檔案管理基本知識培訓(xùn)(已修改)
2025-01-25 00:02 本頁面
【正文】 企業(yè)檔案管理的基本知識與方法 中國人民大學(xué) 宮曉東 Email : 遠(yuǎn)洋地產(chǎn)公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)專用 目錄 ? 企業(yè)檔案管理的基本概念 ? 企業(yè)檔案管理的基本要求 ? 企業(yè)檔案管理的工作體系 ? 企業(yè)檔案管理的主要工作方法 ? 企業(yè)檔案意識的提升 企業(yè)檔案管理的基本概念 ? 企業(yè)檔案工作： 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。 ? 企業(yè)檔案 ： 企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)（建設(shè)）、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄。（各種檔案釋義） ? ? 文件： 是人類以文字符號的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動情況的具有特定體式的信息材料。 ? 資料： 是機構(gòu)因為參考的目的，臨時搜集保存起來的信息材料。 ? 全宗 ： 是一個立檔單位所形成的全部檔案的集合。 ? 歸檔 ： 將符合歸檔范圍的文件材料按照要求整理移交，轉(zhuǎn)化為檔案的過程。歸檔工作的主體是文件形成部門或形成者。 ? 保管單元： 檔案留存的最小管理單元（件、卷、盒、張、盤等） ? 檔案分類： 按照檔案所反映的內(nèi)容特性，將檔案劃分成具有一定平行關(guān)系和從屬管理的不同等級的系統(tǒng)，以便于管理和檢索。 ? 檔案號： 檔案保管單元唯一的身份標(biāo)識，一般由分類號、特征號和順序號組合而成。 企業(yè)檔案管理的基本要求 ? 企業(yè)檔案工作原則： 集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理；維護(hù)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全；實現(xiàn)檔案資源的有效利用。 ? “ 三納入 ” 的要求： 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成 ,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。 ? “ 四參加 ” 的要求： 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 ? “四同時”的要求： 企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況，項目總結(jié)應(yīng)同時作好項目文件歸檔交接。 ? “ 八防措施 ” ： 檔案保管應(yīng)做到防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防高溫、防潮、防有害生物 。 ? 有關(guān)基本建設(shè)檔案管理的國家規(guī)定： 建設(shè)部制定 《 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 》 GB/T50328－ 2022 ? 《 科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 GB/T11822－ 2022 ? 《 重大建設(shè)項目檔案驗收辦法 》 （檔發(fā) [2022]2號） ? 《 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》DA/T 28— 2022 ? 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 DA/T42— 2022 制度與規(guī)范 文件形成管理 管理體制設(shè)計 價值鑒定 歸檔管理 利用與安全管理 實體分類信息分類 企業(yè)文檔 管理體系 自動化管理系統(tǒng) 企業(yè)檔案管理的工作體系 企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu) 文件檔案管理委員會 主管部門或企業(yè)檔案中心 檔案部門或崗位 信息管理部門 職能部門及下屬機構(gòu) 房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)章制度組合示意 房地產(chǎn)檔案工作管理辦法 房地產(chǎn)檔案工作五年規(guī)劃 檔案機構(gòu)及崗位設(shè)置細(xì)則 房地產(chǎn)檔案工作考核細(xì)則 房地產(chǎn)檔案分類方案及分類表 檔案管理系統(tǒng)管理及操作細(xì)則 文件歸檔范圍及保管期限表 各類文件材料歸檔整理細(xì)則 聲像及實物材料歸檔整理細(xì)則 會計、人事檔案管理細(xì)則 文件登記、積累細(xì)則 檔案鑒定銷毀細(xì)則 檔案庫房管理細(xì)則 檔案利用與保密工作細(xì)則 檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作細(xì)則 初始級 Initial 事務(wù)型 經(jīng)驗型 價值型 特征 C 成熟度 M 一致型 持續(xù)型 可重復(fù)級 Repeatable 優(yōu)化級 Optimizing 已管理級 Managed 已定義級 Defined 價值 V 1 2 3 4 5 一般事務(wù)性工作。 兼職管理狀態(tài)。 文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。 無制度，無工作流程 專門性工作。 專人專崗，
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