【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) —— 歸檔文件整理規(guī)則 》 一、 《 規(guī)則 》 的特點(diǎn)：簡(jiǎn)化、兼容、靈活 （一）簡(jiǎn)化 整理過程簡(jiǎn)單：確定文件是否歸檔、確定整理單位“件”、確定保管期限、以“件”為單位裝訂、按事由排序、確定件號(hào)及盒號(hào)、蓋歸檔章并填寫其內(nèi)容、裝盒、填寫盒內(nèi)備考表、上架。 取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄 無需編頁(yè)號(hào)，目錄改設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)。 歸檔文件直接裝盒保管。 無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊。 （二）兼容 兼顧機(jī)算機(jī)和手工兩種方式：分類和排列就是考慮到手工檢索； 簡(jiǎn)化檔案室操作，兼顧檔案館的需要。設(shè)置了盒號(hào)。 （三）靈活 界定“件”的概念時(shí)，規(guī)定“來文與復(fù)文可為一件”； 分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種，并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次。 裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。 排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。 歸檔章的位置在首頁(yè)上端的空白處皆可。并設(shè)置選擇項(xiàng)目。如果首頁(yè)上端無空，另加白紙放在首頁(yè)位置加蓋歸檔章。 檔案盒盒脊、歸檔文件目錄可根據(jù)需要設(shè)置其它項(xiàng)目 靈活原則的掌握應(yīng)取得同級(jí)檔案行政管理部門的同意。 三、歸檔文件整理的組織工作 （一）確定整理環(huán)節(jié)： 誰來整理：文書處理部門 整理環(huán)節(jié)選擇：集中式、分散式、集中與分散結(jié)合式 （二）重視平時(shí)積累 嚴(yán)格登記； 及時(shí)收集； 嚴(yán)格檢查； 隨辦隨歸； 妥善管理 （三）建立相關(guān)制度 文件材料整理及歸檔辦法（明確整理工作的環(huán)節(jié)、明確分類方案、確定整理方法、對(duì)機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的其他門類和載體的檔案一并提出整理和歸檔要求、限定歸檔的時(shí)間和質(zhì)量要求） 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表 不歸檔文件管理處置辦法（兩點(diǎn)：明確管理部門、逐件登記造冊(cè)） （四）加強(qiáng)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查 二、歸檔文件的價(jià)值鑒定 鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn) 歸檔和不歸檔范圍 保管期限：永久、 30年、 10年 按照國(guó)家檔案局八號(hào)令和市檔案局的要求，制定了本單位的歸檔和不歸范圍以及檔案保管期限表。 四、歸檔文件的整理： 確定整理單位： 對(duì)“件”和“為一件”的確定，原則上，整理單位應(yīng)為“自然件”，即單份文件為一件 一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件、也可各為一件。 1）會(huì)議文件 — 按內(nèi)容（問題）分別確定為件； 2）會(huì)議記錄：以一次會(huì)議為一件； 3）調(diào)查處理事項(xiàng)，一事一件； 4）信息簡(jiǎn)報(bào)，每期一件； 5）正本和不同稿本、正文和附件，過厚可單獨(dú)為一件； 6）正文和文件處理單應(yīng)與文件為一件； 7）來文和復(fù)文可分別做為一件；8）介紹信存根可以一本為一件 四、歸檔文件的整理： 文件的修正 1）修裱破損文件 2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 3）超大紙張折疊 4）去除易銹蝕的金屬物 四、歸檔文件的整理 ： 件內(nèi)文件的排序和裝訂 排序： 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，復(fù)制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 復(fù)文在前，來文在后 漢文本在前，少數(shù)民族文字在后 中文本在前，外文在后 文件處理單可放在最前面 四、歸檔文件的整理 ： 件內(nèi)文件的排序和裝訂 裝訂： 符合檔案保護(hù)要求，對(duì)文件無損害。