檔案管理基本知識(shí)培訓(xùn)(編輯修改稿)
2025-02-09 00:02 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 二、檔案管理業(yè)務(wù)要點(diǎn) （一）文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門(mén)、各崗位的基本職責(zé) ,也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 .檔案部門(mén)有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度 : 收發(fā)文登記制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 序號(hào) 文件名稱(chēng) 來(lái)源 時(shí)間 簽收人 辦理注釋 收文登記表 序號(hào) 文件名稱(chēng) 去向 時(shí)間 發(fā)送者 備注 發(fā)文登記表 開(kāi) 始收 文 登 記 發(fā) 文 登 記編 號(hào) ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫(xiě) 文 件 題 名填 寫(xiě) 文 件 來(lái) 源填 寫(xiě) 簽 收 文 件 時(shí) 間填 寫(xiě) 簽 收 人填 寫(xiě) 辦 理 注 釋編 號(hào) ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫(xiě) 文 件 題 名填 寫(xiě) 文 件 去 向填 寫(xiě) 發(fā) 出 文 件 時(shí) 間填 寫(xiě) 發(fā) 出 人填 寫(xiě) 備 注結(jié) 束員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時(shí)時(shí)有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件積累制度 (針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件 ) 開(kāi) 始按 照 年 度 、 項(xiàng) 目 、 專(zhuān) 題 、 會(huì) 議 、專(zhuān) 業(yè) 、 工 序 等 有 機(jī) 聯(lián) 系 的 線(xiàn) 索 ，分 別 集 中 存 放 在 積 累 袋 中準(zhǔn) 備 若 干 整 理 袋每 袋 須 填 寫(xiě) 積 累 袋 名 稱(chēng) 、 責(zé) 任 者、 時(shí) 間 范 圍 、 目 錄 紙 、 密 級(jí) 等 規(guī)定 項(xiàng) 目補(bǔ) 充 袋 中 材 料交 由 兼 職 檔 案 人 員 整 理 ，挑 選 出 歸 檔 文 件組 卷 返 回 ， 自 行 處 置如 在 歸 檔 期 前 離 崗 ， 進(jìn) 行 文 件 材料 交 接結(jié) 束屬 于 歸 檔 范 圍 不 屬 于 歸 檔 范 圍文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價(jià)值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時(shí)間 :根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn) ,確定文件何時(shí)歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長(zhǎng)遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 歸檔范圍（參見(jiàn)文件清理表） 歸檔時(shí)間 一般情況下，管理類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間為次年第一季度，以下文件按辦理完畢或活動(dòng)結(jié)束時(shí)間歸檔： ? 股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、職代會(huì)、黨代會(huì)等會(huì)議文件材料 ? 產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料 ? 法律訴訟文件材料 ? 機(jī)要文件 工程、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間應(yīng)按照專(zhuān)業(yè)活動(dòng)特點(diǎn)具體劃分。 歸檔份數(shù) 管理類(lèi)文件原則上歸檔份數(shù)為一份。工程、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)文件的歸檔份數(shù)按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)場(chǎng)約定決定歸檔份數(shù)。 歸檔要求 ? 歸檔實(shí)行承辦人負(fù)責(zé)制。 ? 歸檔文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件者應(yīng)進(jìn)行簽章說(shuō)明。 ? 文件材料歸檔后不得進(jìn)行修改。 ? 歸檔文件的載體和字跡材料應(yīng)符合耐久性要求。 歸檔手續(xù) ? 歸檔手續(xù)以合法性和合規(guī)性為原則。 ? 文件承辦人和檔案人員在歸檔材料移交審核后填寫(xiě) 《 文件移交登記表 》 一式兩份，簽字確認(rèn)。移交登記表一份由檔案人員歸檔，一份由文件移交人員保存。 ? 《 文件移交登記表 》 應(yīng)同時(shí)提交電子版。 （三）企業(yè)檔案的分類(lèi)與編號(hào) 企業(yè)檔案的分類(lèi) 企業(yè)檔案分類(lèi)是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，從而使全部檔案成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的資源系統(tǒng)。 分類(lèi)的程序 : 設(shè)計(jì)分類(lèi)方案 劃分全宗 劃分大類(lèi) 劃分屬類(lèi) 給定編號(hào) 企業(yè)檔案分類(lèi)方案 (示意圖 ) 一類(lèi) 二類(lèi) 三類(lèi) 四類(lèi) 五類(lèi) A B C D 1 2 3 4 類(lèi)列 類(lèi)系 常用的分類(lèi)方法 : 1. 職能分類(lèi) 2. 時(shí)間分類(lèi) 3. 作者分類(lèi) 4. 專(zhuān)題分類(lèi) 5. 項(xiàng)目分類(lèi) 6. 型號(hào)分類(lèi) 7. 區(qū)域分類(lèi) 8. 外形分類(lèi) 9. 專(zhuān)業(yè)分類(lèi) 職能分類(lèi)方法適用于一級(jí)類(lèi)目的區(qū)分 。 其他分類(lèi)方法則適用于二級(jí)以下類(lèi)目的劃分 . 企業(yè)檔案的編號(hào) 以 “ 件 ” 為保管單元的： 檔號(hào) =
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