促銷員進廠登記表及資料，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科林慧嫻簽收。促銷員月薪酬收入表，轉(zhuǎn)發(fā)給中國市場管理科劉海瓊簽收。1售后部相關資料，轉(zhuǎn)發(fā)給售后部相關人員。其它資料，轉(zhuǎn)發(fā)給相關人員。當天收到的郵件或包裹原則上當天要處理完畢。五、業(yè)務人員進、出手續(xù)銜接新聘業(yè)務人員及終端經(jīng)理，必須理先征得領導同意，然后提供書面申請報告領導批復后，方可將個人資料寄回中國市場管理科備案。營銷中心內(nèi)部及跨地區(qū)業(yè)務人員調(diào)崗，必須征得領導同意，提供書面說明報回中國市場銷售部。業(yè)務人員及終端經(jīng)理的辭職或辭退，必須出具辭職或辭退申請報告，經(jīng)領導同意批復后，辦理離職交接手續(xù)，并填寫交接清單，交接完畢方可離去。公司人力資源部招聘的推廣員派往營銷中心實習，如需轉(zhuǎn)為我部正式業(yè)務員，必須由營銷中心經(jīng)理出具申請報告，領導同意批復后，人力資源部在行政科辦理轉(zhuǎn)崗手續(xù)，才算我部正式業(yè)務員。每月在月初匯總一份中國市場銷售部駐外業(yè)務人員變動情況表給中國市場管理科，進行人員更新及備案。六、ISO900評審銜接工作根據(jù)每年的質(zhì)量分解目標與質(zhì)量考核指標，進行每月月初對微波爐、空調(diào)統(tǒng)計新品銷售率計算（按月度發(fā)貨進度量，數(shù)據(jù)在財務打單組肖江鳳處取數(shù)），統(tǒng)計表做好，交一份全質(zhì)辦張小娥備案，中國市場銷售部留一份備案。為了配合公司對ISO900評審，每年進行一次微波爐、空調(diào)經(jīng)銷商滿意度調(diào)查。經(jīng)銷商滿意度調(diào)查
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