員工檔案管理培訓課件-文庫吧資料
2025-01-04 01:14本頁面
【正文】 對話框，如圖 833所示，設(shè)置參數(shù) year 為 D2，參數(shù) month為 E2，參數(shù) day為 F2，單擊【 確定 】 按鈕，在 G2單元格得到“ 1974/7/6” 日期型數(shù)據(jù)。 設(shè)置 text參數(shù)值為 C2 ， start_num參數(shù)值為 13， num_chars參數(shù)值為 2，單擊【 確定 】 按鈕，在 F2單元格 得到 “ 06”，效果如圖所 示。設(shè)置參數(shù)： text： C2 start_num： 7 num_chars： 4 即 把 C2單元格的值“ 372301197407065602” 從 第 7位開始取，取出 4位，單擊 【 確定 】 按鈕，在 D2單元格就得到了出生年份“ 1974” 。 方法一：用 MID( )函數(shù)和 DATE函數(shù)實現(xiàn) 具體 操作如下： （ 1）插入輔助 列 選中“出生日期”列并保持鼠標左鍵不放開向右拖動鼠標，同時再選中其后面的兩列，右擊在彈出的快捷菜單中選擇 【 插入 】 選項，則一次性插入了三列空白列，分別輸入“年”，“月”，“日”。 38 新身份證 號碼是 18位數(shù)，第 7位～ 14位是出生日期；倒數(shù)第 2位是偶數(shù)代表女性，是奇數(shù)代表男性。 37 準備工作： 把“身份證號碼”列移動到“性別”列之前，操作方法如下： 選中 “身份證號碼” J列 , 右擊在彈出的快捷菜單中選擇 【 剪切 】 選項。 （ 3） 列寬還可以用對話框進行更加精確的調(diào)整，方法如下：選中 J列，切換到 【 開始 】 選項卡，單擊 【 單元格 】 選項組中的 【 格式 】 下拉列表中選擇 【 列寬 】 選項 ，彈 出 【 列寬 】 對話框 ，在 【 列寬 】 文本框中輸入合適的數(shù)值。 36 （ 1） 在默認的單元格數(shù)據(jù)類型“常規(guī)”狀態(tài)下，輸入類似身份證號碼、電話號碼、學生證號碼之類的位數(shù)較多的數(shù)據(jù)后如果以科學計數(shù)法的形式顯示，如“ 372300197809083345” 顯示為“ +17” 的形式時，所以要把這類的數(shù)據(jù)設(shè)置為文本類型，這樣即使寬度超出了列寬，顯示形式也不會發(fā)生變化。 輸入 完身份證號碼后 ，如果超出 列寬，需要調(diào)整列 寬。當輸錯位數(shù)時 ，如輸入“ 372323456” ，系統(tǒng)會彈出報錯窗口，如 圖所示。 ③ 選擇 【 設(shè)置 】 選項卡，在 【 允許 】 下拉列表中選擇 【 文本長度 】 選擇項，在 【 數(shù)據(jù) 】下拉列表中選擇 【 等于 】 選擇項，在 【 長度 】文本框中設(shè)置 18，單擊 【 確定 】 按鈕。 操作步驟如下： ①單擊“身份證號碼” J列。 操作方法： 選中 J列，單擊 【 數(shù)字 】 選項組中的 【 數(shù)字格式 】 下拉列表中選擇 【 文本 】 選項。 設(shè)置原因： 由于 身份證 位數(shù)已超過 12位， 如果不在錄入前設(shè)置為文本型，系統(tǒng)默認數(shù)據(jù)類型為“常規(guī)” ， 在 輸入 號碼后會自動顯示為科學計數(shù) 法 “ +17” 的形式。 32 如果 在單元格中輸入“ 1/2” 時， Excel自動識別為日期型數(shù)據(jù)“ 1月 2日”，不識別為分數(shù)“ 1/2” ； 如果 想輸入分數(shù)“ 1/2” 時，則需要先輸入分數(shù)的整數(shù)部分“ 0”及空格，即輸入“ 0 1/2” ，系統(tǒng)就可以識別為“ 1/2” 即 。