企業(yè)檔案管理培訓(xùn)-文庫吧資料
2025-02-18 00:38本頁面
【正文】 改情況等 文件管理信息，文件建立日期、文件訪問日期等 文件目錄的分層要求 ： 文件檔案的目錄最好不要超過 5層，超過 5層后，不好檢索。 43 文件目錄 文件目錄 是文件系統(tǒng)建立和維護(hù)的關(guān)于系統(tǒng)的所有文件的清單，每個目錄項(xiàng)對應(yīng)一個文件的信息描述，該目錄項(xiàng)又稱為文件控制塊（ FCB）。（實(shí)際系統(tǒng)中，大多采用多級索引，以加速記錄的查找過程?？煞譃椋汗潭ㄩL度記錄，可變長度記錄?？砂褦U(kuò)展名隱藏。（如果遇到文件變?yōu)閬y碼的情況，可把該文件的文件名改為數(shù)字或其它試一下，也許能恢復(fù)。” ?”代表任何一個符合文件命名要求的合法字符；” *” 代表任何一個合法的字符串。前者表示文件內(nèi)容，后者表示文件特性。 39 文件的命名 ? 各操作系統(tǒng)的命名規(guī)則略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否區(qū)分大小寫等）和長度上存在差異。 如果還不好理解的話，那么用數(shù)據(jù)表來代表物理文件，邏輯文件就是視圖。 二、實(shí)現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn) 將用戶從復(fù)雜的物理存儲地址管理中解放出來 可對文件提供各種安全、保密和保護(hù)措施 實(shí)現(xiàn)文件的共享（同名共享、異名共享） 三、邏輯文件和物理文件 大概來說，物理文件是實(shí)際存放數(shù)據(jù)的文件，就是在磁盤上具體對應(yīng)的文件，邏輯文件 LF是物理文件的一個視圖，按定義的 Key鍵值對數(shù)據(jù)進(jìn)行了排序。 ? 文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負(fù)責(zé)存取和管理信息的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶和系統(tǒng)信息的存儲、檢索、更新、共享和保護(hù)，并為用戶提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。 36 電子檔案管理 主要內(nèi)容 ?概述 ?文件 ?文件目錄 ?文件的組織與數(shù)據(jù)存儲 ?文件系統(tǒng)的其他功能 37 概述 ? 文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因 用戶直接操作和管理輔助性存儲器上的信息，繁瑣復(fù)雜，易于 出錯，可靠性差。詳見《 聲像檔案管理辦法 》 。 ? 會計(jì)檔案 按會計(jì)核算材料分類，以冊、本為整理單位，分年度，編號排列。 案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)若有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。 組卷要求： 案卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實(shí)情況。 案卷的規(guī)范化整理與編目 調(diào)整 定卷 卷內(nèi) 文件 排列 擬寫 案卷 題名 卷內(nèi) 文件 編號 填寫 文件 目錄 填卷 內(nèi)備 考表 填寫 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 存檔 31 科技文件歸檔整理 ? 科技文件以卷為整理單位 科研文件按課題組卷 基建文件按項(xiàng)目組卷 設(shè)備文件按型號組卷 案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，編號 GB/T1189222023。 檔案管理是最基本地，須有有力的監(jiān)督機(jī)制和有效的監(jiān)督才行。 30 檔案保管狀況檢查 ? 對庫藏檔案應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取措施予以處理。 ? 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進(jìn)行過濾。檔案室除塵最好使用吸塵器?？蓪⑵鋻呙?、打印、保存。 ? 定期防蟲，可每個季度放置一次衛(wèi)生球。 ? 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。（柜內(nèi)可根據(jù)需要放置一些袋裝石灰粉，用以防潮、消毒） ? 新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng) 612個月干燥后，方可將檔案入庫。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗(yàn)。注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進(jìn)行一次綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計(jì)劃。（超過此范圍，會自然氧化，褪色掉了） ? 各庫房及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備除濕機(jī)；專門庫房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。 5%。 26 檔案保管的基本要求 ? 以防為主，防治結(jié)合 ? 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 ? 自力更生，勤儉節(jié)約 ? 立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 27 溫濕度控制 ? 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在 1424℃ ，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過 177。 購買時需注意，文件夾和文件柜要標(biāo)準(zhǔn)；檔案室的文件夾最好不要超過 5種；排排檔案之間應(yīng)有 30公分的距離，以防潮。 裝訂用財(cái)務(wù)的裝訂方式，不能用鐵釘式地，防止腐蝕。 裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件，做好補(bǔ)齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。 檔號：機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。 案卷題名：即該檔案的主要內(nèi)容概括。 文書文件歸檔的整理方法與步驟 25 部分名詞釋意和說明： 全宗名稱：即立檔單位名稱，全稱或簡稱。備考表必須要有，檔案如有變更，須在備考表上作好記錄。（文件夾均需編號，然后在文件柜的檢索表上只體現(xiàn)文件夾的編號即可） 檔案盒封面填寫。 24 編制歸檔文件目錄，包括：件號、責(zé)任者、檔號、內(nèi)容概要、日期、頁數(shù)、備注等。 ? 排列： 分年度、分保管期限、分類別。 B、反映單位一般性工作活動，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值地，列為 長期保管。 分類的一般方法有： 22 編制檔案檢索工具的基本要求 ? 全，指信息存貯豐富，資料齊全 ? 準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確，無歧意或重復(fù) ? 快，指迅速，快捷找到所需資料 ? 便，指檢索要方便，不繁瑣 23 文書文件歸檔的整理方法與步驟 ? 文件材料的分類 采用復(fù)式分類法，主要形式為： 年度 — 問題（機(jī)構(gòu)） 保管期限（ =要求的保存期限 +1年） 年度 — 保管期限 ? 歸檔文件保管期限的界定 歸檔文件的保管期限分為：永久、長期、短期。 B、來源分類： 組織機(jī)構(gòu)分類法 作者分類法 通訊者分類法。 卷內(nèi)文件目錄須含以下項(xiàng)：順序號、文件號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。 不要用鐵制文
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