員工檔案管理培訓(xùn)課件(編輯修改稿)
2025-01-18 01:14 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 空格，然后 輸入 AM或 PM（也可以是 A或 P），用來(lái)表示上午或下午，否則， Excel 將基于 24小時(shí)制計(jì)算時(shí)間。 ? 如果 在單元格中既輸入日期又輸入時(shí)間，則中間必須用空格隔開(kāi) 。 32 如果 在單元格中輸入“ 1/2” 時(shí)， Excel自動(dòng)識(shí)別為日期型數(shù)據(jù)“ 1月 2日”，不識(shí)別為分?jǐn)?shù)“ 1/2” ； 如果 想輸入分?jǐn)?shù)“ 1/2” 時(shí)，則需要先輸入分?jǐn)?shù)的整數(shù)部分“ 0”及空格，即輸入“ 0 1/2” ，系統(tǒng)就可以識(shí)別為“ 1/2” 即 。 插入 當(dāng)前系統(tǒng)日期可用快捷鍵“ Ctrl+； ” 插入 當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間用快捷鍵“ Ctrl+： ” 33 （ 1） 設(shè)置身份證號(hào)碼列的數(shù)據(jù)類(lèi)型為文本類(lèi)型。 設(shè)置原因： 由于 身份證 位數(shù)已超過(guò) 12位， 如果不在錄入前設(shè)置為文本型，系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)據(jù)類(lèi)型為“常規(guī)” ， 在 輸入 號(hào)碼后會(huì)自動(dòng)顯示為科學(xué)計(jì)數(shù) 法 “ +17” 的形式。 對(duì) 身份證號(hào)碼列設(shè)置為文本類(lèi)型還有一個(gè)重要原因是為了從身份證號(hào)碼中提取出生年月和性別信息便于實(shí)現(xiàn) 。 操作方法： 選中 J列，單擊 【 數(shù)字 】 選項(xiàng)組中的 【 數(shù)字格式 】 下拉列表中選擇 【 文本 】 選項(xiàng)。 34 （ 2）設(shè)置 單元格數(shù)據(jù)驗(yàn)證，限定輸入身份證號(hào)碼的位數(shù)是 18位 由于身份證位數(shù)較多為了防止輸錯(cuò)位數(shù) ，先限定 文本長(zhǎng)度為 18位。 操作步驟如下： ①單擊“身份證號(hào)碼” J列。 ②單擊 【 數(shù)據(jù) 】 選項(xiàng) 卡 【 數(shù)據(jù)工具 】 選項(xiàng)組 【 數(shù)據(jù)驗(yàn)證 】 按鈕，如圖所示， 彈出 【 數(shù)據(jù)驗(yàn)證 】 對(duì)話框。 ③ 選擇 【 設(shè)置 】 選項(xiàng)卡，在 【 允許 】 下拉列表中選擇 【 文本長(zhǎng)度 】 選擇項(xiàng)，在 【 數(shù)據(jù) 】下拉列表中選擇 【 等于 】 選擇項(xiàng)，在 【 長(zhǎng)度 】文本框中設(shè)置 18，單擊 【 確定 】 按鈕。 35 （ 3）依次輸入員工身份證號(hào)碼。當(dāng)輸錯(cuò)位數(shù)時(shí) ，如輸入“ 372323456” ，系統(tǒng)會(huì)彈出報(bào)錯(cuò)窗口，如 圖所示。 （ 4）調(diào)整列寬 。 輸入 完身份證號(hào)碼后 ，如果超出 列寬，需要調(diào)整列 寬。 操作 如下 ： 將 鼠標(biāo)指針指向 J、 K兩列列標(biāo)識(shí)的分界線上，鼠標(biāo)指針變?yōu)? 時(shí)按下左鍵向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，調(diào)整到合適的寬度。 36 （ 1） 在默認(rèn)的單元格數(shù)據(jù)類(lèi)型“常規(guī)”狀態(tài)下，輸入類(lèi)似身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、學(xué)生證號(hào)碼之類(lèi)的位數(shù)較多的數(shù)據(jù)后如果以科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式顯示，如“ 372300197809083345” 顯示為“ +17” 的形式時(shí)，所以要把這類(lèi)的數(shù)據(jù)設(shè)置為文本類(lèi)型，這樣即使寬度超出了列寬，顯示形式也不會(huì)發(fā)生變化。 （ 2） 身份證號(hào)碼列要先設(shè)置文本類(lèi)型，然后輸入號(hào)碼數(shù)據(jù)，不能輸入號(hào)碼數(shù)據(jù)后再設(shè)置文本類(lèi)型。 （ 3） 列寬還可以用對(duì)話框進(jìn)行更加精確的調(diào)整，方法如下：選中 J列，切換到 【 開(kāi)始 】 選項(xiàng)卡，單擊 【 單元格 】 選項(xiàng)組中的 【 格式 】 下拉列表中選擇 【 列寬 】 選項(xiàng) ，彈 出 【 列寬 】 對(duì)話框 ，在 【 列寬 】 文本框中輸入合適的數(shù)值。還可以選中 J列，右擊彈出快捷菜單，選擇 【 列寬 】 命令，彈出 【 列寬 】 對(duì)話框。 37 準(zhǔn)備工作： 把“身份證號(hào)碼”列移動(dòng)到“性別”列之前，操作方法如下： 選中 “身份證號(hào)碼” J列 , 右擊在彈出的快捷菜單中選擇 【 剪切 】 選項(xiàng)。 選中 “性別” C列，右擊在彈出的快捷菜單中選擇 【 插入剪切的單元格 】 選項(xiàng)，如圖所 示，則把“身份證號(hào)碼”列移到了“性別”列之前。 38 新身份證 號(hào)碼是 18位數(shù)，第 7位～ 14位是出生日期；倒數(shù)第 2位是偶數(shù)代表女性，是奇數(shù)代表男性。從身份證號(hào)碼中提取出生日期可以采用以下三種方法。 方法一：用 MID( )函數(shù)和 DATE函數(shù)實(shí)現(xiàn) 具體 操作如下： （ 1）插入輔助 列 選中“出生日期”列并保持鼠標(biāo)左鍵不放開(kāi)向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，同時(shí)再選中其后面的兩列，右擊在彈出的快捷菜單中選擇 【 插入 】 選項(xiàng)，則一次性插入了三列空白列，分別輸入“年”，“月”，“日”。 39 （ 2）應(yīng)用 MID函數(shù)分別取出出生年份、出生月份、出生日 單擊 選中 D2單元格 ，單擊 編輯欄左側(cè)的 【 插入函數(shù) 】 按鈕 ，打開(kāi) 【 插入函數(shù) 】對(duì)話框，選擇類(lèi)別下拉列表中選擇 【 全部 】 ， 在 【 選擇函數(shù) 】 列表中拖動(dòng)滑塊 找到 MID函 數(shù)，單擊 【 確定 】 按鈕，彈出 MID函數(shù) 對(duì)話 框 。設(shè)置參數(shù)： text： C2 start_num： 7 num_chars： 4 即 把 C2單元格的值“ 372301197407065602” 從 第 7位開(kāi)始取，取出 4位，單擊 【 確定 】 按鈕，在 D2單元格就得到了出生年份“ 1974” 。 40 （ 2）應(yīng)用 MID函數(shù)分別取出出生年份、出生月份、出生日 類(lèi)似的 ，設(shè)置 text參數(shù)值為 C2 ， start_num參數(shù)值為 11， num_chars參數(shù)值為 2，單擊 【 確定 】 按鈕，在 E2單元格得到出生月份“ 07”。 設(shè)置 text參數(shù)值為 C2 ， start_num參數(shù)值為 13， num_chars參數(shù)值為 2，單擊【 確定 】 按鈕，在 F2單元格 得到 “ 06”，效果如圖所 示。 分別 雙擊填充柄獲得其他人員的出生年、月、日的三列值。 41 （ 2）應(yīng)用 MID函數(shù)分別取出出生年份、出生月份、出生日 42 （ 3）應(yīng)用 DATE函數(shù)獲得出生日期 單擊 G2單元格，單擊 【 插入函數(shù) 】 按鈕，選擇 DATE函數(shù)，打開(kāi) DATE函數(shù)對(duì)話框，如圖 833所示，設(shè)置參數(shù) year 為 D2，參數(shù) month為 E2，參數(shù) day為 F2，單擊【 確定 】 按鈕，在 G2單元格得到“ 1974/7/6” 日期型數(shù)據(jù)。雙擊 G2單元格的填充柄，得到所有員工的出生日期 。 （ 4）隱藏輔助列 同時(shí)選中“年”列，“月”列，“日”列這三列，右擊在彈出的快捷菜單中選擇 【 隱藏 】 選項(xiàng) 43 我國(guó) 18位的身份證號(hào)碼中倒數(shù)第 2位代表性別，偶數(shù)代表女性，奇數(shù)代表男性。同樣的道理可以從身份證號(hào)碼中提取員工性別信息，方法如下： 先應(yīng)用 MID函數(shù)取出身份證號(hào)碼的倒數(shù)第 2位，然后再用 MOD( )函數(shù)確定是奇數(shù)還是偶數(shù)，最后用 IF( )條件函數(shù)判斷如果是偶數(shù)就返回“女”，否則返回“男”。
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