裝訂方式能維護(hù)文件原始面貌 常見的裝訂方式用不銹鋼訂在左側(cè)或左上角裝訂。正常左鍘兩針。 較厚的文件采用三孔一線裝訂方式裝訂 不銹鋼釘在左側(cè)或左上角裝訂 較厚的文件采用三孔一線裝訂方式裝訂 歸檔文件的分類： 年度分類法 ：１）一般以文件形成日期為準(zhǔn)； 2）對(duì)計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度，取消了原來按針對(duì)年度歸類。 2023年形成的 2023年總結(jié)歸 2023年。 3）跨年度形成的會(huì)議文件歸閉幕年。 4）跨年度的案件放在結(jié)案年立卷。 5）幾份文件做為一件時(shí)，以排在前面的日期為準(zhǔn)。 6）有專門年度按一般年度分類，如教學(xué)年度 機(jī)構(gòu)分類法 ：機(jī)關(guān)名稱就是類名，排序?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和綜合機(jī)構(gòu)排在最前面，業(yè)務(wù)部門起草的以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的應(yīng)歸在業(yè)務(wù)部門中。 問題分類法 ：按職能和中心任務(wù)單獨(dú)設(shè)類，“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務(wù)類” 保管期限分類法 ：永久、 30年、 10年 （ 1）年度 — 機(jī)構(gòu)（問題） — 保管期限分類法（排架上，同一機(jī)構(gòu)集中） （ 2）保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）分類法（同一期限集中） （ 3）年度 — 保管期限分類法 （ 4）保管期限 — 年度分類法 歸檔文件的排列： 同一保管期限內(nèi)，同一類目?jī)?nèi)文件確定順序使之系統(tǒng)化。 1）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列：按文件形成時(shí)間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。 2）不同事由間歸檔文件的排列：按不同事由形成時(shí)間排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同屬性分別集中排列。 歸檔文件的編號(hào)： 1）室編件號(hào)：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列順序號(hào)（原來跨年度流水），有利于平時(shí)歸卷，手工檢索和機(jī)檢兼顧。 2）必要項(xiàng)目：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)；選擇項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)和問題。 3）檔號(hào)章：一般規(guī)格 45 16mm，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門指導(dǎo)下可自行設(shè)定。 有將收文章合二為一的，有的省市要蓋頁(yè)數(shù)章。 具體要求： 填寫要求：耐久字跡材料。 歸檔章內(nèi)容填寫： 蓋章位置：首頁(yè)上端居中位置，可文件的收文階段提前蓋好。有文件處理單的，蓋文件處理單上。 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列順序號(hào) 歸檔文件目錄的編制： １）件號(hào)：填寫室編件號(hào)： 2）責(zé)任者：全稱或者通用簡(jiǎn)稱，領(lǐng)導(dǎo)講話和著作填寫個(gè)人責(zé)任者。多個(gè)責(zé)任者要錄上； 3）文號(hào)：不能省略。不要填寫期刊號(hào)和會(huì)議次數(shù)。 4）題名：題名不全不能反映內(nèi)容，補(bǔ)充缺失內(nèi)容；被轉(zhuǎn)發(fā)文要補(bǔ)充被轉(zhuǎn)發(fā)的題目；會(huì)議記錄要寫議題；副標(biāo)題加破折號(hào)錄入；補(bǔ)充內(nèi)容加方括號(hào)標(biāo)示“ [ ]” ；附件內(nèi)容加“（）”標(biāo)示。 5）日期：省略年月日， 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?？煞謨尚谢匦刑顚懀? 1999 0117 6）頁(yè)數(shù)：文件處理單 +復(fù)文 +來文的總頁(yè)數(shù)，空白頁(yè)不計(jì)，折疊前的頁(yè)面計(jì)算頁(yè)數(shù)。 7）備注項(xiàng)：缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、互見等情況說明。 歸檔文件目錄要打字和裝訂！