檔案管理培訓(xùn)課件-文庫吧資料
2024-10-28 17:31本頁面
【正文】 于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架. 3.分類流水排架.結(jié)合上述兩種排架的優(yōu)點(diǎn),先將入庫的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時(shí)間順序排架.,（二）本公司檔案排架方法 紙質(zhì)檔案的排架及標(biāo)識(shí)：紙質(zhì)檔案實(shí)行分類流水排架法。 卷內(nèi)標(biāo)注可以增加卷內(nèi)文件順序號(hào)，以明確卷內(nèi)文件的排序，卷內(nèi)文件順序號(hào)排序規(guī)則：按成文日期進(jìn)行排序。,案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，案卷號(hào)號(hào)從001開始生成。 第六段為案卷號(hào)，一般采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿3位前面補(bǔ)零。 第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。 第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)。盒號(hào)編制規(guī)則是： 檔案類別年度保管期限盒順序號(hào),檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即： 檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+案卷號(hào),各號(hào)段之間以“”隔開。 件號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、成文日期排序。,如：01200802.1.330030001 表示xxx公司行政管理類檔案一級(jí)類下的行政事務(wù)類檔案二級(jí)類下的會(huì)議文件三級(jí)類下的2008年保管期限為30年的歸檔文件（電子\紙質(zhì)類型）中的第一件檔案。 第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。 第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。 第一段為全宗代碼和項(xiàng)目代碼，參照全宗和項(xiàng)目代碼規(guī)定。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開。全宗以下一級(jí)類目使用0099標(biāo)識(shí)，一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如青銀線為QY,地鐵二線為DT2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，項(xiàng)目代碼后接二級(jí)類目，二級(jí)類目使用000999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用000099999標(biāo)識(shí)（考慮到部分檔案三級(jí)類層次較多，故增加一位數(shù)）。,工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對(duì)象等檔案的具體分類，在下屬單位根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化,檔案編號(hào),一、分類標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）方法 管理類檔案的分類采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)。,二級(jí)以下類目的劃分 各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對(duì)象特點(diǎn)，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或按照文件往來規(guī)律進(jìn)行二級(jí)以下類目的劃分。全宗代碼同上。 其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分.,全宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼） 管理類檔案的分類方案采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)。本公司檔案分類按照代碼制進(jìn)行類號(hào)標(biāo)識(shí)。,企業(yè)檔案分類方案(示意圖) 一類 二類 三類 四類 五類,A B C D,1 2 3 4,類列,類系,分類原則 遵循文件的來源特征 保證類目體系的嚴(yán)整性 保證類目體系的可包容性 維護(hù)類目體系的相對(duì)穩(wěn)定性。,類目體系： 類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩個(gè)要素。,重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管負(fù)責(zé)人同意，必須外借的，由公司負(fù)責(zé)人審批。
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