現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)(編輯修改稿)
2025-03-02 11:21 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 濕拖布拖地和用太濕的抹布擦拭文件柜，以便防潮。檔案室除塵最好使用吸塵器。 29 照明管理 ? 檔案庫房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不要超過 100勒克斯。如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進行過濾。 ? 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。 ? 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。因為檔案紙是氯氣漂白地，日曬后會變黃易碎。 30 檔案保管狀況檢查 ? 對庫藏檔案應(yīng)該經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取措施予以處理。 ? 每年定期對庫藏檔案進行一次抽檢檢查，比例 20%以內(nèi)即可，掌握檔案保管情況，為科學(xué)地管理積累資料。 檔案管理是最基本地，須有有力的監(jiān)督機制和有效的監(jiān)督才行。監(jiān)督機制必須是長期地，看得見地，數(shù)字化地，且與績效掛鉤地。 案卷的規(guī)范化整理與編目 調(diào)整 定卷 卷內(nèi) 文件 排列 擬寫 案卷 題名 卷內(nèi) 文件 編號 填寫 文件 目錄 填卷 內(nèi)備 考表 填寫 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 存檔 31 科技文件歸檔整理 ? 科技文件以卷為整理單位 科研文件按課題組卷 基建文件按項目組卷 設(shè)備文件按型號組卷 案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，編號 GB/T1189222023。 32 科技文件歸檔整理 ? 科技文件組卷的原則及要求 原則：組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 組卷要求： 案卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況。 案卷內(nèi)的科技文件材料，須齊全、完整。 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫的的字跡。 案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)若有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 33 項目文件歸檔 ? 項目文件的收集 ? 項目文件的形成和積累 ? 項目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任 ? 項目竣工文件的編制 ? 項目文件的整理與歸檔 ? 項目檔的整理與移交 34 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 ? 建設(shè)工程項目 ? 立項文件 ? 建設(shè)用地、征地、拆遷文件 ? 勘查、測繪、設(shè)計文件 ? 招投標(biāo)文件 ? 開工審批文件 ? 監(jiān)理文件 ? 施工文件 ? 原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告 ? 施工試驗記錄 ? 竣工圖 ? 竣工驗收文件 35 其他歸檔文件的整理 ? 業(yè)務(wù)檔案 按問題分類，以卷為整理單位，采用一事一卷的方法組卷。 ? 會計檔案 按會計核算材料分類，以冊、本為整理單位，分年度，編號排列。詳見 《 會計檔案管理辦法 》 ? 聲像檔案 按載體 問題分類，以盒、張為整理單位。詳見《 聲像檔案管理辦法 》 。 ? 實物檔案 按材料分類，排列編號，登記編目。 36 電子檔案管理 主要內(nèi)容 ?概述 ?文件 ?文件目錄 ?文件的組織與數(shù)據(jù)存儲 ?文件系統(tǒng)的其他功能 37 概述 ? 文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因 用戶直接操作和管理輔助性存儲器上的信息，繁瑣復(fù)雜，易于 出錯，可靠性差。 多道程序、分時系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲器。 ? 文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負責(zé)存取和管理信息的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶和系統(tǒng)信息的存儲、檢索、更新、共享和保護，并為用戶提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。 ? 文件系統(tǒng)的功能 文件的按名存?。ɑ竟δ埽? 文件目錄地建立和維護（用于實現(xiàn)上述基本功能） 實現(xiàn)邏輯文件到物理文件的轉(zhuǎn)換（核心內(nèi)容） 文件存儲空間的分配和管理 數(shù)據(jù)保密、保護和共享 提供一組用戶使用的操作 38 文件 一、文件 文件是由文件名字標(biāo)識的，一組信息的組合。 二、實現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點 將用戶從復(fù)雜的物理存儲地址管理中解放出來 可對文件提供各種安全、保密和保護措施 實現(xiàn)文件的共享（同名共享、異名共享） 三、邏輯文件和物理文件 大概來說，物理文件是實際存放數(shù)據(jù)的文件，就是在磁盤上具體對應(yīng)的文件，邏輯文件 LF是物理文件的一個視圖，按定義的 Key鍵值對數(shù)據(jù)進行了排序。也可以理解成，在所有 TransactSQL （存貯過程）語句中引用文件時所使用的名稱。 如果還不好理解的話，那么用數(shù)據(jù)表來代表物理文件，邏輯文件就是視圖。當(dāng)然實際上 sql（結(jié)構(gòu)化查詢語言）中用的表也是 物理數(shù)據(jù)加上數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)表示而成的。 39 文件的命名 ? 各操作系統(tǒng)的命名規(guī)則略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否區(qū)分大小寫等）和長度上存在差異。 ? 通常，文件名字由文件名和展名組成，中間用“ .”分隔。前者表示文件內(nèi)容，后者表示文件特性。 ? 通配符，“？”和 “ *” 兩種?！??”代表任何一個符合文件命名要求的合法字符；” *” 代表任何一個合法的字符串。 ? 文件名中一般不要加特殊符號，因為可能會使文件變?yōu)閬y碼。（如果遇到文件變?yōu)閬y碼的情況，可把該文件的文件名改為數(shù)字或其它試一下，也許能恢復(fù)。） ? Word文檔后面的 “ .doc ”不要動，因為有的電腦不認這個擴展名，如果去掉，文檔就變了。可把擴展名隱藏。 40 分件的分類 ? 按用途 系統(tǒng)文件、庫文件、用戶文件等 ? 按保護級別 只讀文件、讀寫文件、不保護文件等 ? 按信息流向 輸入文件、輸出文件、輸入 /輸出文件 ? 按存放時限 臨時文件、永久文件、檔案文件 ? 按存放設(shè)備類型 磁盤文件、磁帶文件、軟盤文件 4
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