【文章內(nèi)容簡介】 共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) —— 歸檔文件整理規(guī)則 》 一、 《 規(guī)則 》 的特點：簡化、兼容、靈活 （一）簡化 整理過程簡單：確定文件是否歸檔、確定整理單位“件”、確定保管期限、以“件”為單位裝訂、按事由排序、確定件號及盒號、蓋歸檔章并填寫其內(nèi)容、裝盒、填寫盒內(nèi)備考表、上架。 取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄 無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。 歸檔文件直接裝盒保管。 無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊。 （二）兼容 兼顧機算機和手工兩種方式：分類和排列就是考慮到手工檢索； 簡化檔案室操作，兼顧檔案館的需要。設(shè)置了盒號。 （三）靈活 界定“件”的概念時，規(guī)定“來文與復(fù)文可為一件”； 分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題）三種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。 裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。 排列方法強調(diào)按事由排列，時間、重要程度等作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。 歸檔章的位置在首頁上端的空白處皆可。并設(shè)置選擇項目。如果首頁上端無空，另加白紙放在首頁位置加蓋歸檔章。 檔案盒盒脊、歸檔文件目錄可根據(jù)需要設(shè)置其它項目 靈活原則的掌握應(yīng)取得同級檔案行政管理部門的同意。 三、歸檔文件整理的組織工作 （一）確定整理環(huán)節(jié)： 誰來整理：文書處理部門 整理環(huán)節(jié)選擇：集中式、分散式、集中與分散結(jié)合式 （二）重視平時積累 嚴(yán)格登記； 及時收集； 嚴(yán)格檢查； 隨辦隨歸； 妥善管理 （三）建立相關(guān)制度 文件材料整理及歸檔辦法（明確整理工作的環(huán)節(jié)、明確分類方案、確定整理方法、對機關(guān)工作中產(chǎn)生的其他門類和載體的檔案一并提出整理和歸檔要求、限定歸檔的時間和質(zhì)量要求） 機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表 不歸檔文件管理處置辦法（兩點：明確管理部門、逐件登記造冊） （四）加強指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查 二、歸檔文件的價值鑒定 鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn) 歸檔和不歸檔范圍 保管期限：永久、 30年、 10年 按照國家檔案局八號令和市檔案局的要求，制定了本單位的歸檔和不歸范圍以及檔案保管期限表。 四、歸檔文件的整理： 確定整理單位： 對“件”和“為一件”的確定，原則上，整理單位應(yīng)為“自然件”，即單份文件為一件 一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件、也可各為一件。 1）會議文件 — 按內(nèi)容（問題）分別確定為件； 2）會議記錄：以一次會議為一件； 3）調(diào)查處理事項，一事一件； 4）信息簡報，每期一件； 5）正本和不同稿本、正文和附件，過厚可單獨為一件； 6）正文和文件處理單應(yīng)與文件為一件； 7）來文和復(fù)文可分別做為一件；8）介紹信存根可以一本為一件 四、歸檔文件的整理： 文件的修正 1）修裱破損文件 2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 3）超大紙張折疊 4）去除易銹蝕的金屬物 四、歸檔文件的整理 ： 件內(nèi)文件的排序和裝訂 排序： 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，復(fù)制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 復(fù)文在前，來文在后 漢文本在前，少數(shù)民族文字在后 中文本在前，外文在后 文件處理單可放在最前面 四、歸檔文件的整理 ： 件內(nèi)文件的排序和裝訂 裝訂： 符合檔案保護要求，對文件無損害。裝訂方式能維護文件原始面貌 常見的裝訂方式用不銹鋼訂在左側(cè)或左上角裝訂。正常左鍘兩針。 較厚的文件采用三孔一線裝訂方式裝訂 不銹鋼釘在左側(cè)或左上角裝訂 較厚的文件采用三孔一線裝訂方式裝訂 歸檔文件的分類： 年度分類法 ：１）一般以文件形成日期為準(zhǔn)； 2）對計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度，取消了原來按針對年度歸類。 2023年形成的 2023年總結(jié)歸 2023年。 3）跨年度形成的會議文件歸閉幕年。 4）跨年度的案件放在結(jié)案年立卷。 5）幾份文件做為一件時，以排在前面的日期為準(zhǔn)。 6）有專門年度按一般年度分類，如教學(xué)年度 機構(gòu)分類法 ：機關(guān)名稱就是類名，排序為領(lǐng)導(dǎo)和綜合機構(gòu)排在最前面，業(yè)務(wù)部門起草的以機關(guān)名義發(fā)出的應(yīng)歸在業(yè)務(wù)部門中。 問題分類法 ：按職能和中心任務(wù)單獨設(shè)類，“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務(wù)類” 保管期限分類法 ：永久、 30年、 10年 （ 1）年度 — 機構(gòu)（問題） — 保管期限分類法（排架上，同一機構(gòu)集中） （ 2）保管期限－年度－機構(gòu)（問題）分類法（同一期限集中） （ 3）年度 — 保管期限分類法 （ 4）保管期限 — 年度分類法 歸檔文件的排列： 同一保管期限內(nèi)，同一類目內(nèi)文件確定順序使之系統(tǒng)化。 1）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列：按文件形成時間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。 2）不同事由間歸檔文件的排列：按不同事由形成時間排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同屬性分別集中排列。 歸檔文件的編號： 1）室編件號：在分類方案的最低一級類目內(nèi)排列順序號（原來跨年度流水），有利于平時歸卷，手工檢索和機檢兼顧。 2）必要項目：全宗號、年度、保管期限、件號；選擇項目：機構(gòu)和問題。 3）檔號章：一般規(guī)格 45 16mm，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門指導(dǎo)下可自行設(shè)定。 有將收文章合二為一的，有的省市要蓋頁數(shù)章。 具體要求： 填寫要求：耐久字跡材料。 歸檔章內(nèi)容填寫： 蓋章位置：首頁上端居中位置，可文件的收文階段提前蓋好。有文件處理單的，蓋文件處理單上。 在分類方案的最低一級類目內(nèi)排列順序號 歸檔文件目錄的編制： １）件號：填寫室編件號： 2）責(zé)任者：全稱或者通用簡稱，領(lǐng)導(dǎo)講話和著作填寫個人責(zé)任者。多個責(zé)任者要錄上； 3）文號：不能省略。不要填寫期刊號和會議次數(shù)。 4）題名：題名不全不能反映內(nèi)容，補充缺失內(nèi)容；被轉(zhuǎn)發(fā)文要補充被轉(zhuǎn)發(fā)的題目；會議記錄要寫議題；副標(biāo)題加破折號錄入；補充內(nèi)容加方括號標(biāo)示“ [ ]” ；附件內(nèi)容加“（）”標(biāo)示。 5）日期：省略年月日， 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?？煞謨尚谢匦刑顚懀? 1999 0117 6）頁數(shù)：文件處理單 +復(fù)文 +來文的總頁數(shù)，空白頁不計，折疊前的頁面計算頁數(shù)。 7）備注項：缺損、修改、補充、移出、銷毀、互見等情況說明。 歸檔文件目錄要打字和裝訂！