【正文】 （ ） （ 1） 文件形成部門(mén)應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門(mén)移交。 （ ） （ 7） 文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)《檔案交接登記表》（見(jiàn)附錄 B的圖 ）。 （ ） （ 6） 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。 （ ） （ 5） 歸檔的文件一般一式一份。 （ ） （ 4） 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。 （ ） （ 3） 歸檔的文件應(yīng)為原件。各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 （ ） （ 7） 更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。 （ ） （ 5） 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。 （ ） （ 3） 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 歸檔時(shí)間 （ 1） 經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 三、歸檔 文件 的 整理與歸檔 文件整理 （ ） 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。 （ 2）立卷人員應(yīng)將有關(guān)事項(xiàng)的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、調(diào)查與結(jié)論、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、以及有關(guān)某次會(huì)議、某次出國(guó)、某項(xiàng)采購(gòu)、銷(xiāo)售等活動(dòng)的相關(guān)文件都收齊歸入同一卷夾。 文件的平時(shí)歸卷 （ 1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋），每一類(lèi)目準(zhǔn)備好一個(gè)卷夾。 （ 3）專(zhuān)門(mén)文件的收集 指專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)類(lèi)文件，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)類(lèi)、科研類(lèi)文件，如合同、意向書(shū)、各類(lèi)業(yè)務(wù)資質(zhì)、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。它主要包括 ： 本單位召開(kāi)的各種會(huì)議文件 ,如會(huì)議記錄、發(fā)言稿等；本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的文件；外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門(mén)和有關(guān)人員的文件；本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表等。 （ 2）“帳外”文件的收集 “帳外”文件是指未經(jīng)文書(shū)部門(mén)登記 ,在收發(fā)文登記簿上無(wú)帳可查的文件。 （ 5） 有利于檔案室工作的開(kāi)展。 （ 3） 有利于正確判斷文件保管期限。 文件的積累的組織 建立部門(mén)兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的收集積累， 實(shí)行文書(shū)處理部門(mén) 預(yù) 立卷 ，這 是我國(guó)文書(shū)工作的一項(xiàng)根本制度，具有 以下 優(yōu)越性： （ 1） 有利于立卷文件的齊全和保密。 （ 2）加強(qiáng)平時(shí)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。 （ 7）夾帶小紙條。 （ 5）文件簽名蓋章手續(xù)不全。 （ 3）附件材料不全。 （ ） 文件形成中的常見(jiàn)問(wèn)題： （ 1）缺少反映部門(mén)主要活動(dòng)的文件。（ ）字跡材料必須耐久，禁止用圓珠筆、鉛筆。 文件形成的要求 （ 1）歸檔類(lèi)目中的文件一旦形成必須隨時(shí)收集、登記； （ 2）歸檔文件必須是最終版本； （ 4） 字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、 文件的簽名、蓋章必須齊全； （ 5）統(tǒng)一使用 A4紙張。 （ 5）每年須將歸檔類(lèi)目征求有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，適當(dāng)調(diào)整。如“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄和董事會(huì)主要決議、決定” 。因此，擬制條款名稱(chēng) 既要扼要，又要 具體，不 可 用籠統(tǒng)語(yǔ)言。 （ 2） 類(lèi)下設(shè)條款，每個(gè)條款反映機(jī)構(gòu)內(nèi)的一項(xiàng)職能、活動(dòng)或問(wèn)題。小單位可按組織機(jī)構(gòu)，問(wèn)題設(shè)類(lèi)，也可以按問(wèn)題設(shè)類(lèi)。 （ ） 歸檔類(lèi)目 企業(yè)的 黨群類(lèi)、行政類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)和生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi) 檔案應(yīng)結(jié)合各部門(mén) 工作職能， 制定 《歸檔類(lèi)目表》 。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、 但不限于附錄 A。 黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體 貫徹 《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定 》 （ 國(guó)家檔案局第 8號(hào)令 ） 歸檔文件的主要來(lái)源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2023〕 4號(hào)文件要求。 （ ） 企業(yè)檔案工作的“四同時(shí)”： 企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí) 提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng) 同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng) 同時(shí) 驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng) 同時(shí) 作好項(xiàng)目文件歸檔交接。 （ ） 五、工作保障體系 企業(yè)檔案工作的“三納入”： 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成 ,應(yīng) 納入 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程， 納入 企業(yè)規(guī)章制度及工作流程， 納入 企業(yè)部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。 （ ）（詳見(jiàn)同上） 特殊載體檔案管理規(guī)范 。 （ ） (詳見(jiàn) 《 規(guī)范 》 附錄 A： 《 企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表 》 ） 文件歸檔范圍和保管期限表 。 （ ） 檔案分類(lèi)方案 。 （ ） 四、 業(yè)務(wù)規(guī)范 體系（ ） 文件、檔案整理規(guī)范 。（ ） 電子檔案管理制度 ： 應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 （ ） （詳見(jiàn) ) 檔案利用制度 ： 應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。 （ ） （詳見(jiàn) ) （詳見(jiàn) ~) 檔案鑒定銷(xiāo)毀制度 ： 應(yīng)明確鑒定、銷(xiāo)毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。 （ ） 三、管理制度體系（ ） 文件歸檔制度 ： 應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。 （ ） 明確 檔案管理應(yīng)急預(yù)案 ： 對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。 明確 企業(yè)檔案工作規(guī)定 ： 企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。 （ ） 檔案工作體系 ： 企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門(mén)為核心，各職能或承辦部門(mén)、各項(xiàng)目專(zhuān)兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。 （ ） 檔案人員配備 ： 企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專(zhuān)職檔案人員；各部門(mén)、各項(xiàng)目應(yīng)配備專(zhuān)職或兼職檔案人員。 （ ） 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置 ： 企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模