如果要基于 12小時 制輸入時間，則在時間（不包括只有小時數(shù)和冒號的時間數(shù)據(jù)）后輸入一個空格，然后 輸入 AM或 PM（也可以是 A或 P），用來表示上午或下午，否則， Excel 將基于 24小時制計算時間。 ? 時間 分隔符一般使用冒號“：”，例如，輸入 8:0:1或 8:00:01都表示 8點零 1秒。例如，在當前單元格中 輸入 217或 2/17，按回車鍵后顯示 2月 17日，當再選中剛才的單元格時，在編輯欄中顯示 2023217（ 假設(shè)當前是 2023年）。 輸入 時注意以下幾 點 : ? 一般 情況下，日期分隔符使用“ /” 或“ ” ，例如， 2023/2/1 20232117/Feb/2023或 17Feb2023都 表示 2023年 2月 17日。 ② 切換到 【 開始 】 選項卡，單擊【 數(shù)字 】 選項組中的 【 數(shù)字格式 】下拉列表中 選擇 【 長日期 】 選項，如 圖所示 31 Excel將日期和時間視為數(shù)字處理。 （ 2）修改單元格數(shù)據(jù)格式，改變?nèi)掌诘娘@示形式為“ 1998年 6月 1日”格式。 29 （ 6）從指定的下拉列表中選擇輸入每個員工的部門，這樣快速簡便又不易出錯，即使輸錯也會出現(xiàn)錯誤警告信息。 27 （ 4）在 【 數(shù)據(jù)驗證 】對話框中，選擇 【 輸入信息 】選項卡，在 【 標題 】 文本框中輸入“部門”，在 【 輸入信息 】 文本框中輸入“從指定的下拉列表中選擇輸入部門 ” 28 （ 5）選擇 【 出錯警告 】選項卡，進行出錯設(shè)置，如圖 817所示。 26 （ 3）在彈出的 【 數(shù)據(jù)驗證 】 對話框中選擇 【 設(shè)置 】 選項卡 在 【 允許 】 下拉列表中選擇 【 序列 】 選項 在 【 來源 】 文本框中輸入各個部門名稱：“行政部 ,辦公室 ,銷售部 ,人事部 ,財務(wù)部 ,研發(fā)部 ,客服部”， 如圖所 示，單擊【 確定 】 按鈕。 25 由于 員工部門、職務(wù)、職稱之類數(shù)據(jù)的值是有限的幾個，所以可以設(shè)置下拉列表從中選擇 輸入來提高錄入速度，操作 步驟 如下： （ 1）單擊“部門” E列。 24 由于 員工籍貫有可能相同，可以應(yīng)用 Excel記憶式鍵入功能自動輸入重復(fù)列中已輸入的數(shù)據(jù)，如在 D2單元格輸入“山東”后，又在D5單元格需要輸入“山東”時，當輸入第一個字“山”時，“山東”就自動顯示，只需要按“ Enter” 鍵確認即可 。 ? 初值 為日期時間型數(shù)據(jù)及具有增減可能的文字型數(shù)據(jù)，則自動增 1。 ? 初值 為 Excel預(yù)設(shè)序列中的數(shù)據(jù)，則拖動填充柄按系統(tǒng)預(yù)設(shè)序列填充。 ? 初值 為文字型數(shù)據(jù)和數(shù)字型數(shù)據(jù)混合體，填充時文字不變，數(shù)字遞增。 ? 初值 為純數(shù)字型數(shù)據(jù)或文字型數(shù)據(jù)時，拖動填充柄在相應(yīng)單元格中填充相同數(shù)據(jù)（即復(fù)制填充） 。 ② 將鼠標指針指到 A2單元格右下角的填充柄上，鼠標指針由空心“ ”字變成實心“＋”時 ，如圖所 示，按住“ Ctrl” 鍵不放開同時按下鼠標左鍵向下拖動填充柄，則其他員工的工號“ 4009002， 40090
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