【文章內(nèi)容簡介】 : （ 1）對歸檔文件逐件裝訂固定。 （ 2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行 問題 年度 ―― 保管期限分類 。 （ 3）對分類后的歸檔文件按辦結(jié)時(shí)間排列，其中對屬同一個(gè)事由形成的若干件文件材料相對集中。 （ 4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“歸檔章”（ 樣式見下圖 1欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn) ），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 （ 5）編制歸檔文件目錄（樣式見下圖 2欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn)）。 （ 6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝盒，填寫脊背欄目（樣式見下圖 3，欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn)）。 2科技檔案如何整理與編目？ 31 科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律（即成套性），保持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。 （ 1）分類 應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的性質(zhì)或規(guī)模來確定，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機(jī)械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，應(yīng)有一個(gè)綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，力求簡明，不宜層次太多?？萍紮n案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項(xiàng)目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號(hào)逐級(jí)分類，便于按照不同型號(hào)的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設(shè)備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)研究檔案。它是以一個(gè)科研課題為基礎(chǔ)。 科技檔案如何整理與編目？ 32 （ 2）編目 科技檔案目錄（樣式見下圖 1），是以卷、冊為對象進(jìn)行登記編制的，實(shí)際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計(jì)、查找、利用?？萍紮n案的分類目錄，是嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具?？萍紮n案的編號(hào)叫檔號(hào)，檔號(hào)主要包括分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)）、案卷號(hào)。如設(shè)備檔案中有檔案為 ，其檔號(hào)含義為： S代表設(shè)備檔案， 10代表該設(shè)備代號(hào)， 12代表該設(shè)備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號(hào)。 科技檔案如何整理與編目？ 33 （ 3）擬寫案卷題名 案卷題名應(yīng)簡明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代號(hào)，針對部分內(nèi)容，材料名稱等。如 A大樓水電照明竣工圖， 098課題鑒定驗(yàn)收大綱， C163萬能鐘床變速裝置零件圖等。 （ 4）裝訂 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的 A4幅面，長期保存的案卷裝訂時(shí)要取掉金屬物。案卷不裝訂時(shí)科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄（ 式樣見下圖 1，欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn) ）的編排次序排列有序，用檔號(hào)章（式樣見下圖 2，）固定。 ? 科技檔案的整理質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定。 2會(huì)計(jì)檔案如何整理與編目？ 會(huì)計(jì)部門將當(dāng)年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等幾種主要形式進(jìn)行分類。通常采用種類 ―― 保管期限 ―― 年度分類方法，即把財(cái)務(wù)報(bào)表、帳簿、憑證、其它分開，再按年度時(shí)間先后排列。 會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號(hào)，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會(huì)計(jì)檔案的編目。編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄（ 樣式見下圖 ）工作，一般由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)完成。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。 會(huì)計(jì)檔案的整理質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的要求。 2照片檔案如何整理與編目？ 照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案可在全宗內(nèi)按保管期限 年度 問題進(jìn)行分類，然后給一張或一組照片編照片號(hào)，最后按序排列入冊。照片檔案分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。照片號(hào)是固定和和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限簡稱或代碼、冊號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限簡稱或代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)格式：全宗號(hào) 保管期限 冊號(hào) 張?zhí)?，對于反映同一事件的一組照片可以編組聯(lián)號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為全宗號(hào)－底片號(hào)，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號(hào)，同時(shí)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。一張照片應(yīng)有一個(gè)說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。文字說明的內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案冊內(nèi)目錄（ 式樣如下圖 ）使位置固定下來。 2音像檔案如何整理與編目？ 音像文件材料應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理歸檔。錄音帶、錄像帶的整理以自然盒為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽，注明主要內(nèi)容、形成時(shí)間、帶長（分鐘）、編號(hào)、型號(hào)和保管期限等內(nèi)容。整理完成后需編制音像檔案案卷目錄（ 式樣如下圖 ）。歸檔的音像文件應(yīng)由形成部門編制歸檔說明。 2檔案日常管理需要哪些設(shè)備？ （ 1）、檔案整理所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。 （ 2）、庫房管理需要的密集架（檔案柜）、除塵器、消毒柜、空調(diào)、去濕機(jī)、加濕機(jī)、溫濕度測量設(shè)備、防火防盜監(jiān)控報(bào)警等設(shè)施設(shè)備。 （ 3）、檔案修復(fù)、利用需要的照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)等設(shè)備。 （ 4）、現(xiàn)代化管理需要的計(jì)算機(jī)及其檔案軟件系統(tǒng)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。 （ 5）、根據(jù)需要配備 CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī)、裱糊機(jī)。 如何做好檔案保管工作？ 企業(yè)應(yīng)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管。保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與安全。 (1)檔案入庫前應(yīng)除塵、去污、消毒、去酸。 (2)對一些不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)。對一些不利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除。 (3)檔案卷皮、卷盒應(yīng)采用無酸材料制成，并符合國家標(biāo)準(zhǔn)。 (4)重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存。 (5)底圖應(yīng)平放或卷放在底圖柜中，不宜折疊。 (6)磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存放在防磁柜中或遠(yuǎn)離磁場有安全的距離。 (7)光盤、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專用的裝具內(nèi)。 (8)及時(shí)補(bǔ)救或修復(fù)受損的檔案。 3如何做好檔案庫房管理工作？ (1)庫房管理要采取“八防” (防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲 )等措施。 (2)庫房應(yīng)保持衛(wèi)生清潔。堅(jiān)持溫濕度登記 ,溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求。 (3)定期檢查保管檔案的庫房門、窗及用電安全，檢查庫房溫濕度控制及防蟲害情況、庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時(shí)排查隱患。 (4)每二年一次清理核對全部庫藏檔案數(shù)量 ,做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。檢查檔案排列次序，檔案損壞情況等。 3 檔案庫房怎樣達(dá)到“八防”要求？31 ?檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品、空氣污染等不安全的場所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂層。檔案庫樓面負(fù)荷應(yīng)為 5kN/m2。采用密集架時(shí)，不應(yīng)小于12 kN/m2，或按實(shí)際需要確定 。 ?檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加設(shè)防盜門窗，有條件的單位應(yīng)配置電子監(jiān)控系統(tǒng)。 ?檔案庫房窗子要配掛防光窗簾，防止陽光直射庫內(nèi)；同時(shí)庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。 檔案庫房怎樣達(dá)到“八防”要求？ 32 ?庫房應(yīng)配備去濕機(jī)及放置吸潮劑。 ?庫房可通過機(jī)械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備，以達(dá)到庫房理想的溫度。 檔案庫房怎樣達(dá)到“八防”要求？ 33 (6)檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要建立嚴(yán)密的防火制度并配備適合檔案保管的消防滅火系統(tǒng)或器材。 (7)檔案柜架應(yīng)放置防蟲、霉藥品，以防霉菌、害蟲損壞檔案。為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥。 (8)為防止灰塵對檔案的損害，庫房最好加雙層窗，同時(shí)利用吸塵器及時(shí)吸除檔案柜架上的灰塵。 3檔案庫房的溫、濕度有何要求？ 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在 14～ 24℃ ，庫房日變化幅度不超過177。 2℃ ；相對濕度應(yīng)控制在 45～ 60%，庫房日變化幅度不超過177。 5%。保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在 13～ 15℃ ,相對濕度應(yīng)控制在 35～45%。 3民營企業(yè)檔案保管期限如何確定？21 保管期限一般以企業(yè)管理的客觀利用需求為依據(jù)來確定，既要考慮文件的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，更要兼顧長遠(yuǎn)的歷史利用價(jià)值。保管期限有永久、長期 (15— 50年，含 50年 )和短期 (15年以下，含 15年 )或永久、定期（ 30年、 10年等）。具體地說： （ 1）凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管； （ 2）凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期 (或 30年 )保管； （ 3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期 (或 10年 )保管。 民營企業(yè)檔案保管期限如何確定？ 22 產(chǎn)品屬企業(yè)自身開發(fā)的，其檔案保管期限一般定為永久，屬外來加工的一般為定期；基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限參見《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定；設(shè)備檔案的保管期限可以根據(jù)該設(shè)備的使用年限設(shè)為定期；會(huì)計(jì)檔案的保管期限有永久、定期兩類，其中定期包括 3年、5年、 10年、 15年、 25年五類（具體參見 1998年 8月財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》）。 3如何進(jìn)行檔案的鑒定工作？ 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。 (1)企業(yè)檔案鑒定小組應(yīng)對已滿保管期限的檔案進(jìn)行逐件鑒定。 (2)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊，經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。 (3)銷毀清冊永久保存。 (4)檔案銷毀須到保密部門指定的地點(diǎn)，并由兩人以上監(jiān)銷。 3如何做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作？ 企業(yè)檔案部門應(yīng)對檔案管理、利用等有關(guān)情況進(jìn)行日常統(tǒng)計(jì)。 (1)統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確無誤，統(tǒng)計(jì)工作按時(shí)進(jìn)行。 (2)日常統(tǒng)計(jì)工作要有臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案藏量情況統(tǒng)計(jì)（ 統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳表格格式見附錄⑩ ）；檔案檢查情況統(tǒng)計(jì)等。 3民營企業(yè)對國家和社會(huì)有保存 價(jià)值的